Автоматизація роботи сучасного кадровика: застосування ШІ, BAS Бухгалтерія КОРП, M.E.Doc

Додаткові матеріали

Презентація

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю на восьмому уроці, де ми з вами розглянемо підготовку до співбесіди та комунікацію з кандидатами. Як штучний інтелект нам допоможе за лічені хвилини підготувати листи та інші документи, які будуть максимально персоналізовані. Крім того, інші документи, які потрібні при підготовці до співбесіди.

Що ми сьогодні з вами навчимося? По-перше, створювати поведінкові, технічні та ситуаційні питання для співбесід всього за 10 хвилин. Крім того, складати запрошення, офери та делікатні відмови, які справляють професійне враження на кандидатів. І побачимо, як автоматизувати рутинні завдання, які у нас пов'язані з комунікацією, та зосередитися на живому спілкуванні з талановитими кандидатами.

Скільки часу ви витрачаєте на це щотижня? Давайте чесно підрахуємо, скільки годин йде на підготовку до співбесід та комунікацію з кандидатами. Результати можуть вас здивувати. Давайте розглянемо такі завдання: підготовка питань до співбесіди. Щоб це були дійсно якісні питання, які персоналізовані під конкретного кандидата. У нас може на це йти від 30 до 45 хвилин. Лист запрошення так само 10-15 хвилин, дивлячись на те, що вже можливо у вас є певний шаблон. Офери та листи відмови тут також від 20 до 30 хвилин. І загалом за тиждень на одного кандидата ми можемо витрачати від години до півтори. А якщо ми візьмемо 10 кандидатів, то час у нас уже збільшується на тиждень до 15 годин, а це майже два робочі дні щотижня. Уявіть, що ви зможете зробити це набагато швидше, при тому що якість буде навіть кращою, ніж була до цього.

Чому стандартний підхід не працює? Які основні проблеми? По-перше, шаблонні питання не розкривають справжньої компетенції кандидата. По-друге, масові розсилки, листи виглядають безособово та нецікаво. Відсутність персоналізації. Кандидати відчувають, що їх не цінують або вони не бачать у цих запитаннях, у цих листах звернення саме до їхньої особи. Втрата часу на рутині. Замість живого спілкування однотипні тексти, що в результаті дає погане враження про компанію, втрачені таланти та репутаційні ризики. Кандидати діляться негативним досвідом, і це впливає на ваш бренд як роботодавця.

Як нам використовувати AI для підготовки до співбесіди? Як це працює? Процес генерації за допомогою AI, тобто штучного інтелекту - це не магія, а продуманий алгоритм, який економить ваш час та підвищує якість співбесід. По-перше, контекст. Нам треба максимально занурити штучний інтелект у контекст, тобто надати йому вимоги до кандидата, резюме цього кандидата, описати специфіку, наші очікування від посади. Далі штучний інтелект аналізує, тобто система генерує вже поведінкові, технічні та ситуативні питання на основі нашого запиту, а ми як керівники HR служби, вже адаптуємо, тобто додаємо особисті нюанси, культуру компанії або якісь ще специфічні деталі. Ключ до успіху - це баланс між автоматизацією та людським підходом, що генерує основу, а ви додаєте емпатію та контекст.

Давайте розглянемо з вами на прикладі такого промпта для генерації питань. І знову ж таки прошу розглянути, як з ним справиться Claude. Що ми тут просимо зробити? По-перше, занурюємо його в роль. Я HR-менеджер в IT-компанії. Шукаємо HR з досвідом рекрутингу. Ось такі вимоги до кандидата. Створи для мене п'ять поведінкових питань, три технічні питання, два ситуативні кейси. Для кожного питання додай, що саме оцінює це питання, на що звертати увагу у відповіді кандидата та приклад хорошої та слабкої відповіді. Це ми все відправляємо, щоб Claude з цим працював. І давайте розглянемо, як з цим справиться ChatGPT. Аналогічно відправляємо.

Claude нам вже генерує. Приклад поведінкових питань. Конфлікт між компанією та кандидатом. Розкажіть про ситуацію, коли технічна команда категорично відхилила кандидата після співбесіди, а ви вважали його підходящим. Як ви діяли? Що оцінює: вміння балансувати між різними стейкхолдерами, тобто людьми, які приймають управлінські рішення, навички аргументації, здатність приймати рішення. На що звернути увагу? Чи аналізував кандидат причини відмови? Як збирав додаткову інформацію? Приклад хорошої відповіді. У нас був кандидат на middle frontend позицію. Команда відхилила його через недостатні професійні навички, тобто hard skills, але я бачила відмінні софтскіли та потенціал. Я організувала окрему зустріч з Тім лідом, показала резюме кандидата, запропонувала тестове завдання. Кандидат виконав його на 85%, ми домовилися взяти його на випробувальний термін. Приклад слабкої відповіді так само нам Claude пропонує. Була така ситуація. Я думала, що кандидат підходить, але команда сказала: «Ні». Ну, команда краще знає. Тобто ми бачимо, що тут взагалі про якусь комунікацію не йдеться.

Які ще питання? Конфлікт з керівництвом щодо умов для кандидата. Знову ж таки, конкретне питання, яке ми потім будемо задавати кандидату. Опишіть ситуацію, коли топ-кандидат висував вимоги щодо зарплати або умов, які не співпадали з бюджетом компанії. Що оцінює: навички переговорів. І так у нас по кожному багато питань з різних тем, тобто конфлікт кандидата після відмови, технічні питання, повний цикл рекрутингу, опишіть процес пошуку. І у нас навіть ще дописує, тобто ще ситуаційні кейси, проблема адаптації технічного спеціаліста. І ось тут ви вже собі можете побачити, можливо, деякі питання вам не сподобаються, не страшно. Можете запропонувати, написати, точніше уточнення в запиті, що згенеруй мені додаткових три ситуаційних запити.

Так само, але вже ми бачимо у вигляді таблиці, навіть більш зручно для візуального такого сприйняття, написав нам ChatGPT. Питання. Розкажіть про випадок, коли кандидат і технічний лід не могли дійти згоди. Що оцінює: конфліктні ситуації. На що звернути увагу: на логіку. І ось так по кожному з питань. І ситуаційні кейси. Знову ж таки, ми бачимо, що і повнота відповіді, і подача, і формат відрізняється в залежності від моделі штучного інтелекту. Тому ще раз наголошую, дуже важливо, особливо спочатку, коли ви тільки починаєте, використовувати декілька штучних інтелектів для одного і того самого запитання.

Ми з вами рухаємося далі і хочу вам розповісти про золоті правила генерації питань за допомогою штучного інтелекту. По-перше, завжди давайте максимум контексту, оскільки чим більше деталей про позицію, компанію та вимоги ви надасте, тим релевантніші та глибші питання отримуєте від штучного інтелекту. Використовуйте SMART-метод. Просіть штучний інтелект структурувати питання за принципом: ситуація, завдання, дії, результат. Це допоможе оцінити реальний досвід кандидата.

Проаналізуйте, також персоналізуйте під кандидата. Тобто ви можете, ми зараз з вами цього не робили на прикладі, але ви можете завантажити додатково резюме цього кандидата і також додати питання вже якісь про той досвід, який зазначений в резюме. Завжди редагуйте результат. Тобто те, що нам написав штучний інтелект, це як основа, але за нами завжди відповідальність щодо того, що саме ми будемо використовувати і яким чином. Тобто за результати відповідальність завжди на людині.

Переходимо з вами ще до одного такого важливого питання. Це формування листів, які нам точно можуть допомогти швидко і якісно написати саме штучний інтелект. Кожен тип листа має свою специфіку, тон та мету. Розуміння цих відмінностей є ключем до ефективної комунікації.

Які це можуть бути листи? По-перше, лист запрошення, основна мета якого зацікавити кандидата та показати повагу до його часу. Тут і тон листа може вже бути такий дружній, професійний. Час створення 2-3 хвилини. Нам тільки треба завантажити контекст в наш промпт для штучного інтелекту, а саме вказати деталі зустрічі, формат співбесіди і що треба кандидату підготувати до співбесіди.

Також є типи листів, як офер, тобто це вже після співбесіди, якщо ми хочемо запросити кандидата працювати в нашій компанії, ми надсилаємо офер. Мета: показати ентузіазм та надати всі деталі. Тон тут уже може бути більш такий піднесений, навіть радісний і конкретний. Що важливо зазначити? Умови роботи, якусь особисту нотатку і наступні кроки.

Також є такі листи відмови. Яка мета? Зберегти репутацію та залишити двері відкритими. Тон тут вже тактовний і максимально чесний. Треба обов'язково в таких листах подякувати за час, делікатно пояснити причину відмови і надати позитивний фідбек.

Давайте з вами на прикладі розглянемо формування листа для запрошення на співбесіду. Я також попередньо скопіювала цей промпт. Виглядає він наступним чином. «Напиши лист запрошення на співбесіду». Я завжди рекомендую вам робити новий чат, якщо у вас уже інші питання, щоб той контекст, якщо ми продовжимо робити в попередньому чаті, задавати вже інше питання, то штучний інтелект підтягує контекст в рамках всього чату. Тобто, якщо ми з ним говорили там про певну вакансію, про певну людину, а потім задаємо питання по іншій, він може плутатися і якісь деталі від попереднього запиту додавати в теперішні. Тому найкраще просто сформувати новий чат.

Написали запрошення на співбесіду. Ось деталі у нас: дата, тривалість, все, ми відправляємо контакти для зв'язку, а також додай мотивуючу фразу про нашу команду. Відправляємо. І знову ж таки, для порівняння одразу подивимося, як з цим справиться GPT.

Claude нам вже формує навіть одразу тему, яку ми можемо скопіювати. Привіт, Олександре. Дякуємо за інтерес до вакансії. Ми уважно переглянули твоє резюме. Нам дуже сподобався твій досвід. Хочемо запросити тебе на наступний етап. Технічну співбесіду. Деталі, огляд, онлайн-зустріч у Google Meet. Співрозмовник наш девелопер. На що тебе чекає? Це буде технічна сесія, де ми обговоримо твій досвід роботи з конкретними тут для IT-сфери. Що варто підготувати? Портфоліо проєктів, готовність до такого практичного досвіду, там написання коду і питання до нас. Будь ласка, підтверди свою участь. Якщо у тебе виникнуть питання, можеш писати. Якщо б ми вказали нашу дійсну адресу, він би підставив, а так уявно і номер телефону. І такий постскриптум: ми молода команда, яка будує крутий тех-продукт, вірить, що освіта може змінити світ. Все, лист готовий. Можемо навіть одразу отак скопіювати і вставити в Word. Можемо тут же написати: «Сформуй нам в PDF», тобто як забажаєте, або одразу скопіювати і вставити в наш лист кандидату.

Подивимося, як з цим справився GPT. Бачите, знову ж таки, у GPT в порівнянні з Claude все це більш лаконічно і стисло. Привіт, Олександре. Дякуємо, що зацікавився позицією. Ми уважно ознайомились з досвідом і раді запросити на технічну співбесіду. Ті самі дати, що очікуємо, що варто підготувати і якщо виникнуть питання. Тобто, знову ж таки, в залежності від вашого стилю написання таких листів, ви можете бачити, що відповідь або GPT, або Claude вам підійде більше.

Таким чином, пам'ятаємо завжди про ключ до успіху, що баланс між професіоналізмом та теплотою. Кандидат має відчути, що він важливий для вас. І одразу скажу, що якщо попередньо ми знаємо, що подібні листи треба направити, припустимо, п'яти кандидатам, ми можемо завантажити дані про цих кандидатів з часом, коли ми їх чекаємо на онлайн-зустрічі і одразу нам штучний інтелект згенерує 5, 10, 15 чи того більше листів, використовуючи відповідні дати і час для кожного кандидату. І якщо у вас є корпоративний календар, він також при інтеграції може вам навіть поставити час зустрічі, який написаний в цих листах.

Тепер давайте поговоримо про такий делікатний лист, як лист відмови. Це один з найскладніших типів комунікації, але правильна структура робить його професійним та людяним. Що має бути в цьому листі? По-перше, подяка. Також треба вказати делікатну причину. Тобто, з одного боку, воно має бути і конкретне, бо кандидат, розуміючи конкретну причину, може покращити свої ті чи інші навички, щоб в майбутньому розраховувати на вже гарну відповідь по своєму резюме, а також треба уникати загальних фраз. Крім того, варто надати позитивний фідбек, тобто згадати, що саме сподобалося в кандидаті. Зазначити, що також є можливість залишатися на зв'язку і наша компанія, можливо, розгляне вашу кандидатуру для майбутніх посад. І щирі побажання. Лист має завершуватися теплими словами та побажаннями успіхів у кар'єрі.

Давайте знову ж таки на прикладі подивимося, як нам штучний інтелект допоможе сформувати такий лист. І навіть тут йому додатково напишемо, що уникай фраз типу «на жаль» та загальних формулювань. Починаємо новий чат. Напиши лист відмови. Знову ж таки відкриваю GPT. Подивимося, як він з цим справиться. Відправили.

Дивимося. Уже буквально лічені секунди, навіть не хвилини. У нас готовий лист відмови кандидату з темою «Рішення щодо позиції HR-менеджера». Добрий день, Марія. Дякуємо за ваш час та зусилля протягом усього процесу відбору. Ми високо цінуємо те, що ви пройшли всі чотири етапи. Після ретельного аналізу всіх кандидатів ми прийняли рішення запропонувати позицію іншій людині, чий досвід більш точно відповідає специфіці, яка є критично важливою для цієї ролі на даному етапі. Водночас хочу відзначити ваші сильні сторони. Ми б хотіли залишитись на зв'язку. Як бачимо, всю структуру, яку ми тільки що з вами обговорювали, Claude врахував і зберіг при написанні цього листа відмови.

Знову ж таки у GPT все дещо лаконічніше і якби більш стислий такий текст. Дякуємо тобі за участь. Він тут одразу вирішив, що можна звертатися на «ти», але якщо нам це не підходить, ми йому прямо одразу можемо писати в запиті, що звернення до кандидата на «ви». Після детального обговорення ми прийняли рішення зробити офер кандидату, який має трохи більший досвід. Але знову ж таки, мені особисто формулювання «трохи більший досвід» не дуже подобається. Мені більше сподобалось, як це написав Claude, про те, що ми запропонували іншій людині, чий досвід більш точно відповідає. Тобто ми не применшуємо досвід кандидата, якому відмовляємо. Все, лист сформований. Ми з вами, знову ж таки, можемо покращувати.

Як написати офер, який неможливо відхилити. Чотири принципи ідеального оферу. По-перше, показуйте щирий ентузіазм. Також будьте максимально конкретним. Додайте особисту нотку і вкажіть чіткі наступні кроки.

П'ять практичних порад для роботи зі штучним інтелектом. Однозначно створюйте бібліотеку промптів. Оскільки сьогодні ви, для прикладу, витратили 30 хвилин для створення гарного промпта написання листів відмов або листів запрошення на співбесіду, збережіть такий промпт і наступного разу ви витратите вже набагато менше часу для написання аналогічних листів. Завжди редагуйте результати, тобто перевіряйте, сліпо не копіюйте і не відправляйте, бо знову ж таки ШІ - це тільки інструмент, а відповідальність за результати роботи ШІ завжди на вас. Використовуйте тестування, тобто можете формувати декілька варіантів одного листа, надсилати і дивитися, наскільки гарно на них відгукуються кандидати.

Остерігайтесь типових помилок: занадто загальні промпти, незнання законодавства про персональні дані, сліпе копіювання без редагування. Тобто цього всього ми не робимо. І знову ж таки зберігаємо найкращі приклади таких успішних листів та питань, і вони стануть нашою основою для майбутніх запитів.

Висновки цього уроку. По-перше, генерація питань для співбесід проходить тепер набагато ефективніше і займає менше часу. Так само написання професійних листів. Тепер ваші листи поєднують професіоналізм з людяністю та справляють правильне враження. І щодо практичних інструментів, у вас є конкретні промпти та золоті правила, які можна застосовувати вже хоч сьогодні або завтра. І головне, штучний інтелект економить ваш час на рутині, але не замінює емпатію та людський підхід до кандидатів. Використовуйте технологію розумно.

На наступному уроці ми з вами поговоримо про онбординг та адаптацію і де саме ми можемо в цих процесах використовувати штучний інтелект.

Дякую. До зустрічі на наступному уроці.