Автоматизація роботи сучасного кадровика: застосування ШІ, BAS Бухгалтерія КОРП, M.E.Doc

Текстове розшифрування відео

Вітаю! У даному відео ми розглянемо покроковий алгоритм подання повідомлення про прийняття працівника на роботу через програму M.E.Doc. Це один із найважливіших кадрових звітів, адже повідомлення потрібно подавати до початку роботи працівника.

Але спочатку хочу вам нагадати, що ми з вами дивилися, коли за допомогою програми BAS ми можемо з вами сформувати повідомлення про прийом працівника. Ми можемо зберегти його в форматі XML, а потім у програмі M.E.Doc його з вами завантажити. Ми сформували файл вивантаження повідомлення про прийом працівника. Ми його зберегли. І тепер ми переходимо з вами в програму M.E.Doc.

Для цього ми переходимо у розділ звітність, реєстр звітів. Обираю зараз період жовтень і натискаю файл, обираю імпорт, імпорт звітів і відповідно обираємо наш файлик, який ми зберегли у форматі XML. Бачимо, що файл імпортовано успішно. Бачимо код документа і період документа жовтень. Тобто ось таким чином ми бачимо повідомлення про прийняття працівника, яке імпортоване. Тобто з програми BAS ми з вами завантажили вже повідомлення про прийняття працівника. Відповідно всі ті дані, які були заповнені в програмі BAS, вони підтягнулися. Тобто це я вам показую саме як вивантажити з програми і завантажити в програму M.E.Doc.

Якщо нам відповідно з вами не потрібно робити вивантаження, завантаження, ми хочемо з вами одразу прямо тут створити, то що ми для цього з вами робимо? Для цього нам необхідно з вами натиснути кнопочку плюсиком створити. Але саме головне, спочатку дивіться, ви обираєте період. У якому періоді ви будете формувати цей звіт. Якщо говоримо, що потрібно у вересні це зробити за вересень, то ми обираємо період вересень. Говоримо, що потрібно жовтень, обираємо період жовтень.

Далі натискаємо плюсиком створити. І відповідно бачимо весь список всіх звітів, які у нас є. Ви далі обираєте відповідно ту службу, куди ви будете подавати даний звіт. Якщо ви не знаєте службу, можете здійснити пошук даного звіту відповідно по його коду. Тобто повідомлення на прийом на роботу, навіть коли його імпортували, вам же програма також підказує його код, наприклад, G3001001, за яким можете здійснювати пошук. Тобто  у кожного звіту є відповідно свій код.

Якщо ми хочемо вручну, то відповідно обираємо, куди подаємо. Наприклад,  Державна податкова служба. Потім для полегшення можемо обрати групу. Повідомлення про прийом знаходиться в групі інше, якщо я не помиляюся, G3001004. Повідомлення про прийняття працівника. Обираємо його.

І тепер наша з вами задача – це його заповнити початкове чи скасовуюче? Тобто яке це у нас з вами повідомлення? Скасовуюче – це якщо ми подали, а працівник, наприклад, а завтра працівник не вийшов на роботу. Все, говоримо, що скасовуюче, працівник не вийшов на роботу.

Далі нам необхідно з вами заповнити категорію особи. Категорія особи – це у нас з вами, якщо найманий працівник за основним місцем роботи – це буде одиничка. Працівник за сумісництвом – це буде двійка. ГІГ- спеціалісти за їхніми контрактами – це буде цифра три. Чотири особи на підставі цивільно-правових договорів. І цифра п'ять – це домашні працівники. Тобто ви відповідно вказуєте інформацію. 

Далі реєстраційний номер. Це ми вказуємо з вами ІПН. Ми можемо натиснути три крапки. І ви можете прямо тут заповнити довідник співробітника. Я рекомендую при прийомі на роботу заповнювати довідник співробітників. Чому? Тому що ви вказуєте всю інформацію працівника, ідентифікаційний номер, прізвище, ім'я, по батькові, його стать, дату народження, тобто коли його дату прийняття, наявність, чи є наявність трудової книжки, чи ні. Тобто все те, що ви заповните, воно не просто заповнюється там разово, як довідник, а воно далі буде потрапляти в документи, точніше в звіти по працівниках саме в об'єднаний звіт, тобто звіт, який ми з вами подаємо і вказуємо нарахування та виплату наших податків ЄСВ, ПДФО, військового збору.

Тому відповідно я рекомендую всі ці дані заповнити для того, щоб у наступних звітах ви просто обрали працівника і навіть ці пропорції, дані трудової книжки, вони вже були у вас встановлені. Тобто ви відповідно заповнюєте дані. Далі ви вказуєте дату, відповідно номер наказу або розпорядження про прийняття на роботу. Наприклад, називається це наказ один. Дата видання наказу 20.10.2025, а дата початку 30.10.2025. Тобто не забуваємо, що повідомлення подається до початку роботи, тобто до того моменту, поки працівник приступив до роботи. І відповідно дата формування вказується і керівник.

Далі наша з вами задача – це повідомлення перевірити. Є кнопочка перевірити документ. Програма вже підказує. Номер аркуша. Ми з вами перевіряємо, бачимо, що помилки відсутні. І далі наша з вами задача це залишилася. Далі наша з вами задача це залишилося саме це підписати за допомогою електронного підпису дане повідомлення і його відправити в податкове.

Далі, відповідно, очікуємо квитанцію два. І коли у вас буде статус прийнятий, це означає, що все добре. Таким чином ви отримаєте квитанцію два, в якій буде вказано у вас, що пакет при документ прийнято. Ну, тобто або пакет, або документ прийнято. Тобто саме квитанція два отримання її свідчить про те, що все добре, ви все вірно зробили і податкова отримала це повідомлення.

Не забувайте відправляти повідомлення про прийняття працівника. Ви обираєте для себе, як вам зручніше його заповнювати. Або одразу в програмі M.E.Doc, або за допомогою програми BAS і завантажити в програму M.E.Doc. Завжди подавайте повідомлення до дати початку роботи, навіть якщо працівник вийде завтра. Я взагалі-то рекомендую це робити хоча б за день. Якщо кілька прийомів, можна включити всіх працівників в один документ. Тобто ви можете в одному документі додати тут декілька рядків, тобто другий рядок, третій, така можливість є. Відповідно, якщо ви використовуєте програму BAS для кадрового обліку, то і створити там повідомлення, а сюди ви можете автоматично вже завантажувати.

Тож ми з вами розглянули, як можна в програмі M.E.Doc формувати документи, повідомлення про прийняття на роботу працівників. Дякую!