Сканування трудової книжки – встигнути до 10.06.2026: дії роботодавця і працівників, статуси та робота на ПФУ

Додаткові матеріали

Презентація

ПФУ не оцифровує записи з трудової книжки без сканкопії наказів

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги. Урок 16-й. Чи потрібно після оцифрування трудової надсилати до пенсійного фонду скани нових наказів?

Досить таки тригерне питання, тому давайте його розглядати більш докладно. Ми з вами проговорили джерела наповнення нашої електронної трудової. Я сказала, що це частина сканкопій. Я сказала, що це більшість частини із зарплатної звітності, повідомлення про прийняття на роботу і рідше можна застосовувати XML-файл або функціонал додати запис.

Із цих джерел, да, у нас скан копій саме документів, коли вони є обов'язковим елементом, це тоді, коли ми, власне, користуємося функціоналом XML-файл або додати запис. І я неодноразово про це вказувала.

Виходить, що у мене не прописано, коли саме я обов'язково маю подавати цей XML-файл або користуватися функціоналом додати запис. Я розумію, що в більшості випадків більшість записів, вона все одно підтягується із зарплатної звітності повідомлення про прийняття. Тим не менш Пенсійний фонд розсилає ось такі приблизні листи. Можуть бути інші формулювання, але зводиться вони до одного і того ж самого. До електронної трудової книжки включаються відомості про трудову діяльність, розписана які. Відомості про трудову діяльність працівники подають через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду в електронній формі у вигляді XML-файлу, структура якого наведена в додатку до постанови пенсійного фонду номер 11-1.

Зверніть увагу, що станом там на певну дату кількість наявних актуальних електронних книжок на по товариству, тобто по вашому підприємству, наприклад, становлять 83-58% від загальної кількості працівників. Рекомендуємо надати відомість про трудову діяльність працівників, у яких відсутня актуальна електронно-трудова книжка, та здійснювати облік трудової діяльності в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб через кабінет страхувальника веб-порталу електронних послуг Пенсійного фонду.

По-перше, стосовно того, чи потрібно власне нам обов'язково сканувати паперові трудові книжки працівників, то я вже сказала, що ні, такого обов'язку немає.

Далі, коли ми відсканували, то чи потрібно нам подальші записи сканувати та передавати саме паперової трудові книжки? Ні, не потрібно. Проте є думка Пенсійного фонду, яка говорить про те, що коли після сканування ми вносимо кожний новий запис, чи то про прийняття, переведення, звільнення, будь-що, ми все одно маємо з вами скористатися XML-файлом або функціоналом додати запис і подати скан копій відповідних документів. 

Тобто, якщо це звільнення, то подаємо власне, користуємося, наприклад, функціоналом додати запис, прописуємо запис про звільнення і додаємо скан-копію наказу про звільнення. І вони вважають, що будь-яка ось така запис, він має бути підкріплений у будь-якому випадку. І той аргумент, що цей самий запис, він підтягнеться, але через зарплатну звітність, чомусь пенсійний фонд не бере до уваги. Обумовлюючи це тим, що він не бачить тієї інформації, яка не підкріплена ось цими додати запис, тобто та, яка не проходить через об'єднаний звіт, через повідомлення про прийняття. Сам пенсійний фонд не бачить цієї інформації. Хоча в витягу ЕТК, якщо її сформувати, або я, як страхувальник, подивлюся на електронну трудову книжку свого працівника, подивлюсь відомості про його трудову діяльність, я все одно побачу ці записи. Тільки вони прийшли не через мене, через додати запис відповідним сканкопію наказу там про прийняття переведення звільнення. Вони зайшли з іншого джерела. Вони зайшли у нас з об'єднаної звітності, зарплатної звітності. Чи то вони зайшли, наприклад, з повідомлення про прийняття.

Тому, на мою думку і на думку моїх власне колег, ми про цю позицію дізналися поодиноку, потім вони трошки виправлялися, говорили, що можна дійсно формувати витяг, якщо там все добре, то нічого додатково подавати не потрібно. Тому наша позиція залишається такою. Скани, вони живуть собою, ми про них вже докладно проговорили. Електронна трудова у нас зараз наповнюється з повідомлення про прийняття зарплатної звітності. І якщо відповідна інформація, яка має міститися, але не потрапила до електронної трудової, то у такому випадку я користуюсь XML-файлом або функціоналом додати запис. І в кожному випадку мені цими функціоналами користуватися не потрібно.

Подивимося ще на додаткові роз'яснення Пенсійного фонду. Якщо вони з'являться, я обов'язково їх додам до цього уроку.

Тому що ми з вами можемо зробити висновки. Якщо трудова книжка ще зберігається на підприємстві, а залишайте або видавайте на зберігання працівнику за його заявою. Це стосується і навіть після того, як вона була відсканована. Якщо вона відсканована, ви вважаєте, що вона не потрібна вам вже на підприємстві, видавайте її працівнику на його заяву або якщо працівник сам прийде з заявою про неї.

При появі подальших записів у паперовій трудовій книжці повторно сканкопію трудової книжки не подаємо. До електронної трудової відомості підтягується з повідомлення про прийняття на роботу до ДПС, зарплатного звіту. Рідше застосовуємо XML файл або функціонал додати запис.

Якщо паперова трудова зберігається у працівника, записи вносимо на його вимогу. Якщо на підприємстві, то записи вносимо апріорі.

На цьому поставлю крапку і чекаю на наступному уроці.