Сканування трудової книжки – встигнути до 10.06.2026: дії роботодавця і працівників, статуси та робота на ПФУ

Додаткові матеріали

Презентація

Роз'яснення Головного управління ПФУ в Чернівецькій обл. від 17.01.2024 про необхідність уточнити відомості після подання скан-копій паперової трудової книжки до ПФУ

---

Текстове розшифрування відео

Колеги, урок 12-й – це зауваження від Пенсійного фонду щодо оцифрованої трудової. Як виправити?

На минулому уроці ми з вами з'ясували, що у нас є кілька статусів стосовно обробки сканкопії паперових трудових книжок, які ми з вами подавали. Статус виконано, він може містити певні повідомлення, в яких додаються уточнення щодо певних періодів роботи або відомостей про свого працівника, щодо якого власне подавалася сканкопія паперової трудової книжки. І ось як реагувати на ці повідомлення, давайте з вами розбиратися разом.

Тут є досить важлива норма пункту шостому порядку 11-1, що відомості про трудову діяльність працівника даються одноразово. Що це означає ця норма на практиці? А вона означає те, що сами сканкопію паперової трудової книжки, саму процедуру сканування ми проводимо тільки один раз.

Ось є перед нами паперова трудова книжка. Ми її відсканували повністю, так як ми з вами говорили по тому алгоритму, там всюди, де є у нас записи. Відсканували, передали до Пенсійного фонду. І ось цю цілісну процедуру ми проводимо тільки один раз.

Якщо ми отримаємо зауваження від Пенсійного фонду в графі повідомлення, на порталі Пенсійного фонду, до речі, ті повідомлення будуть приходити до того, хто саме подавав сканкопію паперової трудової книжки. Якщо працівник як застрахована особа, повідомлення буде в кабінеті застрахованої особи. Якщо це подавав роботодавець як страхувальник, то буде в кабінеті страхувальника.

І відповідно підзавантажити, виправлення чи уточнення має той, хто власне завантажував основний масив сканкопію паперової трудової книжки. Тобто, якщо працівник, то власне він збирає ці довідки і завантажує через кабінет застрахованої особи. Якщо це був роботодавець, то він звертається до працівника, бо, як правило, там всякі довідки, копії свідоцтва про шлюб, інші документи може зібрати тільки сам працівник.

Працівник збирає ці документи, ми робимо скани і через кабінет застрахованої особи, кабінет страхувальника, через кабінет страхувальника вже будемо передавати ці додаткові матеріали.

Яким чином їх передавати? При повторному поданні відомості про трудову діяльність подається титульна сторінка та сторінка зі змінами. Що це у нас означає на практиці?

Можуть у цьому полі повідомлення, надати довідку про роботу на підставі наказів або довідку про заробітну плату, до такого-то числа. 

Статус виконано означає, що сканкопії прийняті, але повідомлення, їх треба прочитувати і реагувати на них. Але ми з'ясували, що повторно всю сканувати паперову трудову книжку нам не потрібно.

Якщо у нас прийшло зауваження і воно стосується, записів у паперовій трудовій книжці, заповнення титульного аркушу паперової трудової книжки, то як ми діємо?

Ми з вами скануємо, власне, титульний аркуш і, наприклад, треба додати копію свідоцтва про шлюб, то ми скануємо знову виправлену, нашу вже титульну сторінку. Як зробити це? Ми вже з вами проходили урок. Ми скануємо титульний аркуш цієї паперової трудової книжки. Робимо скан документа, що підтверджує ці виправлення. Направляємо до Пенсійного фонду.

Інший варіант, наприклад, у нас є уточнення, неправильно внесений запис до трудової книжки. Ми виправляємо цей запис, бо ми поточний роботодавець, ми здійснили цей запис, виправили цей запис. Як ми теж розповідали на одному з уроків, виправили його і тепер робимо сканкопію власне оцього виправленого запису, разом з тією записом, якщо він на іншій сторінці, той, який ми власне виправляємо. І титульний аркуш.

Ну, там умовно три в мене скани. Не всю трудову, не від корки до корки, де є записи, а тільки там, де ось такі точкові моменти, про які проговорили, зробили, відправили.

Буває так, що треба додати тільки там довідку, то у такому випадку скануємо довідку, направляємо її у відповідь на це повідомлення.

І знову ж таки, виправлення надсилає той, хто передавав скани трудової книжки. І чому тут досить таки важливо розуміти, що роботодавця немає безумовного обов'язку передати скани трудової до Пенсійного фонду? Це дійсно так. І навіть з точки зору ось цих правок, коли пенсійний фонд дійсно може надіслати додаткові уточнення щодо стажу цього працівника, то краще, щоб ці уточнення надходили у кабінет застрахованої особи, бо, по-перше, саме працівник зацікавлений, щоб усі періоди його стажу потрапили на портал Пенсійного фонду, засвітилися там.

По-друге, він може оперативно відреагувати і піти збирати там довідки з архівів досить часто, а додаткові скани наказів, якщо це стосувалося попереднього роботодавця, додаткові документи, які можуть зберігатися тільки у нього, його особисті документи, про народження, про а освіту і багато-багато інших документів, які впливають на стаж.

Тому, говорячи з цієї точки зору, то краще, щоб все ж таки працівник, як застрахована особа, передавав сканкопію паперової трудової книжки. Тоді всі уточнення приходить до нього, він оперативно на них реагує.

Ще такий побічний нюанс стосовно того, якщо це зробить роботодавець, завантажить сканкопії, працівник вже може звільнитися. І де тоді шукати і тому роботодавцю, і навіть цей працівник може не дізнатися, що у нього щось засвітилося, що не входить до його стажу.

Тому ось тут такий практичний момент. Ми можемо сприяти, передачі сканкопію паперових трудових книжок самих працівників. Те, що я казала, ми можемо зробити скани, ми можемо показати йому, ось у нас буде другий модуль, присвячений власне тому, як передати це сканкопії, показати йому це відео. Сприяти, цьому, але щоб він завантажував через кабінет застрахованої особи.

Ось такий важливий практичний нюанс.

Що я хочу відзначити? Статус виконано не завжди означає, що все з паперовою трудовою книжкою все добре. Пенсійний фонд може прийняти скани трудової, але зробити певні уточнення, які він надсилає повідомлення. На них треба реагувати, тому що працівник зацікавлений в тому, щоб у нього стаж був сформований найбільш повно.

Тому на них треба реагувати, подавати додаткові документи. Іноді це бувають скани трудової з виправленими записами, а скани з виправленою титулкою чи власне записами. Тому реагуйте, слідкуйте за своїми статусами.

Ми ж крокуємо до наступного уроку.