Сканування трудової книжки – встигнути до 10.06.2026: дії роботодавця і працівників, статуси та робота на ПФУ

Додаткові матеріали

Презентація

Роз'яснення Головного управління ПФУ у Донецькій обл. від 11.03.2024 щодо статусів переданих скан-копій паперової трудової книжки до ПФУ

Текстове розшифрування відео

Колеги, вітаю. Урок 11-й статусу оцифрування трудової. Де відслідковувати та що означають?

Тобто, що мається на увазі? Ми з вами передали сканкопію паперової трудової книжки до порталу Пенсійного фонду. Чи то ви як роботодавець, чи то працівник, як застрахована особа. І що відбувається далі, де відслідковувати, чи прийняті вони, чи є у них зауваження.

Отже, що нам потрібно для цього зробити? Для того, щоб дізнатися про результати оцифрування трудової книжки, необхідно на веб-портали Пенсійного фонду виконати наступні дії. Тобто той, хто завантажував сканкопії, а чи роботодавець як страхувальник, чи працівник як застрахована особа, то саме вони і перевіряють відповідно статуси.

Якщо це був працівник, то він заходить до свого кабінету застрахованої особи, авторизується на порталі Пенсійного фонду і далі виконує дії. Якщо ми говоримо про роботодавця, як страхувальника, він передав за цим працівником сканкопії паперової трудової або по кільком працівників, то він авторизується, заходить як страхувальник, чи то представник страхувальника і далі виконуються дії.

Роботодавцю зайти в кабінет страхувальника у розділ відомості про трудові відносини. Для працівника в особистий кабінет в розділі Мої звернення.

Далі у нас є кілька статусів.

Статус виконано означає, що сканкопії трудової книжки опрацьовані і дані про трудові відносини працівника актуалізовано. Тобто, що це означає? Що наші сканкопії паперової трудової книжки прийняті і, відповідно процедура пройшла добре.

Далі. Статус скасовано виконання означає, що звернення містить певні помилки та неопрацьовано і потребує повторного подання. Опис причини відхилення вказано в реквізиті повідомлення. Тобто там крім статусів у нас ще є таке поле, як повідомлення. І якщо у нас скасовано виконання, як правило, в повідомленнях описується саме, чому це сталося, а що пішло не так.

А ми з вами говорили, що це треба і аудит проводити паперової трудової книжки. Можливо, там були помилки. Іноді, я зустрічала випадки, коли страхувальник, наприклад, зайшов там в Бутко, передав сканкопії паперової трудової книжки Кривко. Відповідно, уже буде статус скасовано виконання.

Тобто кожний оцей статус скасовано виконання, він потребує докладного вивчення, що саме пішло не так. І, ну, зібрати сукупно типові помилки. Я вам їх уже описала. А які ще можуть бути, пишіть мені в коментарях. Будемо розбиратися з вами вже разом.

Інші статуси означають, що звернення знаходиться ще в опрацюванні фахівцями Пенсійного фонду, бо саме оцифрування, саме оце коли ми подали сканкопію паперової трудової книжки до Пенсійного фонду, воно принаймні у 2025 році займало десь три тижні. Тобто не думайте, що ви одразу там подали сканкопію паперової трудової книжки і далі через два-три дні ви вже дивитеся і ви не підтягнулися. Це дуже поодинокі випадки.

Середньо це десь три і навіть іноді чотири тижні. Тобто до місяця принципі подані сканкопії паперових трудових книжок, вони опрацьовуються фахівцями Пенсійного фонду і підтягуються на портал.

Що стосується оцього статусу виконано, ми можемо зрадіти, що все добре, але я ще раз звертаю вашу увагу, звертають і представники Пенсійного фонду, що у нас є таке поняття, як повідомлення. І навіть якщо виконано, що це означає? Сканкопії паперової трудової книжки прийняті, вони рознесені, але тим не менш залишається питання від Пенсійного фонду і воно може залишати їх у цьому спеціальному полі, яке має назву повідомлення.

Там може бути геть що, наприклад, неправильний запис, неправильна титулка, уточнити інше прізвище. Якщо, жінка там, наприклад, вийшла заміж, змінила прізвище, то надати там сканкопію свідоцтва про шлюб. Бувають різні ситуації з цього приводу.

Бувають, що треба надати довідку, наприклад, там про роботу на такому-то підприємстві з такою-то по таку дату. Бувають геть різні випадки з цього приводу, і вони дійсно кожного разу будуть індивідуальні саме для того чи іншого працівника.

Але я хочу відзначити, що все одно статус виконано, він означає, що основний масив сканкопій паперових трудових книжок, він прийнятий. А ось ці уточнення, як на них реагувати, ми вже з вами будемо говорити на наступному уроці.

Тут я хочу зробити невеличкий підсумок, що після того, як ми подали сканкопію паперової трудової книжки на портал Пенсійного фонду, ми можемо подивитися, як вони далі опрацьовуються. І ось цей статус якраз виконано свідчить про те, що сканкопії паперової трудової книжки були прийняті і рознесені Пенсійним фондом.

Як правило, ця процедура триває, принаймні за практикою 2025 року десь до місяця. Іноді два-три тижні, але ось до місяця ви маєте розуміти, що ви маєте в гарному такому випадку отримати статус виконано.

Але звертайте увагу на повідомлення, як на них реагувати на наступному уроці. Тому чекаю кожного.