Сканування трудової книжки – встигнути до 10.06.2026: дії роботодавця і працівників, статуси та робота на ПФУ

Додаткові матеріали

Презентація

Як передати скан-копію трудової книжки мобілізованого працівника

---

Текстове розшифрування відео

Урок 10-й. Як оцифрувати паперові трудові, мобілізованих та працівників, які перебувають у відпустках до трьох років.

Нагадую загальну схему, що передати сканкопію паперової трудової книжки може або роботодавець, або працівник. Тобто в загальному випадку, що саме роботодавець має це здійснити такої вимоги. І ви маєте розуміти це правило, оскільки воно нам знадобиться для вирішення таких кейсів.

Як передати сканкопію паперових трудових книжок до Пенсійного фонду, оцифрувати паперові трудові книжки працівників, з якими призупинена дія трудового договору, які перебувають у відпустках до трьох років, які проходять військову службу за призовом під час мобілізації і як відсканувати трудові книжки працівників дистанційників?

Що я хочу тут зауважити? Дійсно, у нас є проблеми по цим працівникам, тому що ось по першим трьом категоріям: призупинені, відпустки до трьох років і мобілізовані. Чому? Тому що фактично, якщо зайти в систему, досить часто ці працівники не підтягуються у роботодавця як такі, що перебувають з ним у трудових відносинах. Це внутрішні проблеми порталу Пенсійного фонду.

Але тут виникає і проблема в тому, що роботодавець, навіть якщо він захоче, не зможе передати по цим трьом категоріям працівників сканкопії паперових трудових книжок. І з цього виникає проблема, хто це має зробити, працівник чи роботодавець? Як виходити із цієї ситуації, якщо в призупиненні знаходиться, якщо проходить мобілізацію, не до цього, якщо перебувають у відпустці до трьох років.

Що стосується працівників дистанційників, то тут хочу відзначити, що залежно від того, де знаходиться територіально працівник, якщо він перебуває в трудових відносинах із роботодавцем, то сканкопію його може подати або сам роботодавець, або сам працівник, навіть якщо він знаходиться в іншій країні. Тому що територіальної ознаки прив'язки до роботи на порталі Пенсійного фонду у нас немає.

Тож, якщо у працівника дистанційника є наявна трудова книжка, він може її відсканувати і самостійно завантажити через кабінет застрахованої особи на порталі Пенсійного фонду.

А що стосується згаданих випадків, що їх об'єднує, а які можуть бути варіанти?

Скани трудової подає працівник через кабінет застрахованої особи, якщо є КЕП, або через особисте звернення до відділення Пенсійного фонду. Це стосується і призупинення, які не світяться у роботодавця, він не може подати. Це стосується і жінки, яка знаходиться у відпустці до трьох років. Це стосується і працівників дистанційників.

Вони мають повне право зробити скани трудової і подати їх через кабінет застрахованої особи на порталі Пенсійного фонду або самостійно звернувшись до власне представників Пенсійного фонду.

Що я ще хочу відзначити, що якщо трудова зберігається у роботодавця, то у працівника є право написати заяву про те, що він хоче забрати цю паперову трудову книжку на зберігання особі, вона у нього на руках. І у нас немає ніяких проблем стосовно варіанту першого.

Є проблеми із працівниками мобілізованими, тому що їм проводити оцей варіант перший у них не підходить, тому що вони не зможуть, відсканувати цю паперову трудову книжку, навіть якщо вона в них, вони просто фізично не можуть.

У нас є ще час до 10 червня 2026 року. Можна його дочекатися, можливо працівники мобілізовані повернуться. І інший варіант – це те, що сам Пенсійний фонд наголошує, що страховий стаж, навіть якщо не буде відсканована паперова трудова книжка, все одно потрапляє до стажу.

Варіант другий, що стосується головним чином мобілізованих, точніше відпусток до трьох років тих працівників, які призупинені, працівників дистанційників. Роботодавець готує скани, особливо актуально, коли трудова зберігається все ж таки у роботодавця, а передає працівник через кабінет застрахованої особи. Це особливо актуально. Ось досить підходить цей кейс для працівниці у відпустці до трьох років, для працівників, у яких призупинена дія трудового договору.

Навіть ті, які перебувають у відпустках без збереження зарплати тривалий час, вони також іноді не підтягуються у страхувальника, як ті, що перебувають з ними у трудових відносинах.

Розумієте, що у такому випадку дійсно можливий другий варіант: роботодавець виготовляє копії: "Так, я тобі допоміг. А ти ж можеш все одно подати як застрахована особа, то будь ласка зроби це самостійно".

Про дистанційників, то тут можливий варіант. Якщо трудова книжка у роботодавця, то відповідно він зробить сканкопії і передасть до Пенсійного фонду або передасть ці сканкопії працівнику дистанційнику, він їх завантажить.

Можливий такий варіант щодо працівників дистанційників. Або якщо у працівника дистанційника він десь далеко, ми з ними тільки через ті засоби, які власне проговорили і трудова у нього, тоді це може зробити виключно він.

Можна вийти із ситуації, коли у нас ну ось такі нестандартні підходи.

Давайте прокоментую ще раз мобілізовані. Якщо у нас мобілізований, то тут, якщо у нього немає можливості подати сканкопію, скоріше за все і немає, а роботодавець теж не може, навіть якщо він хоче, бо цей працівник не підтягується у нього в кабінеті страхувальника. Пенсійний фонд не бачить, що у мене як і раніше тривають із цим працівником трудові відносини. То у такому випадку тільки чекати, 10 червня і уповати на те, що Пенсійний фонд говорить про те, що навіть без сканування трудовий стаж, який є тільки в паперовій трудовій книжці, нікуди не дівається.

Далі це призупинені працівники, призупинена дія трудового договору або працівниці, працівники у відпустці до трьох років. То тут можливі кілька варіантів. Або вони самі сканують, передають, або ж симбіоз, коли роботодавець виготовляє скани, а вони передають через кабінет застрахованої особи.

І працівники дистанційники, якщо трудова у роботодавця, краще йому зробити скан, передати працівнику, працівник передає до Пенсійного фонду. Якщо трудова вже у працівника дистанційника, то тут він все зробить, виготовить і відправить через кабінет застрахованої особи на портал Пенсійного фонду.

Що ще хочу відзначити? Стаж набутий до 1 січня 2004 року, навіть якщо він не відсканується, через паперову трудову книжку, все одно він вважається таким, що формує наш стаж, да, і нікуди цей стаж у нас не дівається.

Що ж, колеги, ставлю тут крапку і чекаю на наступному уроці. До зустрічі.