Сканування трудової книжки – встигнути до 10.06.2026: дії роботодавця і працівників, статуси та робота на ПФУ

Додаткові матеріали

Презентація

Роз’яснення ПФУ від 25.09.2025 «Де працівник може дізнатись, чи оцифровано його трудову книжку?»

ПФУ не прийняв скан-копії трудової книжки: причини та що робити

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги. Урок шостий – це підготовка сканів. Які сторінки сканувати, коли потрібні додаткові документи?

Ми можемо правильні записи зробити до трудової книжки, можемо її підчистити, щоб у нас все було у відповідність. Але і самі скани, як фізичні поняття, скан, копію трудової книжки, її потрібно правильно зробити.

У нас є вимоги і в порядку Пенсійного фонду, є і роз'яснення з цього приводу, які засновані вже на практиці, да, прийняття цих сканів паперової трудової книжки.

Давайте з вами розглядати. Дивіться, перш за все, сканкопії заготовлені мають містити всі сторінки трудової книжки, до яких внесено запис. І це до питання того, чи всю сканувати паперову трудову книжку чи де є записи? Так, всю.  Чи потрібно передавати порожні сторінки, де вони не заповнені? Ні, не потрібно, тому що Пенсійний фонд сам каже, мають містити всі сторінки трудової книжки, до яких внесено запис.

До речі, зверніть увагу, що формат зображення має бути JPEG або PDF. Це дуже важливе таке поняття. І розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Тут хочу відзначити, що не намагайтеся досить таки позжимати свої файли, тому що в такому випадку вони надійдуть до фахівців Пенсійного фонду в нечитабельному варіанті і вони просто не зможуть розшифрувати, що саме закладено у цьому, ну, підготовленому файлі.

Якщо ви вже готуєте кожен розворіт, у вас це окремий файл, то це також допустимо. Головне, щоб ми його не стиснули до тих пір, що представник Пенсійного фонду просто не зможе їх зчитати.

Далі, я вже говорила цей момент, але ще хочу підкреслити, пункт четвертий, порядок Пенсійного фонду 11-1, як на мене, мають некоректне таке посилання про те, що відомості за період до набрання чинності Законом 1217, тобто до 10 червня 2021 року, ми саме маємо передати до Пенсійного фонду через сканування або цифрування. Проте не ведіться на цю норму.

Те, що я вже казала, ми скануємо всю паперову трудову книжку, де є якісь записи. Ось є запис, значить, ми скануємо цей розворіт. Порожні не надаємо. Якщо ось, станом на зараз у січні я сканую паперову трудову книжку і там є запис, наприклад, про переведення у грудні. Ніяких розділів до 10 червня 2021 чи після чи ще щось я не роблю. Є запис. Відсканували цю сторінку паперової трудової книжки.

Йдемо далі. Інформаційне вікно, на жаль, воно вже вилітає, коли ви вже підготувалися та сіли передавати сканкопію паперової трудової книжки. І тут також важливі кроки прописані, тому ознайомтеся з цією інформацією про те, що скануються всі заповнені сторінки, мають бути формат PDF або JPEG. І крім того, зверніть увагу, що скануються і розділи відомості про роботу, і відомості про нагородження, і відомості заохочення, бо іноді вони можуть вплинути на страховий стаж.

Що стосується ось таких висновків, да, сканкопія має бути кольорова. Дивіться, ми можемо застосовувати сканер, як такий пристрій для власне сканування документів, а можемо зробити фото. І досить часто запитують: "А чи можна фото?" Можна фото, але щоб воно було допустимим в форматі, необхідно робити сканкопії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку.

Тобто не потрібно ділити їх на там до 2004 року, після 2004. Знову ж таки, є запис, ми маємо відсканувати цю сторінку і подати. Воно зайвим не буде.

Сканкопії мають бути чіткі та відображати всі реквізити. Досить часто намагаються записи відомості про роботу, то намагаються відсканувати там чи сфотографувати сам запис, але Пенсійний фонд вивчає весь розворот, ми відкрили книжечку і все це, усі ці сторінки мають попасти на прискануванні.

Для них це дуже важливо. Щось обрізане, зрізане, щось недоскановане, то часто завертають усі скани паперової трудової книжки і пишуть про їх неприйняття. Тому будьте уважні.

На форматі зображення, ще раз говорю, JPEG або PDF. Іноді говорять про те, а як нам зрозуміти, який це формат. Коли ви сформували файл, ви можете натиснути,  правою кнопкою миші. Коли ви підсвітите навіть його назву, то після крапочки буде стояти формат.

Якщо я бачу, що це інший формат, то я заходжу в Google, в інший будь-який пошуковий ресурс. І вводжу перевести із такого формату, який у вас зараз, наприклад, в PDF, той, що мені потрібен. Там безліч безкоштовних програм. Все, що вам буде потрібно – це підтягнути цей файл. Він його перетворить на PDF. Я його завантажу і ось готовий мій файлик у тому форматі, який вимагає Пенсійний фонд.

І не через те, що вони там капризулі, але через те, що вони просто не зможуть його считати. Так налаштована система.

Розмір кожного файла не має перевищувати 1 Мб. Можна передати одним файлам, можна кількома. Вимог до найменування тих файлів, які ви формуєте, немає, але рекомендуємо використовувати прізвище працівника.

І якщо у нас там, наприклад, кілька файлів, то я можу підписувати, наприклад, Смердова, титульний аркуш, Смердова, сторінки там 1, наприклад, або сторінки там 2:5. Ну, тобто в залежності від того, які сторінки ввійшли до цього файлу, але ви можете розуміти, що чітких правил до цього вимог немає.

Отримані скани я буду зберігати на своєму робочому комп'ютері або  якщо я працівник, то на домашньому комп'ютері, тобто на вашому носії, або хмарних носіях. Але першочергово, коли ви його ось сформували, перевели в необхідний формат, воно зберігається на вашому комп'ютері, так умовно кажучи.

До електронної книжки треба завантажити всі документи, що впливають на розрахунковий стаж. Тож я хочу підкреслити, що за замовченням мені потрібно передати сканкопію паперової трудової книжки. Але раптом я вже на цьому етапі розумію, що, ну, наприклад, в трудовій книжці немає запису про навчання, яке було здійснено до 2004 року, то я вже на цьому етапі можу сформувати сканкопію диплома і подати її, разом зі сканкопією власне трудової книжки.

Що коментує Пенсійний фонд? Окрім трудової книжки, це можуть бути документи про набуття освіти, свідоцтво про народження дитини для жінок, військовий квиток, свідоцтво про шлюб та інші документи.

Якщо раптом у мене було виправлення там мого прізвища, через те, що жінка там вийшла заміж, змінила прізвище, уже можна завантажити сканкопію свідоцтва про шлюб. Якщо у мене відпустка до трьох років була, я знаю, що це зараховується до стажу, то знову ж таки можу прикріплювати свідоцтва про народження дитини, сканкопію відповідно.

Отже, що підсумовуємо? У загальному випадку достатньо сканкопії трудової книжки. Передавати сканкопії наказів про прийняття, звільнення, переведення, тобто підтверджувати кожний запис в мене порядок Пенсійного фонду 11-1 не скеровує. Я маю подати, якщо я пішла на шляху сканування, то я маю подати саме сканкопію трудової книжки.

І кожний запис про прийняття, звільнення, переведення я не повинна підтверджувати відповідним сканом там наказу про прийняття, звільнення, переведення і так далі. Передаю сканкопію саме моєї трудової книжки.

Але інші документи, як я вже казала, це там дипломи, які підтверджують освіту, свідоцтво про народження, свідоцтво про шлюб. Я можу завантажити, якщо дійсно в цьому є потреба.

Далі, що мені потрібно? Якщо дві трудові книжки, чи це помилка? Звісно, помилка. Якщо у мене працівник по заводу кілька трудових книжок, це його помилка,  що він приходив до кожного роботодавця, казав, що я чистий аркуш, у мене нема трудової книжки і кожний роботодавець заводив нову паперову трудову книжку.

Такі випадки, на жаль, трапляються. Іноді буває так, що закінчилась паперова трудова книжка, давай ми тобі вкладиш не будемо оформлювати, а зробимо нову трудову книжку, бо так легше, чим її там вшивати, всі інші той вкладиш. Ми зараз тебе швиденько заводимо нову трудову книжку і будеш її пред'являти надалі. Чи це помилка? Так, це помилка.

Але ми вже стикнулися з тим, у працівника дві трудових книжки, де, там одні записи, там інші підтверджені записи. Що мені робити, як працівнику, або як кадровику, який взявся за це сканування? Скануйте дві трудові книжки і передавайте до Пенсійного фонду.

Ось чому варто, щоб сканування ТК зробив працівник, бо якщо будуть зауваження, він більш відповідально, більш захоплено, бо це в його інтересах, може зробити додаткові уточення, які йому надійшли від Пенсійного фонду. А по двом трудовим вони все ж таки будуть.

Проте, на цьому етапі варто сканувати дві трудові. Пенсійний фонд, якщо будуть зауваження, то вже буде розбиратися краще, щоб це подала застрахована особа, бо тоді він буде розбиратися із цим неприємною ситуацією, яка вже сталася.

Ще які бувають неприємні ситуації у працівника? Записи про прийняття і звільнення у частині про нагородження. Що робити при скануванні? А як це буває на практиці?

Ось я вела розділ про відомості про роботу, вони закінчилися. У попереднього роботодавця вирішили: "А не потрібно нам заводити вкладиш, будемо продовжувати у наступному розділі там про нагородження при чи заохочення, тому що ну так легше. Вони ж порожні, в нього нічого там нема, буду там продовжити". Це помилка? Помилка. Треба було заводити вкладиш, а вже маємо те, що маємо.

Тому скануємо все, де є записи, передамо до Пенсійного фонду. Я вже не зможу виправити, можливо, там частиною і моїх записів, але я не зможу вже їх переносити до основної частини, бо вони можуть іти вже геть не в хронологічному порядку. Не беріться вже за це виправлення, тим паче, якщо це там інший роботодавець зробив, краще відсканувати всюди, де є записи.

Інший варіант, коли україномовну частину вели, російськомовна була заповнена частково або взагалі не була заповнена. І я вирішую, що знову ж таки не заводжу вкладиш, україномовна частина відомості про роботу закінчилася, буду продовжувати російськомовні частини. Це також помилка, але я знаю з практики, що якщо все відсканувати, подати до Пенсійного фонду, вони, як правило, приймають ці сканкопію паперової трудової книжки.

Тому ви маєте зрозуміти, всюди, де є записи, роблю сканкопію, передаю до Пенсійного фонду. Порожні не передаю сторінки.

Далі, що потрібно або не потрібно робити роботодавцю? Більше про те, що не потрібно.

Не потрібно видавати наказ про сканування трудової книжки. Обов'язку з цього приводу немає. Якщо, вирішено на підприємстві, що багато працівників зі значним стажем, він міститься тільки в трудовій книжці, давайте починати процедуру сканування. Давайте. Але видавати про це наказ, нас не зобов'язує законодавство.

Якщо нам треба дійсно вирішити які нагальні питання, хто займеться цим, хто буде передавати, хто можливо сканувати, якщо у нас кілька інспекторів з кадрів, то це варто видати такий наказ. В іншому випадку, якщо у вас немає цих організаційних проблем яких-то, не видавайте, не множте ці накази, бо він не потребується.

Згода від працівника на передачу сканкопії трудових книжок. Це згода на обробку персональних даних. Коли заходить сам працівник, для передачі сканкопію, то він дійсно повинен поставити пташечку про згоду на обробку персональних даних. Він це ставить, але коли він заходить через кабінет застрахованої особи – ні. Коли я, як роботодавець, як страхувальник приймаю рішення, що я буду передавати сканкопії цього працівника до порталу Пенсійного фонду, то отримувати від нього згоду на цю обробку персональних даних не потрібно.

Раніше, коли тільки розпочалася процедура сканування, так, це було потрібно зробити, але потім цю норму скасували. І по суті зараз багато хто питає: "Так, а що ж треба тоді згоду на обробку персональних даних від працівника, якщо завантажує сканкопії роботодавець?" Ні, не потрібно. Такої вимоги зараз немає.

Роботодавець приймає рішення про сканування, сканує, передає до Пенсійного фонду без додаткових заяв від працівника, без додаткових згод на обробку персональних даних.

І таке питання, які ми вже проходили, що не потрібно здійснювати доплату кадровику або іншому працівнику, який здійснює облік персоналу, якщо введення трудової книжки передбачено посадовою інструкцією. Якщо в посадовій інструкції йдеться про введення опрацювання трудових книжок, то відповідна доплата не встановлюється цьому працівнику.

Отже, колеги, у нас такий був насичений урок і досить таки практичний. Поділилася всіма кейсами, з якими вже стикалися на практиці стосовно того, яким чином підготувати скани трудових книжок. Сподіваюся, що цей урок був для вас корисним. Не забувайте ставити оцінки, задавати питання. Я їх дуже чекаю.

А далі давайте вже переходити до наступного уроку.