Сканування трудової книжки – встигнути до 10.06.2026: дії роботодавця і працівників, статуси та робота на ПФУ

Додаткові матеріали

Презентація

Довідник «Витяг з електронної трудової книжки покрокова інструкція для формування на порталі ПФУ»

---

Текстове розшифрування відео

Колеги, урок 14-й – це електронна трудова. Чи формується за всіма працівниками проблеми у відображенні пенсійного фонду?

Давайте буду розповідати, так звана електронна трудова – це певні відомості, які накопичуються про працівника як застраховану особу на порталі пенсійного фонду, акумулюється у Пенсійному фонді. Тому, якщо працівник вже працював, то трудова його електронна, вона формується обов'язково і навіть без участі самого працівника.

Він може не заходити навіть в кабінет своєї застрахованої особи, не бачити, не формувати витяг і тим не менш його так звана електронна трудова за ним буде формуватися. Не залежності від того, чи проводить він якісь дії, незалежності від того, чи проводить спеціальні дії саме роботодавець, все рівно електронна трудова буде формуватися.

І навіть не залежності від того, чи відсканована його паперова трудова, якщо ми говоримо про працівника зі значним стажем, який то значить шматок його стажу, він все одно буде підсвічуватися у Пенсійному фонді таким чином формувати так звану електронну трудову.

Спеціально реєструватися або формувати електронну трудову працівнику не потрібно. Вона формується автоматично. Для того, щоб підзирнути, що у мене там відбувається, я можу, наприклад, через додаток Пенсійного фонду це зробити. Там навіть не вимагається КЕП. Я можу це і на порталі Пенсійного фонду без КЕП зробити, але якщо я передаю сканкопію, то тоді КЕП потрібен працівнику обов'язково.

Роботодавець також має доступ до електронних трудових своїх працівників. Поки триває оцей зв'язок застрахованої особи і страхувальник, поки він є, тобто не відбулося звільнення, то роботодавець може заходити і дивитися електронну трудову своїх працівників.

Які у нас є проблемні працівники. І це не пов'язано ні з працівником самим, ні з роботодавцем. У нас є проблеми з відображенням мобілізованих, працівниць у відпустках до трьох років, працівників у тривалих відпустках без збереження зарплати навіть по ним і працівників, з якими призупинені дії трудового договору.

Неодноразово мені говорили про те, що заходить на портал Пенсійного фонду і страхувальник не бачить цього працівника як такий, що перебуває у трудових відносинах із ним. Це пов'язано із зарплатною звітністю і з тим, яким чином відображуться ці категорії працівників, про які проговорили, а саме на порталі Пенсійного фонду. Вдіяти ми нічого з цим не можемо. Тим не менш, це є фактом.

Як передати сканкопію по таким працівникам, які можуть варіанти дій. У нас був окремий урок, нагадую. Ви можете повернутися і подивитися це.

Яким же чином власне формується наша електронна трудова, якщо навіть не подавати сканкопію паперової трудової книжки? Звідки акумулюються ці дані?

У нас була ціла реформа з цього приводу. І, на жаль, зараз у нас немає, такого документу, який чітко регламентує, що робити або не робити роботодавцю. Яким чином підтягуються саме ці відомості? Нема у нас єдиного, я саме кажу, документу, який би регламентував всю цю процедуру. Шматками у нас є статті 20, яка має назву реєстр застрахованих осіб в Законі про ЄСВ. Там визначено, що саме у нас підтягується в так званий реєстр застрахованих осіб.

Відомості про трудову діяльність працівника страхувальник подає, відомості про працівника щодо переведення, звільнення, поновлення і так далі. І зверніть увагу, що тут не визначено про прийняття на роботу, тому що прийняття у нас підтягується при подачі повідомлення до ДПС. Це визначення в постанові КМУ 413. Ось це повідомлення про прийняття працівника на роботу. Ми всі зобов'язані його подавати, коли укладаємо трудові відносини з працівником.

Так ось, він має подвійний функціонал. По-перше, ну, власне, інформує і ми виконуємо обов'язок статті 24 Кодексу законів про працю. Інформуємо ДПС, один раз, про те, що ми прийняли цього працівника. І друге, ось це повідомлення, а роботодавець просто його подає, а воно ще підтягується до реєстру про застрахованих осіб, тобто до Пенсійного фонду. Відомості до Пенсійного фонду до нього також підтягуються.

Навіть зв'язок ось цей, то що я казала, з точки зору Пенсійного фонду, роботодавець і працівник на порталі Пенсійного фонду вже може бути встановлений через подання цього повідомлення. Досить довго цей механізм не працював. Зараз в більшості випадків він спрацьовує. Тобто відомості про прийняття працівника на роботу до його електронної трудової підтягуються після того, як було подане повідомлення про прийняття працівника на роботу до ДПС.

Переходимо до іншого документу. Наступний документ – це порядок пенсійного фонду номер 11-1, пункт восьмий. І він визначає вже дуже багато інформації, яка має бути визначена в так званій електронній трудовій. Ну, та відповідно, яка підтягується до реєстру і яка буде видна і самому застрахованій особі. Це у нас і прийняття, і переміщення, і переведення. І більш того, у нас є ще додаток до порядку Пенсійного фонду 11-1 і там також перелічені всі ці процедури, всі періоди, які мають підтягуватися до електронної трудової.

Яким чином вони підтягуються? У більшості випадків, наприклад, прийняття – це з повідомлення про ДПС. Звільнення – це зарплатний об'єднаний звіт. А якщо говорити, що у нас ще переведення теж зарплатний об'єднаний звіт. Відпустка до трьох років теж зарплатний об'єднаний звіт.

Але є такі періоди, як, наприклад, інформація про ранги для держслужбовців, вона не підтягується з будь-якого іншого документа. У такому випадку, якщо ця інформація перелічена, то тут уже справа за роботодавцем. Він може сформувати так званий XML-файл і подати по таким працівникам для того, щоб відомості, які не підтягуються ані з повідомлення про прийняття, ані з зарплатного об'єднаного звіту підтягнулися до електронної трудової цього працівника.

Проте не тільки XML-файл, тому що працювати з ним кадровику, бухгалтеру, який веде кадри і немає такого підкованих знань стосовно там програмування, ну, я чесно кажу, з XML-файлом можна розібратися, але доволі важко. Проте не переживайте, можна скористатися ось цим функціоналом, завантажити XML-файл і додати сканкопію наказу чи іншого документа, на підставі якого ви формуєте власне цей запис.

А можна скористатися функціоналом додати запис. Відкривається картка. Ви так само, як в трудовій або в наказі прописуєте відповідний запис, але також скріплюється сканкопієм наказу чи іншого документу, на підставі якого вноситься цей запис.

Тому, говорячи про те, яким чином формується електронна трудова книжка, ми з вами можемо зараз зібрати відомі нам джерела. Перш за все, це сканкопія паперової трудової книжки. Так, вони формують от з тих працівників, які до 2004 року мали стаж, їм обов'язково треба зробити скани своїх трудових, передати їх до порталу Пенсійного фонду. Часу вже залишилося небагато, принаймні станом на зараз до 10 червня 2026 року. Тому треба вже цю процедуру запускати.

Так ось, сканкопії, вони формуються. Навіть якщо вони не подавалися, по працівнику, все одно електронна трудова у нас формується разом зі сканкопіями або якщо вони не подавалися, то окремо звідки формуються. Це у нас повідомлення про прийняття на роботу, які ми подаємо до ДПС. Це у нас зарплатна звітність. І це ті точкові записи, які має вносити наш страхувальник за допомогою XML файлу або функціоналу додати запис. Якщо відповідна інформація, яка визначена в порядку Пенсійного фонду 11-1 є, але вона не підтягується зі зарплатної звітності.

Ось таким чином у нас власне і формується електронна трудова.

По даному уроку все. Якщо є питання, задавайте мені їх, оцінюйте відео і запрошую вас на наступний урок.