Сканування трудової книжки – встигнути до 10.06.2026: дії роботодавця і працівників, статуси та робота на ПФУ

Додаткові матеріали

Презентація

Аудит паперової трудової книжки: механізм виправлення помилок

Роз’яснення ГУ ПФУ у Миколаївській області від 07.08.2024 «Як провести аудит трудових книжок перед скануванням: перші кроки»

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги. Урок четвертий – це аудит паперової трудової книжки перед скануванням.

Чому так важливо провести аудит трудової книжки? Тобто визначити, чи всі записи там є, чи коректно вони внесені або є якісь помилки, чи коректно заповнена титулка. Справа в тому, що все це опрацюється Пенсійним фондом і Пенсійний фонд у своїх роз'ясненнях, я залишаю їх у презентації, він навіть пояснював, роз'яснював і доносив, чому іноді він відхиляє сканкопію паперової трудової книжки.

Які можуть бути причини цього? Одна із причин – неналежність заявнику. Ну, якщо я роботодавець, я кадровик, зайшла щодо одного працівника ніби подавати через Будко, а подала сканкопії по Кривко, бо її сканкопії були ближче. Тобто в картці завела Будко, але сканкопія оказалась по  Кривко, то встановлена невідповідність і відхилені сканкопію паперової трудової книжки. Тому тут треба бути уважними, наша уважність досить таки важлива.

Далі зроблений скан не з оригіналів документів або в чорно-білому форматі, бо у нас усюди прописано, що має бути кольоровий формат наших сканкопій паперових трудових книжок. Якщо вони у чорно-білому, то це вже ознака того, що можливо сканувалися вони не з оригіналу паперової трудової книжки і пенсійний фонд досить таки легко може їх відхилити.

І відсканована ТК неналежним чином. Пам'ятайте, що нам потрібно передати з вами не тільки записи, а щоб весь цей розворот разом із номером, який у нас є у трудовій книжці, є індивідуальним для кожної трудової книжки серійний цей номер, вони були видні. Тільки після цього пенсійний фонд, він приймає рішення, що перед ним реальні сканкопії паперової трудової книжці і він бере їх в роботу.

Далі це вимоги до титульного аркушу. Ви маєте перевірити. Досить часто навіть бувають такі моменти, коли людина тільки перед скануванням паперової трудової книжки замислюється, чому у нього не так перенесено прізвище. Там Смердова чи через Смєрдова, через українську «є». Це вже, привід для того, щоб внести до цієї паперової трудової книжки зміни до того, як це визначено у паспортних даних.

Крім того, акцентують вони ще увагу на печатці, яка стоїть на титульному аркуші. Але з цього приводу у мене є також зауваження. Дивіться, печатка може стояти у тих трудових книжках, якщо вона була оформлена в період після 1 січня 1975 року.

Наступний момент. По суті, у нас був Господарський кодекс, він кілька разів змінювався, але по суті обов'язкова наявність печаток на підприємствах, вона скасована з 6 листопада 2014 року. Ця норма змінювалася. Зараз Господарський кодекс скасований. Тим не менш, оце необов'язковість печаток на підприємство, вона норма жива і донині в тих чи інших законах.

Тому дійсно у роботодавця може й не бути цієї печатки для того, щоб її проставити на титульному аркуші. І тут у нас є роз'яснення вже Держпраці, які говорять: "Наявність або відсутність відбитка печатки суб'єкта господарювання на документ не створює юридичних наслідків. Відсутність відтиску печатки на титульній сторінці трудової книжки не є тим недоліком трудової книжки чи записів у них, за наявності якої трудовий стаж позивача не може вважатися підтвердженим."

І тут навіть посилання на постанову Верховного суду у певній справі. Тому до печатки, якщо вам її загортають, то ви можете мати перед собою ці норми для того, щоб апелювати до пенсійного фонду і говорити, що печатка не завжди має бути.

Але якщо на вашій трудовій книжці у відповідний відрізок часу вона заводилася і там все ж таки має бути печатка, то не намагайтеся її поставити зараз і щоб там хтось підписався, тому що все це буде перевірятися Пенсійним фондом і поточний роботодавець, він не може поставити печатку чи підпис за того іншого роботодавця, який колись оформлював трудову книжку.

Тут вже без якихось інновацій. Таким чином, розставляючи печатку, якщо я не заводила цю паперову трудову книжку, а заводив інший роботодавець, коли печатки були обов'язкові, то, якщо я зараз проставлю свою печатку, я нашкоджу працівнику. Тому тут з цією нормою досить таки обережним.

Далі, звісно, Пенсійний фонд вказує і на помилки, які можуть бути вже в записах трудових книжок. Це, ну, там посилання на посаду не за Класифікатором професії. Це може бути відсутність там наказу, на підставі якого вносився цей запис. Безліч цих питань, які ми з вами маємо провести аудит і підготувати паперову трудову книжку працівника власне до сканування.

Якщо раптом так сталося, що на титульному аркуші, на титульній сторінці паперової трудової книжці ми вже бачимо з вами помилку, в прізвище, ім'я, по батькові, дата народження. Не намагайтеся відсканувати цю паперову трудову книжку, передати до Пенсійного фонду. Імовірніше за все, навіть якщо вони її приймуть, то вони все одно надішлють уточнення надати додатковий документ. Як правило, це паспорт, який підтверджує дійсність того чи іншого прізвища, або взагалі завернуть всі сканкопії.

Тому, якщо ми вже побачили, нам з вами потрібно виправлятися. Фішка виправлення на титульному аркуші полягає у тому, що здійснити це виправлення може навіть роботодавець за останнім місцем роботи.

Наприклад, паперова трудова книжка заводилася іншим роботодавцем, і він допустив там помилку у прізвищі. Працівник пропрацював, звільнився, не помітив. Зараз я перед скануванням помітила, я поточний роботодавець, то я можу на титульному аркуші паперової трудової книжці здійснити виправлення. Але треба знати, як.

Якщо ми говоримо про виправлення на титульному аркуші, то тут допустимо закреслення однією рискою обережненько закреслює і вписує коректні відомості. Але будьте уважні, що ніяких коректорів я не використовую. У мене чітко в інструкції 58 визначено однією рискою закреслюється. Обережно закреслюю, вношу актуальні вірні відомості. На обкладинці роблю посилання, на підставі якого документа я, власне, вношу такі зміни. Показую приклад. У цьому прикладі у мене була працівниця. Вона вийшла заміж, відповідно змінила прізвище і мені потрібно зробити уточнення в її паперовій трудовій книжці. Я обережно закреслюю і на обкладинці зробила посилання на паспорт, вже видане на нове прізвище (див. презентацію).

Знову ж таки, що тут хочу ще відзначити, навіть якщо працівниця була одружена, взяла шлюб, коли вона була у трудових відносинах з іншим роботодавцем, то я, як поточний роботодавець, навіть якщо така інформація не дійшла з запізненням, маю право внести ось таке виправлення.

Це таке коротке резюме, як зробити виправлення на титульному аркуші. Може здійснювати поточний роботодавець. Виправляється через закреслення. На обкладинці пояснює причину виправлення.

Наступне. Це вже виправлення власне в записах паперових трудових книжок. А тут вже інші підходи. Виправити запис може тільки той роботодавець, який його створив. Тут йдемо, по-іншому. Тобто, якщо я зробила цей запис, я можу його виправити. Якщо помилковий запис був там внесений на ТОВ Млинок, а я ТОВ Вікторія, то я виправити запис за ТОВ Млинком не можу. Я можу виправляти тільки ті записи, які я на ТОВ Вікторія власне і внесла. Це важливий нюанс.

Далі, якщо у нас підприємство, яке зробило неправильний або неточний запис, ліквідовано, відповідний запис робиться правим наступникам і засвідчується печатка, а в разі його відсутності вищестоящою організацією, якій було підпорядковано підприємством, а в разі його відсутності облархівом, держархівом і так далі.

Але цей підхід на практиці майже не застосовується. Як правило, якщо був помилковий запис, внесений до трудової книжці і вже не існує цього підприємства, то ми скануємо паперову трудову книжку, надсилаємо до Пенсійного фонду і Пенсійний фонд має право прислати, надіслати мені уточнення. Уточнення щодо оцього періоду роботи на цьому підприємстві, звісно, якщо воно його зацікавить. І у такому випадку мені потрібно підтверджувати, як правило, довідкою. Як правило, довідку я беру або в архіві самого підприємства, ну, або ж вже в наших державних архівах. Ось така тут схема.

Що стосується безпосереднього виправлення записів, тут я вже нічого не закреслюю, не підтираю і додатково нічого такого не роблю коректуючого. Мені потрібно утворити новий запис і написати запис за номером таким-то недійсним. І далі вже прописати правильний мій запис.

Ось наводжу вам приклад. Неправильно сформована назва посади за класифікатором професії. У мене менеджера в дужках управителя з персоналу відділу кадрів, а я могла мала сформувати менеджера з персоналу або управителя з персоналу. Відповідно я виправляюся наступним записом. Яким чином? Відкриваю цей запис, пишу запис за номером, в моєму випадку сім недійсний і прописую правильне формулювання (див. презентацію).

Далі я роблю посилання або на той наказ, який був першочергово виданий, або на наказ, яким внесено зміни до першочергово виданого наказу. Підходи сприймаються і ті, і інші. Інструкція 58 не регламентує, який саме наказ у цьому випадку треба прописувати.

Отже, що ми з вами підсумовуємо по записах, по виправленню записів? Може здійснити тільки той роботодавець, який вніс невірний запис. Виправляється через створення додаткового запису. Запис за номером такий недійсний і проставляється правильний запис.

До речі, у додатку до цього відео є зразки, яким чином внести виправлення до паперової трудової книжці. Там і у разі неправильної нумерації, якщо у нас було виправлення щодо запису про звільнення відбувається, все це є у додатку до цього відео, ви можете подивитися.

Тепер ще такий тригерний момент – це запис про навчання. Сучасна стаття 48 Кодексу законів про працю говорить, що ми маємо вносити записи про прийняття, переведення звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі на вимогу власне працівника. А інструкція 58 все одно нам регламентує, в тому числі внесення запису про період навчання у вищі.

Якщо моя вам порада, якщо до вас звертається навіть зараз працівник, який бажає, щоб до його трудової книжки було внесено запис, в тому числі про навчання, то краще піти йому на зустріч, оскільки стаття 48 говорить на вимогу працівника. Вимога надійшла, то краще її задовольнити для того, щоб у вас не було зайвих непорозумінь.

Але ви маєте йому ще пояснити. Дивіться, до 1 січня 2004 року період навчання у вишах, він зараховується до страхового стажу. А ось ще таке підтвердження, роз'яснення Пенсійного фонду. До 1 січня 2004 року періоди навчання денною формою здобуття освіти у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах і далі перераховується де саме, а зараховується до стажу роботи. Щодо зарахування до страхового стажу періоду після 1 січня 2004 року, визначений перелік осіб, які підлягають загальнообов'язковому державному Пенсійному страхуванню. Так ось, після навчання після 1 січня 2004 року, воно уже не зараховується до страхового стажу. За навчання не набігає за цей період у нас стаж.

Якщо цей працівник навчався і працював на умовах трудового договору, то стаж буде йти саме з місця роботи. А сам період навчання, він ніяким чином не впливає, не формує зараз страховий стаж, все, що було до 1 січня 2004 року.

Тому запис про навчання у паперових трудових книжках після 1 січня 2004 року мають суто інформаційний характер і мають зараз виконуватися виключно на вимогу працівникам. Якщо працівник зараз до мене звертається, я заводжу для нього, наприклад, тільки зараз паперову трудову книжку, бо це працівник новачок, то спочатку вношу запис про навчання, далі відкриваю свій запис і вношу запис про прийняття.

Бувають ще моменти, коли, ну, працівник працював, в мене є запис про прийняття і зараз він вимогу надає, що він хоче внести запис про навчання, оскільки він його тільки закінчив. Знову ж таки, моя порада краще піти на зустріч працівнику. Раз така вимога є, я внесу тобі запис про навчання. Принаймні жорстких обмежень з цього приводу немає.

Якщо у мене зараз сканується паперова трудова книжка і мій працівник розуміє, що у нього період навчання до 1 січня 2004 року, він ніяк не фігурує у паперовій трудовій книжці, то разом зі сканкопією паперової трудової книжки можна подати сканкопію диплома про здобуття тієї чи іншої освіти для того, щоб воно вже врахувалося.

Якщо так вийшло, що сканкопії вже передані, але ніякі додаткові підтвердження, що стосуються періоду цього навчання, який формує стаж мого працівника, оскільки було здобуто до 1 січня 2004 року, не передані, тобто в Пенсійного фонду нема з цього приводу інформації, то і тут Пенсійний фонд власне говорить, що робити.

Авторизуватися на порталі пенсійного фонду, обрати комунікації з Пенсійним фондом. Далі відомості про трудові відносини. Заповніть необхідні поля, що стосуються вашого періоду навчання, і додайте сканкопію вашого диплому. Ось таким чином можна, знову ж таки повернутися до підтвердження стажу навчання, якщо дійсно він має вагу і формує ваш стаж.

Бо якщо він не формує стаж, ну, на там, наприклад, в 2010 році, якщо була здобута освіта, то такі відомості, вони просто не дають якогось результату з приводу формування страхового стажу.

Що ж, колеги, зрозуміли, перед скануванням паперових трудових книжок обов'язково проводимо аудит. У нас різниця підходу щодо виправлення на титульному аркуші трудової книжки і стосовно виправлення у відомостях про роботу. Тому будьте уважні до цього, ставте питання, будемо розбирати з вами кейси.

І ми з вами крокуємо до наступного уроку.