Сканування трудової книжки – встигнути до 10.06.2026: дії роботодавця і працівників, статуси та робота на ПФУ

Текстове розшифрування відео

Вітаю у черговому курсі з автоматизації обліку. Веб-портал Пенсійного фонду як інструмент оцифрування паперової трудової діяльності. Говоримо, як іншим чином, працювати в цьому ресурсі та основні корисні лайфхаки, які можна використати для оцифрування трудової діяльності працівників.

 В першу чергу, постає питання, яке ми говоримо в першому уроці щодо того, а чи оцифрована трудова діяльність фізичної особи, до прикладу, новоприйнятого працівника, або ж того, який уже давно в нас працює. Це питання ставить перед собою кадровик, особливо той, який є новоприйнятим.

 І для цього ми використаємо інструменти веб-порталу Пенсійного фонду як фізичної особи, що є ідеальним в даному випадку, або саме кабінету роботодавця, що спрацьовує, але не у всіх випадках. В першу чергу, говорю про те, що кабінет фізичної особи є тим основним джерелом інформації, де містяться дані про оцифровану паперову трудову діяльність. І, зокрема, усі файли, які стосувалися такого оцифрування. Тому рухаємся до веб-порталу Пенсійного фонду саме фізичної особи, де ми будемо авторизуватися як фізична особа. Система за замовченням пропонує нам таку авторизацію.

Для цього можна використати один з будь-яких доступних варіантів входу. Кожен з них спрацює для того, щоб здійснити ось таку перевірку. Після авторизації ми з вами рухаємося до блоку Електронна трудова книжка, в якому у підблоці дані ЕТК і міститься інформація, яка нас цікавить в даному випадку, а саме оцифрування паперової трудової книжки. Для цього ми маємо два додаткових підблоки. Відцифрована ЕТК та скан копії трудової книжки.

 В другому підблоці ми знаходимо дані тих записів, які в свою чергу Пенсійний фонд опрацював із сканкопії паперової трудової книжки, яку до того було передано роботодавцем або фізичною особою самостійно. Тобто це, наприклад, в даному випадку 7 записів, які стосуються моєї трудової діяльності.

 Уже у блоці сканкопії трудової книжки ми знаходимо усі файли, додатково прикріплені до такого оцифрування, які слугували підтвердженням, тих документів, які стали основою оцифрування трудової діяльності. Тобто, що мається на увазі? Якщо у цих блоках у фізичної особи порожньо, це означає, що жоден із роботодавець або працівник самостійно не передавали свого часу паперової трудової книжки на оцифрування. Якщо ж ми говоримо за записи трудової книжки за даними СПОВ, то тут в будь-якому випадку, якщо особа мала уже трудовий стаж, буде міститися інформація, адже він цей блок наповнюється на підставі об'єднаної звітності, якщо говорити за поточний час, або на підставі реєстрів, які діяли у той період, коли був сформований відповідний запис. Якщо говорити за кабінет роботодавця, то коли він нам може стати корисним відносно цієї перевірки? Якщо ми новоприйнятий кадровик і не розуміємо, який стан оцифрування зараз на підприємстві, по кому були передані дані, по кому не були, уже саме з кабінету роботодавця ми можемо перевірити таку передачу інформації. Тобто, якщо вона здійснювалася в межах цього роботодавця, то така інформація буде відображатися на веб-порталі пенсійного фонду саме у кабінеті страхувальника або ж роботодавця. Якщо ж це здійснювало будь-яке попереднє місце роботи, будь-який попередній суб'єкт господарювання, в нас це відображено не буде. Тому ось ці сканкопії трудової книжки, або інших документів, які стосуються оцифрування, могли передавати різні роботодавці. Однак в кабінеті фізичної особи вони акумульованій усі, незалежно від того, хто їх передавав. Якщо ж дивитися через призму кабінету роботодавця, можливо, це потрібно було відслідкувати, наприклад, в трьох-чотирьох роботодавців, які здійснювали таке оцифрування.

Я ж рухаюся у кабінет роботодавця і у блоці відомості про трудові відносини ми маємо відфільтрувати саме по конкретній фізичній особі, якщо ми хочемо побачити саме таку інформацію. Отже, для цього нам достатньо внести її реєстраційний номер облікової картки платника податків і, звичайно, дату подання відомостей відфільтрувати, ну найкраще на сам початок, для прикладу 2021 рік, коли ми почали ось цю таку роботу з оцифрування. Натискаю пошук і ось ми маємо один запис, який стосується оцифрування, в якому маємо побачити інформацію щодо дати подачі відомостей, конкретно джерела, куди було подано таку інформацію, в даному випадку через портал. І якщо натиснути на стрілочку донизу, ми побачимо так само прикріплені ось ці файли, в якому статусі звернення на сьогодні.

Таким чином ми розуміємо, що по конкретному роботодавцю саме ось ці 2 документи були передані на оцифрування. Якщо я повернусь у кабінет саме фізичної особи, бачимо, це лише частина з тих документів, які стосуються оцифрування. Тобто кожен з роботодавців якусь частку інформації передав хтось по конкретних записах, хтось в цілому паперову трудову книжку.

 Тобто ми розуміємо, що стовідсотковою альтернативою кабінет роботодавця не стає кабінету фізичної особи щодо перевірки оцифрування паперової трудової книжки. Однак, якщо таку інформацію передавав конкретний роботодавець, то інформація буде співпадати відносно тої, яка буде міститися в кабінеті фізичної особи і в кабінеті страхувальника.

 Дякую!