Автоматизація роботи сучасного кадровика: застосування ШІ, BAS Бухгалтерія КОРП, M.E.Doc

Додаткові матеріали

Презентація

Текстове розшифрування відео

Вітаю. На другому уроці налаштування власного асистента. Вчимо штучний інтелект думати як кадровик та HR. Сьогодні ми з вами поговоримо, які налаштування треба зробити, щоб штучний інтелект нам не давав досить загальні відповіді на наші запити, а максимально був у контексті. Що це значить? Знав про нашу організацію, про наші політики, про шаблони наших документів. І для цього розглянемо, як налаштування користувача Custom Instruction роблять штучний інтелект від дуже загального до дійсно нашого асистента і помічника.

Також розглянемо, як створити HR-персону для штучного інтелекту. Ви отримуєте покрокову інструкцію з реальними прикладами налаштування. І ми створимо асистента, який розуміє специфіку вашої роботи та компанії. І як отримувати релевантні відповіді, тобто ті відповіді, які ви очікуєте отримати на конкретний ваш запит, які саме налаштування треба зробити в штучному інтелекті, щоб він враховував культуру вашої компанії, ваш стиль комунікації та специфіку ваших кадрових завдань.

Яка є проблема у загального штучного інтелекту? Коли я говорю про загальний, я маю на увазі без цих користувацьких налаштувань. Він, по-перше, не знає вашу компанію та її культуру, дає шаблонні відповіді, не враховуючи дуже багато нюансів, які є саме в вашій компанії. Він вимагає довгих детальних промтів кожного разу. Тобто ми його постійно повинні заново занурювати в той контекст, говорити: "Дивись, я працюю в такій компанії, ось у нас такий колектив, ось наші цінності". І це потрібно робити майже щоразу, коли ми формуємо запит, щоб отримувати максимально якісні відповіді для нашої конкретної ситуації. І загальний штучний інтелект дуже часто взагалі ігнорує контекст вашої індустрії, бо зрозуміло, що кадрові питання виникають на кожному підприємстві, але залежно від галузі, специфіки діяльності може бути різний підхід до вирішення тих чи інших кадрових питань. І при використанні загального штучного інтелекту ви майже 70% часу, коли ви працюєте з цим інструментом, зі штучним інтелектом, у вас йде на редагування відповіді. Тому що відповіді дуже загальні, потрібно їх редагувати, потрібно, знову ж таки, покращувати промт.

А що роблять налаштування? По-перше, від загального штучного інтелекту він перетворюється на дійсно вашого HR-асистента, оскільки ви в нього завантажуєте через користувацькі налаштування ваш так званий Tone of Voice, тобто стиль, як ми пишемо кадрові документи, що дуже важливо враховувати. Навіть той формат звернення до кандидатів чи до користувачів кадрової документації. Також він розуміє вашу корпоративну культуру, економить ваш час на кожному запиті, адаптується до специфіки HR-завдань. І в результаті ви лише 10% часу витрачаєте на фінальне редагування. Я б порівняла це з тим, якщо ви взяли одного помічника, який просто нічого не знаючи, попросили його написати, наприклад, лист для кандидата від вашої компанії і потім ви взяли помічника, якого ви навчили, розповіли, якою політикою користуєтесь, і його попросили зробити таке саме завдання. Ми розуміємо, що результат дуже сильно відрізняється.

Яке ж рішення, щоб перетворити штучний інтелект із загального на вашого помічника? Це якраз налаштування Custom Instruction. Я вирішила використовувати назви на англійській мові, оскільки в налаштуваннях зрозуміло, що ми не у всіх штучних інтелектах знайдемо саме на українській мові ці налаштування, щоб вам було зручніше. Це такі персоналізовані інструкції. По-перше, це ваш секретний інструмент для створення ідеального HR-асистента. І ці інструкції складаються з двох ключових компонентів, які разом формують якраз цю особистість вашого штучного інтелекту.

По-перше, це контекст. Тобто ви йому розповідаєте, хто він, яка його роль у компанії. Про себе також можете сказати, хто ви, де працюєте, яка мета, тобто які завдання ви будете перед ним ставити. І якщо в першому в контексті ми більше розповідаємо про нас і про компанію, то також є налаштування друге - персона. Ось тут ви вже розказуєте йому, наче найняли кандидата на виконання певних HR-обов’язків. Ви йому розповідаєте, що ти ось такий асистент, HR-асистент. Як ти повинен спілкуватися, які відповіді надавати? Чи це завжди мають бути розгорнуті відповіді на декілька аркушів, чи це має бути структуровано, чи, можливо, більшість відповідей надавай у таблиці, у графіках, тобто тут вже як забажаєте. І це відноситься, це важливо дуже вказати щодо формату відповідей. Також ви можете сказати: "Задавай мені уточнювальні питання, коли я формую запит".

Ці всі Custom Instruction, тобто персоналізовані налаштування, вони є в тих штучних інтелектах, які ми з вами розглядаємо і в ChatGPT, і в Claude, і в Gemini, і навіть у Copilot. Це від Microsoft штучний інтелект. Тобто ви налаштовуєте їх один раз і потім користуєтесь постійно. Знову ж таки, це не щось, що ви налаштували на все життя. Ваш бізнес динамічно розвивається, ваш функціонал змінюється, ви хочете перекласти на штучний інтелект інші зобов’язання, ви заходите в Custom Instruction, все це коригуєте контекст, персону і отримуєте вже зовсім інший результат на однаковий запит. І далі ми з вами розглянемо на прикладі, як це налаштувати.

У першому вікні це ваша візитна картка для AI. Тут ви розповідаєте про себе, свою компанію та робоче середовище. Чим детальніше ви опишете контекст, тим точніше штучний інтелект розумітиме ваші потреби. Я вам зараз можу показати це на прикладі Claude та GPT. Зараз у мене Claude. У нього така іконка, як квіточка. Як на мене, схожа на квіточку. І є віконце. Це налаштування. У принципі, я думаю, майже завжди ми стикаємося кожен із налаштуваннями хоча б у телефоні. У нас тут є Settings (див. презентацію).

У мене зазначено на англійській мові. Ви можете змінити ось тут мову на українську, але ні, на українську в Claude ми не можемо змінити. У ChatGPT ми начебто можемо змінити, але навіть на англійській мові нам все зрозуміло, що куди вставляти. Full name, тобто як я хочу, щоб він до мене звертався. Можна тут, звісно, написати, що забажаєте. А далі ви обираєте розділ, тобто де ви його найчастіше плануєте використовувати. Ну, у моєму випадку фінанси. Ви можете обрати тут також і ось Human Resource, тобто кадрова робота. І далі, що треба написати. Наприклад, я HR-менеджер в українській IT-компанії. Компанія налічує стільки-то співробітників. Ми працюємо, ми це все з вами зазначаємо і потім також можемо тут вказати, чи треба нам надсилати якісь повідомлення, якщо він закінчив роботу. Ну, тут навіть можна обрати стиль, тобто на білому фоні і розмір шрифту, але головне, завантажити цей промт, який буде показувати, яка його роль і про що ми хочемо, як ми хочемо, щоб він відповідав.

Так само у нас є таке віконце в GPT. Ось тут вже на українській мові ми заходимо в персоналізацію і можемо давати йому ці спеціальні інструкції. Тобто навіть він нам підказує, можна додати: "Будь балакучий, відвертий, підбадьорюй". Розказуємо детальніше про нас. І ці персональні інструкції, вони будуть дуже сильно впливати на якість відповідей, тобто як він вам буде відповідати. Знову ж таки, це все головне зробити на практиці, бо ніхто вам не зможе надати ідеальну інструкцію. Тільки шляхом практичного досвіду, тобто завантажите першу інструкцію, яку ви придумали. Подивіться, як відрізняються відповіді від тих, коли інструкції взагалі немає. Попрацюйте з цією інструкцією, щось не сподобається, замініть. І тоді ви зможете обрати дійсно шляхом декількох ітерацій ви зможете підібрати ці персональні налаштування максимально добре для себе.

Також ми тут же можемо прописати і щодо того, яку роль ми надаємо штучному інтелекту. Ти мій старший HR-партнер, ти завжди на моєму боці, допомагаєш мені стратегічний радник. Ну, тут можете не стримувати себе у фантазії. Знову ж таки, завантажуємо і починаємо працювати з цими інструкціями. Потім можемо їх покращити.

Який отримуємо ефект? Зрозуміло, що до цього ми мали загальний текст без специфіки. Нам потрібно було постійно нагадувати цей контекст, формат відповіді, тон відповіді в кожному нашому запиті. Далі ці тексти, знову ж таки, потребували довгого редагування і деякі відповіді були достатньо пасивні і без ідей, хоча наш запит того потребував. Що ми маємо після цих налаштувань? По-перше, штучний інтелект враховує специфіку вашої компанії, специфіку ваших завдань у цій компанії, а також враховує ту роль, яку ви йому надаєте, стиль тих відповідей, які він буде надавати, навіть їх формат, чи то буде текст, чи таблиці, чи якісь інші там візуальні картинки також він може генерувати. Він може надавати вам до ваших певних запитів креативні ідеї. Тобто ми бачимо, що вже навіть співпраця зі штучним інтелектом у вас буде забирати набагато менше часу. Якщо без налаштувань вам на один запит потрібно 15 хвилин, то з правильними налаштуваннями, які ви отримуєте за декілька повторів, це буде займати 2 хвилини.

Декілька практичних порад і типові помилки, які допускаються при налаштуваннях. По-перше, якщо загальні, я працюю в IT, просто будь корисним. Ну, для цього він і буде корисним. А також іноді забувають, що ці персональні налаштування, вони працюють для всіх чатів. Якщо для певних задач вам не треба, припустимо, якихось особистих, вам не треба, щоб штучний інтелект відповідав вам як спеціаліст кадрової служби згідно з трудовим законодавством, ви просто їх прибираєте, а потім повертаєте, коли працюєте, бо вони застосовуються до всіх чатів у тому чи іншому штучному інтелекті.

І які мої рекомендації? По-перше, створюйте конкретні персони. Я завжди рекомендую уявляти, наче ми працюємо з найнятим працівником. І чим детальніше ми опишемо його роль, його завдання, тим краще він буде з тими завданнями справлятися. І знову ж таки регулярно оновлюйте. Тобто інструкція вона також динамічна. Переписуйте, покращуйте і ви будете бачити, як ваша робота із застосуванням штучного інтелекту буде покращуватися.

А які можна використати вже готові шаблони для різних HR-ролей? По-перше, для рекрутингу основні завдання: пошук та підбір персоналу. Важливо включити знання воронки підбору, методики інтерв’ю. Також у якому форматі надавати чи це у форматі питань структурованих фідбеків. Щодо навчання та розвитку, адаптація новачків, корпоративне навчання, розвиток талантів. Важливо включити сучасні методи навчання, оцінка ефективності і розвиток компетенцій, потрібні формати, плани адаптації, програми тренінгів, чек-листи розвитку. Якщо це міжнародна компанія, основні завдання роботи в міжнародній команді і це англійська як основна мова. Що важливо включити? HR-практики різних країн, культурні особливості, legal compliance, тобто юридичні якісь політики і потрібні формати, двомовні документи, адаптація. Ви можете використати навіть ось для початку прямо дослівно ці шаблони налаштування і вже побачити, як просто без налаштувань відповіді набагато загальніші.

Які корисні фішки? По-перше, оновлюйте без страху. Змінилась роль, перепишіть налаштування. Це займе 2 хвилини. Також можна доповнювати в процесі, тобто це базові налаштування, але в конкретному чаті ви можете сказати: "Дивись, ось тут будь лаконічнішим". Хоча ви сказали в базових налаштуваннях: "Завжди будь серйозним". Це можна додавати прямо в конкретному діалозі. Варто завжди пам’ятати, що ці персональні налаштування працюють для всіх чатів. Якщо вони не потрібні, прибираємо. І знову ж таки, практикуйте і експериментуйте, бо тільки шляхом практичного досвіду ви знайдете той ідеальний шаблон для себе, який дуже важко знайти. Я б сказала, навіть нереально знайти з першого разу. І точно вам ніхто не може надати, бо ми всі різні і використовуємо штучний інтелект для різних задач.

Що на сьогодні ми з вами дізналися? По-перше, що таке персоналізовані інструкції Custom Instruction, чому вони важливі, як вони перетворюють із загального на нашого з вами кадрового асистента і також побачили, як змінювати та налаштовувати ці інструкції. І тепер ваш штучний інтелект-асистент знає про вас, про вашу компанію та ваші цілі, і він вже точно став вашим справжнім HR-партнером. На наступному уроці ми з вами розглянемо, як застосовувати запити, промти для створення вакансій для першого інтерв’ю. Дякую.