Сканування трудової книжки – встигнути до 10.06.2026: дії роботодавця і працівників, статуси та робота на ПФУ

Додаткові матеріали

Презентація

Подання скан-копій трудової до ПФУ: працівник чи роботодавець, алгоритм їх дій

---

Текстове розшифрування відео

Колеги, вітаю. Урок п'ятий. Хто має передати скани трудової до пенсійного фонду? Працівник чи роботодавець? І таке ще запитання: чи встановлюється доплата кадровику за здійснення цього сканування або оцифрування?

Давайте розпочинати з першого нашого питання. Хто ж має передати, хто зобов'язаний передати скани трудової книжки до Пенсійного фонду або оцифрувати її?

Я проходжусь по законодавчим нормам. Перш за все звертаємося до Закону 1217. Що в ньому визначено? Що оце наше перехід, да, передача відомості з трудових книжок здійснюється страхувальниками або застрахованою особою.

Йдемо з вами далі. Вже у нас порядок Пенсійного фонду 11-1, а саме пункт четвертий. Він вже більш розгорнутий. Читаємо його. Хто може передати відомості з паперової трудової книжки до Пенсійного фонду? Працівник особисто або через веб-портал, а також працівником, страхувальниками або представником страхувальника.

Є у нас також і роз'яснення Пенсійного фонду. Хто має вносити дані? Це може робити працівник або роботодавець. Це у контексті якраз сканування було задано питання.

Далі ще одне роз'яснення. Знову ж таки, хто може зробити передачу? Спеціалістка зауважила, що встановлено строки переходу до електронної форми трудової книжки та передбачено можливість страхувальниками або застрахованими особами подання через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду.

Далі також ця ж спеціалістка зазначила, що Пенсійним фондом України розширено перелік надання стаціонарних послуг, тож у кожного громадянина є можливість надати документи про страховий стаж для оцифрування у будь-якому сервісному центрі Пенсійного фонду України.

І коли я узагальнюю ці норми, то у нас з вами з'являється висновок і я вам показувала саме норми і саме роз'яснення Пенсійного фонду, який власне і приймає ці сканкопії паперової трудової книжці, або займається вивченням оцифрованих записів, які їм надходять.

Отже, сканкопії паперової трудової книжки до Пенсійного фонду передає або оцифровує паперову трудову книжку роботодавець через кабінет страхувальника на порталі Пенсійного фонду або сам працівник.

І тут він може або особисто передати, як застрахована особа, на порталі Пенсійного фонду ці сканкопії, або працівник звертається до одного із сервісних відділень Пенсійного фонду і там йому мають допомогти відсканувати паперову трудову книжку і завантажити на порталі Пенсійного фонду.

Я знаю, що на практиці дійсно допомагають це зробити, хоча є й такі, які відмовляють. Але тут, знаєте, головне, що ми маємо з вами зрозуміти? Сканування паперової трудової книжки, оцифрування паперової трудової книжки має зробити або роботодавець, або працівник.

І у роботодавця немає безумовного обов'язку передати сканкопію паперової трудової книжки до Пенсійного фонду. Законодавчо у роботодавця не визначено це сканування або цифрування як обов'язок. Він може, а може і не може зробити, це сканування або цифрування, тому що всі норми, які я вам показала, говорять про те, що працівник або роботодавець, роботодавець або працівник має сканувати, або цифрувати паперову трудову книжку.

Тому, коли закидають, чи це має зробити роботодавець? Ні, у роботодавця немає безумовного обов'язку відсканувати або оцифрувати паперову трудову книжку.

Я знаю, що на практиці приходять листи від Пенсійного фонду, в яких вони прописують, і для кадровиків трошки так лякаються цих листів, коли до них приходить лист від Пенсійного фонду, в якому йдеться про сканування паперових трудових книжок. Але тут треба уважно ще його читати.

Бачите, наприклад,  в разі відсутності актуальної електронної трудової книжки просимо організувати подання сканкопію трудових книжок через кабінет страхувальника, веб-порталу електронних послуг Пенсійного фонду України (див. презентацію). А чому вони нас просять? І далі йдуть ім'я, по батькові, дата народження тих працівників, які цікавить пенсійний фонд.

А чому вони нас просять у листі? Тут немає, ви маєте надіслати, зобов'язані надіслати, зобов'язані опрацювати. Тут не лунає, тут просять, тому що представники Пенсійного фонду також розуміють, що власне у роботодавця немає безумовного обов'язку передавати ці сканкопії паперової трудової книжки до Пенсійного фонду.

Тому моральним тиском такий лист, він звісно буде сказуватися на кадровику, але по факту ви можете надати відповідь Пенсійному фонду і це буде вашим правом. Про те, що це може зробити і є норми, які я вам сказала, можете на них посилатися сміливо і сказати, що це може зробити або роботодавець, або працівник. І прийнято рішення, що це зробить працівник. Все, на цьому крапка.

Тобто ці листи, вони морально можуть давити, але формально вони не несуть вашого обов'язку кинутися і сканувати паперові трудові книжки. Тож знову ж таки у роботодавця не виникає обов'язку оцифрувати паперову трудову книжку.

І такі вже індивідуальні випадки: "В мене звільняється працівник, а його трудова книжка, щейно не відсканована. Чи зобов'язаний я відсканувати його паперову трудову книжку перед звільненням?" Ні, не зобов'язано. Це не прописано. Якщо він звільняється, вона не відсканована. Зберігається в мене ТК, не зберігається в мене, все одно у мене нема обов'язку її сканувати. Це вже зробить сам працівник або його наступний роботодавець.

Навпаки, до мене приймається працівник, і я бачу і розумію, або з його слів, або з витягу за таке, який він сформував ось напередодні, про те, що його паперова трудова книжка не відсканована. Я її навіть вже зараз не беру на зберіганні. Але знову ж таки, у мене нема обов'язку сканувати чи оцифровувати його трудову книжку. Це виключно вже компетенція самого працівника.

Іноді працівники починають наполягати, посилаючись на Пенсійний фонд, що ви повинні, бо ви мій роботодавець, ви повинні це зробити. Або може бути випадки, коли працівник прийнято до 10 червня 2021 року і паперова ще в мене зберігається. Працівник може апелювати до цього. Паперова трудова книжка у вас, ви зобов'язані сканувати? Ні, тому що норми визначено, що це може зробити або працівник, або роботодавець.

Що ви можете зробити? Ви можете посприяти працівнику. Ви можете зробити сканкопію паперової трудової книжки, бо вона ще зберігається у вас, і надати, щоб він завантажив їх самостійно через кабінет застрахованої особи на порталі Пенсійного фонду.

Ну, і якщо у нас приходить лист з Пенсійного фонду, то знову ж таки, як реагувати, я вам сказала. І обов'язку сканувати у вас, знову ж таки не виникає.

Тут хочу ще розповісти такі кейси симбіозу між працівником і роботодавцем. Не в залежності від того, чи зберігається паперова трудова книжка у роботодавця, він все ж таки може підготувати сканкопії. Ну, ось, якщо є такий запит, піти на зустріч працівникам своїм, підготувати сканкопію паперових трудових книжок, надати файли своїм працівникам. Вони збирають оці файли зі скануванням. Я їх підготувала так, як годиться. Я все перевірила, все ок. Ми відсканували. Я віддаю ці підготовлені файли власне працівникам і прописую цим працівникам, яким чином їм передати сканкопії з паперової трудової книжки до Пенсійного фонду.

Більш того, я знаю реальні кейси, коли роботодавець кадровик брав на себе відповідальність. Він все, підчищав, цю паперову трудову книжку, все, що від нього залежить, виходячи з поточного місця роботи цього працівника, сканував, роздавав файли.

І після цього ось там вони всі збиралися і прямо кадровик показував, що потрібно зробити. Всім підготувати КЕП, бо без КЕПу працівник не зможе передати сканкопію паперової трудової книжки. Всі підготували КЕП, взяли ці файли і перше авторизуватися на порталі Пенсійного фонду. Робимо так і всі працівники повторюють. Таким чином відбувається передача сканкопії паперової трудової книжки до Пенсійного фонду.

Чи можливий такий симбіоз на практиці? Так, він можливий. Так, він може бути. Тому ви можете ним скористатися.

Йдемо з вами далі. І стосовно відповідальності для роботодавця. Якщо немає обов'язку сканувати трудові книжки, то відповідно у роботодавця і немає відповідальності стосовно того, що він не відсканував паперову трудову книжку.

І, до речі, це підтверджує і сам Пенсійний фонд. Підприємцю тут було пояснення, що за неподання трудової книжки найманого працівника жодної відповідальності не передбачено.

Й для працівника також не встановлена відповідальність. Якщо він не відсканує свою паперову трудову книжку або не цифрує її, то відповідальності для нього немає. Його відповідальність полягає в тому, що якщо у нього є який-то страховий стаж до 2004 року, який є тільки в паперовій трудовій книжці, то у нього є ризик втрати цього стажу, оскільки він не подасть сканкопію паперової трудової книжці.

Тут скоріше працівник несе ризики. А як бачимо для працівника та роботодавця відповідальність за неподання сканкопії до Пенсійного фонду за неоцифрування паперової трудової книжки не настає.

Наступне – це доплата за сканування трудових книжок. Я ж розумію, що на підприємстві може бути, п'ять паперових трудових книжок, це одне питання. Якщо їх дуже багато, ось там багато-багато і кадровик береться за це діло і починає їх сканувати, то чи встановлена йому доплата? На нормативному рівні не передбачена доплата за посадами, які здійснюють облік кадрів, бо це може інспектор з кадрів, бухгалтер, який веде кадри і так далі за сканування трудових книжок. Немає цієї доплати на законодавчому рівні.

Якщо у вашій посадовій інструкції прописано введення паперових трудових книжок, організація введення паперових трудових книжок, то по суті ось ці поняття, а вони ймовірніше за все є у ваших посадових інструкцій за посаду інспектора з кадрів, бухгалтера з функціоналом кадрів, або бухгалтер, який за сумісництвом працює інспектором з кадрів, то по цій посаді інспектор з кадрів все одно будуть лунати ось ці фрази.

І по суті все, що у нас прописано у посадовій інструкції, це є виконання посадових обов'язків і відповідно доплата за виконання цих обов'язків у нас не передбачено.

Дійсно, можуть бути встановлені колективним договором або положенням про оплату праці якісь додаткові доплати там чи надбавки за напруженість, чи дійсно за сканування введення, але це більше для комерційних підприємств. Звісно, що це має бути якимось чином визначено і закріплено, але у загальному випадку доплат надбавок за сканування трудових книжок не передбачено.

Тож, друзі, хочу підвести підсумок цього уроку. Сканування або цифрування паперової трудової книжки не є обов'язком роботодавця. Це може зробити або працівник, він може це зробити особисто, як застрахована особа, на порталі Пенсійного фонду передати ті самі сканкопії паперових трудових книжок.

Або він може звернутися до відділення Пенсійного фонду з проханням посприяти скануванню його паперової трудової книжки. Або це може зробити роботодавець. І тоді він завантажує сканкопію паперової трудової книжки через кабінет застрахованої особи.

Рідше він може їх оцифрувати, якщо працівник тільки працював у ньому. Але на практиці я не зустрічав цього випадку. Все одно всі сканують паперові трудові книжки, тому що йдеться про значний стаж, який міститься саме в паперовій трудовій книжці.

Але тут хочу ще зробити вже на майбутнє таку ремарку. Ми можемо передати сканкопію паперової трудової книжки за наших працівників, але ж всі уточнення, які може надіслати Пенсійний фонд, також прийдуть в кабінет страхувальника, як той, що передавав власне цій сканкопію паперової трудової книжці.

І там можуть бути уточнення про довідки, і про додаткові документи, подати сканкопії  диплому, свідоцтво про народження дитини. Можуть бути геть різні вимоги.

І у такому випадку саме страхувальник має розшукати цього працівника, сказати йому, що в тебе ось там у трудовій книжці,  нестиковочки. Принеси ці документи, ми з тобою відскановуємо і завантажимо.

Ось чому, коли ми говоримо про те, що сканувати, передавати сканкопію паперової трудової книжки до Пенсійного фонду має може або працівник, або роботодавець, то вибір завжди у більшості випадків робимо на працівника. Ми можемо посприяти. Як посприяти, я вже розповідала, але працівник буде відповідальним за усі додаткові відомості, які будуть йому надходити у кабінет застрахованої особи.

Ми ще це будемо розглядати на одному з наступних уроків. А зараз вже пропоную крокувати до наступного уроку. До зустрічі.