Автоматизація роботи сучасного кадровика: застосування ШІ, BAS Бухгалтерія КОРП, M.E.Doc

Додаткові матеріали

Презентація

Текстове розшифрування відео

Вітаю вас на п’ятому уроці, де ми з вами поговоримо щодо генерації HR-документів за допомогою штучного інтелекту. Я покажу на реальних прикладах, як досить швидко згенерувати політику компанії, а також максимально швидко згенерувати кадрові накази.

І так, що ми сьогодні з вами навчимося? По-перше, генерувати накази та розпорядження. Дуже швидко за допомогою правильного запиту можна буде сформувати накази на прийняття, звільнення, переведення та відпустки співробітників з дотриманням усіх вимог трудового законодавства.

Створювати політики та інструкції. Опануємо мистецтво розробки внутрішніх політик компанії від кодексу поведінки до правил віддаленої роботи або політики з використання штучного інтелекту. Також як можна застосовувати штучний інтелект при написанні офіційних листів, довідок, максимально швидко створювати офіційну кореспонденцію.

Три основні типи документів, які ми сьогодні з вами розглянемо. По-перше, це офіційні накази. До них відноситься прийняття на роботу, звільнення, переведення, відпустки, преміювання. І в кадровій роботі ці документи формуються майже щодня. Щодо політики компанії, вона може формуватися і один раз на декілька років, але з певною регулярністю відбуваються процеси щодо її доповнення, внесення змін або формуються нові політики. Для прикладу, політика використання штучного інтелекту вашими співробітниками, то тут регулярність створення дещо менша, ніж офіційні накази, але все рівно ми можемо дуже якісно застосовувати штучний інтелект при розробці таких політик.

І офіційна кореспонденція, з нею ми маємо справу щодня: різні довідки, службові листи, повідомлення, запрошення. Ми з вами розглянемо сьогодні, як автоматизація цих процесів дозволяє HR-фахівцям зосередитися дійсно на стратегічних завданнях, замість витрачати години на рутинне оформлення паперів.

Як працює штучний інтелект? По-перше, ви даєте завдання, формулюєте чіткий запит з усіма необхідними деталями та контекстом. Далі штучний інтелект аналізує та генерує. Штучний інтелект обробляє інформацію та створює документ за вашими вимогами. І ви отримуєте чернетку цього документу, готовий документ з усіма необхідними розділами і формулюваннями. І головне, яка функція за вами завжди залишається, це контроль за змістом цього документа, його редагування, знову ж таки, чи за допомогою наступної ітерації, чи, якщо це зовсім не суттєві правки, самостійно. Тобто ви адаптуєте під специфіку компанії.

Дуже важливо пам’ятати, що за результати чи то створеного тексту, сформованого наказу, політики відповідає завжди конкретний фахівець в компанії, конкретний співробітник кадрового відділу. Сказати, що, вибачте, документ створив штучний інтелект, не можна однозначно. Штучний інтелект — це просто інструмент, який може допомогти вам у формуванні цих документів.

І як виглядає анатомія ідеального наказу? По-перше, що має містити наказ? Реквізити, тобто номер наказу, дату виконання, назву організації, за необхідності посилання на установчі документи. Дані співробітника: повне ім’я, посада, структурний підрозділ, важливі дати: дата прийняття на роботу, фінансові умови, розмір окладу, надбавки, премії, підстава для наказу, а також, якщо треба, посилання на статті кодексу. І тут дуже важливо, що ці всі реквізити ось прямо так текстом ви можете завантажити при формуванні запиту в штучний інтелект, щоб він завжди перевіряв в документі, який формує, наявність тих чи інших обов’язкових реквізитів.

Давайте зараз з вами на прикладі розглянемо. Якість генерованого документа завжди залежить від якості вашого запиту. Такий у нас з вами є запит. Ми пам’ятаємо, що є формула, за якою ми маємо визначити роль для штучного інтелекту і прописуємо: «Ти досвідчений HR-спеціаліст українського підприємства з десятирічним досвідом підготовки документів». Далі, яке конкретне завдання? Створи наказ про прийняття на роботу. Тут ми можемо з вами створити навіть одразу, там чотири накази. Можемо конкретно, якщо треба один. Ім’я. Давайте для прикладу Зайченко Олеся Вікторівна. Посада тут посада згідно штатного розпису буде. А далі дата. Вказуємо дати, які нам необхідні. Сума, якщо треба, підстава, договір або службова записка. За таким промтом він може нам сформувати шаблон. Якщо ми з вами приберемо конкретне ім’я, то він просто напише, що сюди треба підставити повне ім’я.

Що ж, давайте розглянемо, як з цими задачами справиться ChatGPT. Я просто скопіювала промт і йому відправляю. І поки GPT працює, те саме ми запитаємо в Claude. Дивіться, GPT нам придумав ім’я, він не залишив пустим, бо в принципі ми йому не вказали. Що він нам створив? Наказ про прийняття на роботу. Дата, місце складання. Все вірно. Прийняти з такої-то дати у відділ, умови праці. Він одразу в наказі застосовує посадовий оклад, випробувальний термін, режим роботи, підстава, заява працівника, директор з наказом ознайомлений. Наказ номер два про звільнення. Далі ми можемо його просити або він нам сам пропонує, бачите, зробити ці чотири накази у форматі Word. Можна навіть руками не переписувати, копіювати його пропозицію і написати: зроби ці чотири накази в форматі Word. Знову ж таки, якщо щось в наказах нам потрібно виправити, ми спочатку просимо заміни.

Claude ще нам формує, бо він пише: «Створюю для вас чотири накази». Він вивчає, що там стосовно вимог законодавства України, кодексів, закону про працю

І так, ми з вами бачимо, що вже одразу отримали накази у форматі Word, тобто ми їх завантажуємо, відкривається Word, можемо переглянути кожний документ. Тут ми вже можемо редагувати, як нам забажається. Тобто вставляти, якщо в нас є тут з вами колонтитули, змінювати шрифти, назву. А якщо у нас є розуміння одразу, який шрифт і назва повинна бути зазначена, ми можемо у вигляді зображення чи навіть шаблону Word додати, щоб сказати, що вгорі внизу роби ось такі позначки, тобто як ми з вами забажаємо.

Подивимося, що у нас створив Claude. Він довше працював з цим, але знову ж таки максимально наказ сформував. І дивіться одразу, наскільки різна якість. Тобто Claude ознайомився з законодавством, він вже вказав, що має бути шапка, наказ, номер наказу, навіть кадровий прийняття на роботу на підставі заяви наказую прийняти. Тобто наказ в порівнянні з наказом ChatGPT виглядає дуже по-різному. А це ще раз доводить нам, що потрібно одразу, особливо коли ви тільки починаєте роботу з штучним інтелектом, одне і те саме завдання ставити декільком штучним інтелектам, щоб побачити, хто найкраще з цим впорається. Зрозуміло, що спочатку витрачатися на це буде більше часу, але це дасть вам можливість дійсно обрати той штучний інтелект для конкретної задачі, який справляється з цим конкретним завданням найкраще.

І таким чином ми можемо з вами генерувати будь-який кадровий документ. Що стосується політики компанії, для її формування нам завжди треба розуміти мету та сферу застосування, коло осіб, основні положення, порядок виконання, конфіденційність і безпеку, відповідальність. І політика має містити всі ці дані. Ми можемо одразу в запиті все це вказати і далі отримуємо, для прикладу, таку політику віддаленої роботи. Мета та сфера застосування. Ця політика визначає порядок організації віддаленої роботи співробітників компанії. А також до кого відноситься віддалено, можуть працювати, хто саме зазначено, як оформити віддалену роботу. Співробітник подає заявку про перехід. Тобто це навіть або в рамках політики, або в рамках інструкції, яку ви озвучите, з якою ознайомите ваших співробітників, максимально швидко вона може бути сформована. То лічені хвилини на створення від запиту до готової чернетки. Сторінки документа мають оптимальний обсяг, чи то для політики, чи для інструкції. І документ майже на 80% готовий. Не забувайте, що за людиною завжди залишається функція контролю над результатами виконання того чи іншого завдання і відповідальність. Штучний інтелект — це ваш інструмент, а не повністю ваш замінник.

А як штучний інтелект допомагає в роботі з офіційною кореспонденцією? Дуже просто. Він може формувати за згенерованим шаблоном або шаблонами, які ви йому надали, довідки про працевлаштування для банку, довідки про заробітну плату, довідки про трудовий стаж, офіційні листи, повідомлення про зміни в графіку, запрошення на корпоративні події, вітальні листи. Якщо у вас в рамках вашої політики поки що не використовується платна версія для бізнесу, то хочу зробити акцент, що застосування і завантаження персоніфікованої інформації заборонено. Тобто та інформація, яка є чутливою для вашого бізнесу у платних моделях, які не навчаються на ваших даних, ви можете завантажувати таку інформацію. А от що стосується досить загальних листів або листів, які містять інформацію, яка і так є в загальному доступі, тут немає жодних обмежень. Те саме і інші документи, службові записки. Тобто, як уникати персоніфікації? Ви можете просто поля, які потребують особистих даних, залишати пустими і потім вписувати. Або ж, якщо ви використовуєте платну версію, можна одразу їх заповнювати, просити штучний інтелект про це.

Ваш покроковий чек-лист. Перше, перед генерацією визначити точний тип документу. Це дуже важливо, бо інакше штучний інтелект тієї інформації, яка бракує, буде додумувати за вас. Зберіть всі необхідні дані, суми, підписи. Або ж якщо ви готуєте шаблон, можете просто сказати, що ось ці дані для них залишити місце і буде в шаблоні це місце пустим для подальшого додавання інформації. Продумайте структуру та обов’язкові розділи документа. Під час роботи зі штучним інтелектом чітко вкажіть контекст і роль штучного інтелекту. Надайте всі деталі одразу. Ви можете попросити також його перевірити щодо українського законодавства щодо того, які дані повинен містити той чи інший документ і чи є взагалі якась усталена форма цього документу, чи документ може бути сформований в довільній формі, що має обов’язково містити. Опишіть бажаний результат, вкажіть правові норми для врахування, тобто дивись ось тут посилайся на ці нормативні документи, на ці закони. Це буде набагато краще для штучного інтелекту, ніж він буде в загальному десь якусь інформацію шукати.

І після генерації перевірте юридичну коректність формулювань. Адаптуйте під внутрішні стандарти компанії, узгодьте з юридичним відділом, якщо потрібно, і затверджуйте керівництвом та використовуйте.

П’ять порад для ефективної роботи. Порада один: завжди перевіряйте юридичну коректність. Штучний інтелект — це потужний інструмент, а не юрист. Порада два: створіть бібліотеку промтів. Якщо ви побачили, як у нас на прикладі, що за цим промтом штучний інтелект дуже гарно формує наказ, то я можу його собі зберегти в окремий файл, бібліотека промтів, вказати промт для формування наказу про прийняття на роботу. І наступного разу я просто буду копіювати, а не писати промт з нуля. Третє, використовуйте ітеративний підхід. Для створення ідеального промту треба декілька ітерацій. Буде помилкою вважати, що завжди кожен запит штучний інтелект має розуміти і надавати найякіснішу відповідь. І ви з часом побачите, як ваш рівень формування запитів, він стає все більш чіткішим. Ви вже автоматично знаєте, що треба врахувати контекст, роль, додати основні дані, за потреби сказати штучному інтелекту, на яку додаткову інформацію треба посилатися або з якими законами перевірити. Обов’язково додавайте контекст компанії і уникайте конфіденційних даних при навчанні. Безкоштовні версії, конфіденційні дані ми не завантажуємо.

Чого не треба робити? Перша помилка: писати короткі промти без деталей. Створи наказ про прийняття. Копіювати згенерований текст без перевірки. Також не варто, завжди читайте, перевіряйте результати роботи штучного інтелекту. Використовувати реальні конфіденційні дані під час навчання. Це заборонено. Забувати про специфіку компанії та використовувати загальні формулювання. Не узгоджувати критичні документи з юристами без затвердження.

І що правильно? Надавати всі дані одразу, якщо у вас платна версія. Правильно завжди перечитувати, адаптувати під компанію і працювати з тестовими анонімізованими даними, якщо ви використовуєте безкоштовні версії, додавати внутрішні стандарти, а також надсилати важливі документи для узгодження всім необхідним підрозділам вашої компанії.

Що ви навчилися сьогодні? Генерувати накази буквально за лічені хвилини, створювати політики компаній, писати офіційну кореспонденцію та використовувати штучний інтелект відповідально. В наступному уроці ми з вами проговоримо, як штучний інтелект допомагає в аналізі кадрових документів. Дякую за увагу.