Сканування трудової книжки – встигнути до 10.06.2026: дії роботодавця і працівників, статуси та робота на ПФУ

Додаткові матеріали

Презентація

Оперативні відомості до ПФУ для цілей бронювання

Алгоритм передачі відомостей для цілей бронювання на вебпорталі ПФУ

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги. Урок 17-й. Електронна трудова не дорівнює оперативній відомості на порталі Пенсійного фонду.

Давайте розбиратися, що мається на увазі. У нас є поняття електронна трудова, тобто це певні відомості, які акумулюються на порталі Пенсійного фонду про трудову діяльність того чи іншого працівника. Де вони знаходяться? Вони знаходяться у відомості про трудові відносини робітника (трудова книжка).

Проте через поширену процедуру бронювання, а того, щоб у нас оперативно підтягувалися відомості для бронювання, у нас додався новий функціонал. Він має назву відомості про трудові відносини, оперативне подання інформації. І ці два функціонали, вони не пов'язані між собою. Тобто, що мається на увазі? Якщо ви якимось чином наповнюєте електронну трудову, це не означає, що вони підтягуються до оперативної інформації. І з іншого боку, якщо ви подаєте оперативну інформацію про рух кадрів на портали Пенсійного фонду, то це не означає, що вони підтягнуться до електронної трудової. Тобто це два різні функціонали, це два різні підходи до його формування.

Стосовно електронної трудової книжки, як вона формується, ми з вами присвятили здається, три уроки. Сподіваюся, що на цьому ми з вами зрозуміли, яким чином вона формується. Цей урок буде присвячений оперативним відомостям, які ми передаємо до Пенсійного фонду.

Ось така величезна норма постанови 1332, власне, в якій визначено про оперативне передання оперативної інформації до порталу Пенсійного фонду. Я її розбила на декілька таких шматочків для того, щоб нам з вами легше було її опрацювати.

Які роботодавці подають відомості до Пенсійного фонду? Бачимо перелік. Ну і головне, що ми можемо виділити, що це в тому числі і підприємства, які мають статус критично важливих для цілей бронювання. При цьому виникає запитання, якщо підприємство отримало статус критично важливого, але не бронює працівників, буває так, що отримали статус критичності, а потім трошки зависли, чи то у військовозобов'язаних проблеми, чи то інші ситуації, але ми не бронюємо то чи передавати оперативні відомості до пенсійного фонду. Так, передавати. А чому? Тому що у вас є статус критично важливого підприємства.

Далі. Якщо підприємство не має статусу критично важливого, то чи потрібно подавати оперативні відомості до Пенсійного фонду? Ні, не потрібно. Якщо говорити про підприємства, то вони подають оперативні відомості виключно, якщо мають статус критично важливого. І ремарка досить таки важлива. ФОП не передають оперативні відомості до пенсійного фонду.

У який строк передаються відомості до Пенсійного фонду? Строк досить жорсткий, не пізніше, ніж протягом наступного дня після прийняття, переведення, звільнення і так далі. Тобто дається досить малий відрізок часу, невеликий строк для того, щоб ми оперативно проінформували, що у нас відбувся рух кадрів по цьому працівнику.

Іноді бувають випадки, як, наприклад, у грудні через там збій в системі Пенсійного фонду, вони дозволили подавати оперативні відомості протягом всього грудня без дотримання цих строків. І були ще такі моменти перехідні, коли вони дійсно дозволяли це робити, але це виключення правило не пізніше, ніж протягом наступного дня після відповідної події.

Що мається на увазі? У нас є роз'яснення Пенсійного фонду з цього приводу. І я так само можу прокоментувати його. Дивіться, на підприємстві видано наказ від 14 серпня 24-го року про переведення працівника на іншу посаду з 20 серпня 24 року. І ключове тут, що дивіться, Пенсійний фонд, це повністю його слова, не мої, він прив'язується до дати, коли здійснилося переведення. Не до дати видачі наказу. Ті відповідальні за ведення військового обліку зрозуміють, що я кажу. Бачите, вони прив'язуються до відповідної події. Переведення 20-го, значить оперативні відомості, коли потрібно подати не пізніше 21 серпня 24-го року.

Роз'яснення стареньке, тим не менш, підхід застосовується і зараз. Показую вже мої кейси. Працівник звільняється, наприклад, 23 січня 26-го року. Це п'ятниця. В який строк подати відомості до порталу Пенсійного фонду? Відштовхуватися від робочих чи календарних днів? У нас немає уточнень, яких днів відштовхуватись. Тому говоримо про календарні дні.

Коли ми можемо ці відомості подати? 23-го або 24-го, якщо це субота. Тут по суботі ви маєте розуміти, що це виконання посадових обов'язків. Як правило, у вихідний для працівника день тут можуть бути питання, але сама можливість вона присутня. Тому навіть якщо там в п'ятницю звільняєте, то в п'ятницю можете подати. Не змогли це зробити, можете подати ще в суботу. Ну, від по іншим дням, де немає вихідних днів, то ви зрозуміли. Якщо це в середу було переведення, то не пізніше четверга подаємо про це переведення. Ось такі нюанси у нас з вами власне є.

Далі, щодо яких працівників подаються ці оперативні відомості. Не залежності від того, про кого йдеться. Якщо йдеться про критично важливе підприємство, то вважаємо, що потрібно подавати по всім працівникам в незалежності від того, військовозобов'язаний він чи ні, призовник чи ні. В незалежності від того, йдеться про основне місце роботи, сумісництво, повний неповний робочий час, строковий, безстроковий трудовий договір, все це не впливає на обов'язок передачі оперативних відомостей до Пенсійного фонду.

Про які самі відомості ми інформуємо? Прийняття, переміщення, переведення постійне, звільнення, поновлення на роботі, призупинення або відновлення дії трудового договору. Я хочу звернути увагу, що це вичерпний перелік подій, про які ми оперативно маємо надати відомості до Пенсійного фонду. І якщо у вас є питання: "Чи подавати ось таку ситуацію?" Дивитеся по нормі, чи передбачена, ця ситуація, ні, то не подаєте.

Тому ось найбільш запитувані питання, такі: оформлені відпустки до трьох років не подаємо. Відпустка без збереження зарплати не подаємо. Мобілізація, демобілізація, тимчасове переведення, суміщення. Виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника. Про це ми не інформуємо Пенсійний фонд оперативно. А чому? Тому що це не передбачено постановою 1332.

Далі це вже яким чином передавати? Заходимо як страхувальник. Відповідно обираємо повідомлення про зміни в трудових відносинах. Подання відомості по особі. Найчастіше використовують саме це. Відкривається таке віконечко, де ви заповнюєте інформацію про свого працівника і далі натискаєте, додати запис.

Після цього у нас відкривається наступне вікно, така картка і ми її заповнюємо. Я думаю, що ви зрозумієте, про що йдеться. Тип події там період за період роботи за основним місцем роботи чи за сумісництвом. Атрибут події – це буде наше якраз призначення, переведення, переміщення, поновлення, відновлення, призупинення дії трудового договору. Дата самої події, текст запису, які ми власне беремо або з наказу, або з трудової книжки, як ми заносимо. Тип документу, наказ, документ, підстава, наказ і номер цього наказу і дата цього наказу. 

Що стосується Порядковий номер місця трудових відносин? Такий загадковий наш реквізит, який багато хто намагається розгледіти, але тут хочу відзначити, що рахується не кількість записів, рахується кількість, як правило, роботодавців. Якщо у мене було там робота на підприємстві А, потім на підприємстві Б, а потім на підприємстві В, я підприємство В, то відповідно в мене буде стояти порядковий номер місця трудових відносин три, тому що три роботодавці. Я третій роботодавець.

Незважаючи на те, що там, мінімум мало бути там п'ять записів. У підприємства А прийняття звільнення, у підприємства Б прийняття звільнення і у моєму підприємстві прийняття. Да, все одно я проставлю три, бо я підприємства В і я третій роботодавець по відношенню до цього працівника.

Якщо не знаєте, що ставити, ставте одиничку. Пенсійний фонд нормально до цього відноситься. Тим паче, що визначити цей порядковий номер місця трудових відносин досить і досить важко. Паперова нам надає всієї картинки. Електронна трудова також не надасть, бо якщо скани не завантажені, то що ж ми будемо рахувати? Тому можете представляти сміливу одиничку. Пенсійний фонд це приймає і спокійно реагує на це.

При передачі оперативних відомостей сканкопії наказу, на підставі якого вноситься запис на порталі пенсійного фонду, не завантажується і не подається.

Далі, що нам потрібно з вами зробити – це підписати та відправити до Пенсійного фонду. І процедура завершилась.

Інший спосіб – це завантаження вже відомостей з архіву. Це формується один файл в форматі XML, як правило, і завантажиться по кільком працівникам. Його можна подати. Тут уже у нас буде завантажити архів. Ми не розписуємо так, як у мене було на попередніх прикладах, а завантажимо просто готовий файл, який раніше підготували, і підписуємо та відправляємо до Пенсійного фонду.

Отже, що ми з вами зрозуміли? Оперативні відомості, вони не наповнять електронну трудову книжку. Оперативні відомості обов'язково мають подавати підприємства, які мають статус критично важливих для цілей бронювання. Інформуємо про прийняття, звільнення, переведення, переміщення, уточню, що це має бути постійне. Також поновлення на роботі,  призупинення або відновлення дії трудового договору.

Колеги, на цьому цей модуль перший завершується, але нагадую, що на другому модулі це виключно такий практикум, який ви будете проходити з Ольгою Хільчук. І там ви будете розбиратися стосовно того, як працювати на порталі Пенсійного фонду, у тому числі як подавати сканкопію паперової трудової книжки.

Тож зичу вам успіхів. Залишились питання, задавайте в коментарях. І на до зустрічі на кадровій платформі №1.