Сканування трудової книжки – встигнути до 10.06.2026: дії роботодавця і працівників, статуси та робота на ПФУ

Текстове розшифрування відео

Передача скан-копії паперової трудової книжки саме через кабінет фізичної особи. Це ідеальний варіант в тому плані, що немає прив'язки до конкретного роботодавця, який повинен доскановувати певні документи, виправляти певні неточності, якщо вони будуть міститися у такій трудовій книжці. Однак він має ряд недоліків у плані того, що не кожна фізична особа розуміє, що потрібно робити на веб-порталі Пенсійного фонду.

Для того, щоб передати таку сканкопію паперової трудової книжки, все ж таки потрібно використовувати веб-версію. Заходити через браузер на веб-портал Пенсійного фонду. Адже як не пропагує Пенсійний фонд саме мобільний застосунок веб-порталу, скільки не пробували, він не працює. Передати сканкопію паперової трудової книжки на сьогодні ще не настільки можливо і зручно. Можливо, в певні конкретні години якогось дня можна туди провалитися і все ж таки зробити таке оцифрування. Однак на практиці це виглядає так, що не вкладаються ресурси саме в мобільний застосунок і не адаптується він для того, щоб фізичній особі було зручно зробити таке оцифрування. Припустимо, одразу з телефона нафотографувати таку трудову книжку, навіть можна безпосередньо через веб-застосунок цього застосунку і передати до Пенсійного фонду. Все націлено на те, щоб такі дії робив роботодавець. Для того, щоб був це кваліфікований спеціаліст, який розуміє, яким чином передавати паперову трудову книжку. Однак, якщо маєте з дозволу фізичної особи доступ до її кабінету або в парі з такою фізичною особою здійснюєте оцифрування, то цей урок саме про те, яким чином здійснити через кабінет фізичної особи.

В першу чергу авторизуємося. Заходимо, будь-яким з цих способів можемо зайти, однак ось цей перший недолік, який знову ж таки показує себе в оцьому варіанті оцифрування, що для того, щоб передати сканкопію трудової книжки до Пенсійного фонду, недостатньо просто авторизуватися, наприклад, через підпис «Дія». Потрібно буде використовувати файловий електронний цифровий підпис, який потрібно накладати на ось цей файл, який будемо передавати до Пенсійного фонду. Про це варто пам'ятати. Якщо фізична особа виявила бажання, що хоче передати паперову трудову книжку через свій кабінет фізичної особи, допомагаючи їй, націльте її на те, що має бути файловий електронний цифровий підпис, згенерований будь-яким безкоштовним способом, який на сьогодні доступний. Це, припустимо, може бути через Приват24 чи інші ресурси, доступні на сьогодні.

Рухаємося до блоку комунікацій з Пенсійним фондом України і знову ж таки відомості про трудові відносини. Є пам'ятка про те, яким чином підготувати таку скан-копію паперової трудової книжки. Це може бути або файл розміром до 1 МБ у форматі PDF, або IPG. Тут повинні розуміти, коли використовувати той чи інший варіант. Звичайно, PDF-файл набагато зручніше, тому що це один документ готуємо, він доступний в тих варіантах, коли паперова трудова книжка містить невелику кількість сторінок і ось такий файл розміром до 1 Мб не зменшить читабельність, розмитість не надасть таким сторінкам, адже повинні сканувати саме в кольоровому варіанті. Якщо ж сторінок багато, то тоді або декілька PDF-документів таким чином теж проходить, система приймає, або все ж таки кожну сторінку в IPG-файлі.

Щодо того, чи можна, наприклад, фотографувати, чи обов'язково треба сканер для того, щоб сканувати паперову трудову книжку. Можна фотографувати, але слідкуйте за тим, що кожен файл мав розмір до 1 Мб. Для цього використовуємо, щоб стиснути файли, додаткові безкоштовні ресурси в інтернеті, які дозволяють і об'єднувати файли в один документ і конвертувати в інший формат. Доступні два формати, нагадаю, PDF та IPG.

Відомості про трудову діяльність робітника. Блок загальні дані, зрозуміло ж таки, заповнено, тому що зайшли в кабінет конкретної фізичної особи. Тут не можна передати інформацію саме через цей блок по інших працівниках. Ставимо позначку, що даємо згоду на передачу та обробку персональних даних. Блок «Записи про трудову діяльність» оминаємо, адже зараз показуємо саме швидкий варіант передачі паперової трудової книжки. Він не зручний в тому плані, передбачає більш довший період розгляду цього звернення працівниками Пенсійного фонду, адже на плечі цих спеціалістів лягає оцифрування таких записів. Однак він швидкий для нашої сторони, для сторони роботодавця або застрахованої особи.

Натискаємо «Додати файл», рухаємося донизу, обираємо «Трудова книжка» або «Документи про стаж». Обираємо за місцем збереження такого файлу, він в папці завантажений для прикладу, відкриваємо. Система показує усю сканкопію такої трудової книжки. Натискаємо «Продовжити» обов'язково знизу. Є 2 варіанти роботи. Або зберегти чернетку, або підписати та відправити до Пенсійного фонду. Перевіримо, чи на сьогодні працює ця чернетка, тому що свого часу вона не працювала ця кнопка. Натиснули «Зберегти чернетку». Якщо рухаємося знову ж таки у блок Відомості про трудові відносини продовжити. Система пропонує, що можемо продовжити роботу із чернеткою. Переходимо до чернетки. Тут важливо. Самого прикріпленого файлу в чернетці немає. Тобто вся робота, яку робили, однак не збережена. Розуміємо, що чернетка не в такому стані, в якому залишили пару секунд тому. Вона змінена, тобто файлу немає. Не достатньо просто натиснути кнопку «Підписати та відправити», адже відправиться порожній запит, порожнє звернення до Пенсійного фонду.

Знову ж таки, трудова книжка, прикріплюємо її, ще раз прогортуємо, кнопка «Продовжити» і «Підписати та відправити до Пенсійного фонду». Зверніть увагу, що система показує, що мною вже подано таке звернення з типом скан-копії, який наразі перебуває в опрацюванні в пенсійному фонду. Рекомендується дочекатися опрацювання попереднього звернення та за необхідності створити нове. Якщо бажаємо продовжити, то розуміємо, що надсилаємо інше звернення у блоці оцифрування паперової трудової діяльності або певний конкретний наказ, певний конкретний документ, натискаємо Так. Якщо ж в даному випадку це може бути дублювання інформації, забулися, що відправляли її попередньо, використовуємо кнопку Ні. Натискаємо кнопку Так. Існує інше звернення по застрахованій особі, яке попередньо необхідно виконати. Система розуміє, що або конкретний роботодавець по фізичній особі відправив звернення на оцифрування паперової трудової книжки. Раніше такого блоку не стояло. На сьогодні, звичайно, це зручно, тому що не буде дублювання інформації, наприклад, через кабінет фізичної особи, через кабінет роботодавця. Тим самим Пенсійний фонд обмежує до себе потрапляння інформації, ніби закидування однаковими зверненнями.

Якщо ж таке звернення щойно не було підправлене по кабінету роботодавця, від імені роботодавця, вибило б вікно для того, щоб накласти електронний цифровий підпис і інформацію про те, що таке звернення успішно надіслане. Де потім можемо відслідкувати такий стан розгляду такого звернення, як фізична особа. Для цього рухаємося у блок Мої звернення і, наприклад, відфільтровуємо. Робимо 21 рік, пошук. І ось бачимо, що міститься заява про оцифрування паперової трудової книжки. Відправив дані роботодавець, не ми щойно, але заява відобразилася як в кабінеті роботодавця, так і в кабінеті фізичної особи. На це варто звернути увагу. Якби відправляли просто як фізична особа, не було зв'язку з роботодавцем, мали б ідентичний зараз запис у цьому блоці мої звернення, яке перебуває в роботі і стосується сканкопії паперової трудової книжки.

Після того, як така інформація буде опрацьована, матимемо ось статус «Виконано». Натиснувши на стрілочку донизу, подивимося. Тут довідка про страховий стаж. Потрібно відфільтрувати саме по сканкопії трудової книжки. Сканування саме по темі. Дуже добре. Рухаємося донизу. Треба сканкопія трудової книжки, пошук. З 2021 року перевіряю. Немає. Хоча тема саме скан-копія паперової трудової книжки. Знімемо фільтр, пошук. Бачимо сканкопія трудової книжки. Якщо говорити за типом звернення, розуміємо, що система не фільтрує, тому що були тут інші звернення такого характеру.

Рухаємося донизу для того, сканкопія паперової трудової книжки і виконано. Тобто в кабінеті фізичної особи вже відслідкуємо стан такого звернення, який поданий може бути як роботодавцем, так і нами, як фізичною особою, ось саме через блок «Мої звернення».