Сканування трудової книжки – встигнути до 10.06.2026: дії роботодавця і працівників, статуси та робота на ПФУ

Додаткові матеріали

Презентація

Приклад відомостей про трудову діяльність 

Довідник «Алгоритм передачі скан-копій трудових книжок працівників до Пенсійного фонду України»

---

Текстове розшифрування відео

Колеги, урок сьомий – це передача сканів трудової до пенсійного фонду. Як зробити роботодавцю? Як зробити це працівником?

Перш за все відзначу, що сьогодні ми більше пройдемося по алгоритмам, а всі технічні моменти, як це зробити на порталі Пенсійного фонду, ви вже розглянете з Ольгою Хільчук на модулі 2. Ми ж сьогодні будемо проходити загальні процедури, вибудуємо з вами загальний алгоритм, як передати вже підготовлені скани трудової книжки на портал Пенсійного фонду з боку працівника, з боку роботодавця.

Приступаємо. Перш за все ми з вами маємо визначитися, хто повинен це зробити. Передати сканкопію паперової трудової книжки до порталу Пенсійного фонду, чи то працівник, чи то роботодавець.

Ще є такі важливі нюанси. Якщо трудова книжка вже зберігається у працівника, він має надати її кадровику для сканування. На зберіганні я цю паперову трудову книжку вже не приймаю. Що мені потрібно? Ось приніс мені працівник паперову трудову книжку. Я її відсканувала, при ньому ж сформувала необхідні файли і віддала цьому працівнику. Перед цим краще ще провести аудит.

Якщо трудова книжка вже зберігається на підприємстві, то знову ж таки згоди на сканування від працівника, згоду на обробку персональних даних я не беру. Ось вона в мене зберігається ця паперова трудова книжка. Я провела аудит, зробила сканкопії. На цьому все, я готова до передачі їх до Пенсійного фонду.

Знову ж таки, не забувайте проводити аудит, правильно виготовити скани трудові за необхідності інших документів. Все це ми проходили з вами на попередніх уроках. Це більше такі узагальнення нашої процедури.

Далі, власне, процедура, яким чином передати вже підготовлені сканкопії паперових трудових книжок до Пенсійного фонду.

Увійти до кабінету страхувальника або застрахованої особи на веб-порталі пенсійного фонду. Тобто в залежності від того, хто передає ці скани. Якщо це передає працівник, то він має авторизуватися як застрахована особа. Якщо це передає роботодавець за своїх працівників, то він має авторизуватися як страхувальник, але обов'язково за допомогою кваліфікованого електронного підпису. І це правило працює як для працівника, так і для роботодавця.

Далі зліва у розділі комунікації з Пенсійним фондом обрати сервіс відомості про трудову діяльність робітника. Це якщо йдеться про страхувальника або відомості про трудові відносини, якщо йдеться про працівника.

Далі випадає така форма. Її потрібно заповнити. Як правило, там податковий номер, прізвище, ім'я, по батькові працівника, за якого я передаю власне сканкопію.

Далі завантажуємо скановані файли трудової книжки, натиснувши кнопку додати файл, підписати КЕП і надіслати до Пенсійного фонду. Ось власне і вся процедура.

Більше процедура триває до цього, коли мені потрібно підготувати скани трудової книжки, коли мені потрібно провести аудит. На цьому етапі, насправді витрачається більше часу, ніж на оце завантаження і відправку.

І, до речі, якщо говорити про оцифрування, коли ручками вноситься всі записи, один ще з мінусів, крім того, що потрібно скани документів на підтвердження кожного запису, ще один із мінусів, що у нас, Пенсійний фонд, у нього також може бути нестабільна робота цього порталу. І якщо я тільки почала вносити, там кілька записів внесла і в мене може просто викинути ця система, то оці попередні внесені записи, вони просто не збережуться.

А якщо сканування паперової трудової книжки, ви бачите, як все швидко, якщо власне я вже їх підготувала, у мене є файлик, я зайшла, авторизувалася, обрала необхідні розділи, обрала завантажити ці файли, завантажене, підписала, відправила. Сама процедура займає не дуже великий час, і тому тут менше шансів, що мене буде якось викидати або нестабільний зв'язок і все інше.

Тому я однозначно за сканування паперових трудових книжок, а не їх оцифрування.

Додати файл. Що це мається на увазі? Я маю ще пояснити, що це трудова книжка або документи про стаж. Ну, сюди я власне завантажую сканкопію паперових трудових книжок і документи про стаж. Це наші там сканкопії дипломів, сканкопії наказу про там відпустку до трьох років або свідоцтво про народження дитини. Якщо, звісно, я їх передаю, якщо є в них потреби.

Після цього, у мене може бути один файл, може бути кілька файлів. Я їх всі завантажила, вони будуть мені видні. Далі я натискаю підписати та відправити до Пенсійного фонду. Все. Власне процедура першочергова з передачі сканкопію паперової трудової книжки закінчилась.

Далі є ще додаткова інструкція від Пенсійного фонду стосовно того, яким чином мені власне завантажити сканкопію паперової трудової книжки на порталі Пенсійного фонду. Вона просто більш детальна, докладна, тому залишаю вам як таку додаткову інформацію з цього приводу в презентації.

І знову ж таки ще раз хочу наголосити, що сканкопії трудової книжки можливо передати тільки за наявністю КЕП. Це стосується як працівника, так і роботодавця, тобто страхувальника або представника страхувальника. Хто такий представник страхувальника? Звісно, це інспектор з кадрів.

На цьому ми будемо з вами завершувати. Що ми з вами зрозуміли?  Головний етап – це все ж таки підготовка трудової книжки до її сканування. Це її аудит, а це її виготовлення сканкопій, це вирішення, хто саме передає працівник або роботодавець.

А далі сама процедура завантаження сканкопії паперової трудової книжки, вона вже не така складна. Єдине, що хочу відзначити, що за замовченням ми завантажуємо сканкопію паперової трудової книжки. Ну, а в разі необхідності у нас є функціонал додати одразу скани інших документів, звісно, якщо в них є потреби.

На цьому крапку. Чекаю на наступному уроці.