Сканування трудової книжки – встигнути до 10.06.2026: дії роботодавця і працівників, статуси та робота на ПФУ

Додаткові матеріали

Презентація

Працівники зі стажем з 2004 року: чи сканувати трудову 

Текстове розшифрування відео

Колеги, вітаю. Урок дев'ятий. Працівник зі стажем з 2004 року. Чи потрібно йому сканувати паперову трудову книжку?

Що стосується сканувати чи не сканувати, у нас визначено тільки дві категорії працівників, яким потрібно обов'язково відсканувати паперову трудову книжку і вони мають першочергове право на сканування. Ми з вами про них говорили. Це тим, яким залишилося до пенсії за віком два і менше років і тим, у кого значний стаж.

Причому ми з вами казали, що незалежно від того, коли саме виник у нас страховий стаж, ми скануємо всю трудову книжку, незалежно, не розділяючи її на будь-які періоди.

Тим не менш, з прямої вимоги сканувати чи не сканувати, оцифровувати чи не оцифровувати трудову книжку по працівникам, у яких виник страховий стаж з 1 січня 2004 року у нас на нормативному рівні, це питання просто не визначено.

Є роз'яснення головного управління пенсійного фонду Чернівецької області, де вони кажуть: "Інформація про трудову діяльність осіб, що розпочалася після 1 січня 2004 року, не потребує підтвердження шляхом оцифрування трудової книжки, оскільки вже внесена в реєстр застрахованих осіб на підставі звітів страхувальника".

І це дійсно так. По молодим умовно працівникам, у яких трудова діяльність розпочалася після 1 січня 2004 року. Тут уже у нас працювала така звана зарплатна звітність. У нас то було чотири внески, з працівника три внески. Потім у нас став ЄСВ, який поєднав в себе, єдиний внесок, по суті, соціальний внесок.

То оця інформація, вона вся потрапляла до Пенсійного фонду і вона вже накопичена. Наприклад, в мене трудова діяльність з 2010 року офіційна. І коли я формую свій витяг за таке, я бачу повністю всю свою діяльність, хоча моя паперова трудова книжка не відсканована. Так само я, якщо формую ОК5, ОК7, я бачу усі періоди, які зараховуються до мого стажу. Я все це побачила.

І тоді питання по таким, як я, чи потрібно подавати сканкопію паперової трудової книжки до Пенсійного фонду?

І тут думки Пенсійного фонду різняться. Ось я вам навела на слайді, що не потрібно подавати, і це прямо прописано, да, в роз'ясненні. З іншого боку, зіткнулася з такою думкою від усних рекомендацій Пенсійного фонду, що потрібно подавати, тому що по таким, як я, і по тим всім працівникам, яких трудова діяльність розпочалася з 1 січня 2004 року, у нас просто не визначено подавати чи не подавати сканкопію.

Тому під один такий формат подавати, значить подавати по всім. Проте я вважаю це зайвим. Тому що по суті всі відомості про стаж, який розпочався після 1 січня 2004 року, вони все вже є в наявності у представників Пенсійного фонду.

Єдине, що вони коментують, що у них є окрема система, де вони все це бачать. І якщо не подати сканкопії паперової трудової книжки, то фахівці Пенсійного фонду у своїй системі все це не бачать, у своїй внутрішній системі. Але знову ж таки, якщо говорити про мене, це ж не є моєю проблемою, так? Оскільки я бачу, що на порталі Пенсійного фонду весь стаж про мене вже зафіксований і є в наявності на порталі Пенсійного фонду.

Тому, на мою думку, по таким працівникам, якщо все підтягується, якщо правильно формується стаж в ОК5, в ОК7, то подавати сканкопії паперових трудових книжок не потрібно по працівникам, яких стаж розпочався після 1 січня 2004 року.

Знову ж таки, тут вже такі формальні висновки, да, формально порядку Пенсійного фонду 11-1, постанові 8-3 і навіть Закону 1217 не визначено, що працівники зі стажем після 2004 року можуть не подавати сканкопії трудової до Пенсійного фонду, не оцифровувати трудову.

Порада: сформуйте витяг з ЕТК, що проговорили і подивіться, чи всі відомості підтверджуються. Але знову ж таки у цій системі також перевірте, що у вас там підтвердження, тому що саме на нього посилається Пенсійний фонд, коли говорить, що ми не бачимо нескановані періоди роботи.

Тому на мою думку все ж таки, якщо ви сформували витяг з ЕТК, сформували ОК5, ОК7, подивилися свій ось цей розділ СПОВ і у вас все підтягнуто, то подавати сканкопію паперової трудової книжки до пенсійного фонду не потрібно.

Якщо ви все ж таки вважаєте, що так, я буду все одно подавати, зауважте для себе, що подаємо, скануємо всю паперову трудову книжку, де є записи. Ніяких розділів на період до 2004 року, після цього року ми розбивки не робимо. Робимо сканкопії всюди, де є записи.

По даному уроку крапка. Не забувайте оцінювати відео. І до зустрічі на наступному уроці.