Сканування трудової книжки – встигнути до 10.06.2026: дії роботодавця і працівників, статуси та робота на ПФУ

Текстове розшифрування відео

Оцифрування паперової трудової книжки можливо більш складним варіантом, більш громіздким по часу, однак більш ефективним в плані часу опрацювання спеціалістами Пенсійного фонду. Значну частку роботи в частині оцифрування записів паперової трудової книжки буде виконувати спеціаліст, кадровик, який сидить по цю сторону екрану від роботодавця або ж сама фізична особа, а вже не спеціаліст Пенсійного фонду, який буде лише перевіряти такі записи.

Для цього рухаємося до вже відомого розділу Відомості про трудові відносини робітника/Трудова книжка. Продовжити. Ідентифікуємо фізичну особу, яка перебуває з нами в трудових відносинах і по якій будемо створювати, оцифровувати, відтворювати такі записи про трудову діяльність. У цьому нам стане в допомозі блок записи про трудову діяльність. Використовуємо кнопку Додати запис. Відкривається додаткове вікно, в якому ми повинні зазначити інформацію в тих блоках, де є зірочка червоного кольору, які обов'язкові до заповнення.

Паралельно нам необхідно мати відскановану паперову трудову книжку для того, щоб візуально бачити, які записи ми будемо оцифровувати. Покажу на прикладі двох записів, відтворюю їх в електронному вигляді на веб-порталі Пенсійного фонду. Розпочну з конкретного працевлаштування. Ось запис номер шість: прийнята на посаду викладача кафедри економіки підприємства економічного факультету. Є дата запису, є номер запису.

Найперший реквізит це порядковий номер місця трудових відносин. Вертаюся до трудової книжки і дивлюся, скільки місць роботи було до того, як буду починати оцифровувати ось цей запис. Для прикладу, був центр зайнятості, це один, далі був банк, це два, і далі був університет, тобто три. По університету є декілька записів. Прийнята на посаду викладача. Далі перейменована кафедра, звільнена. Три записи, які стосуються університету. Усі вони будуть іти під порядковим номером три. Усі записи, які стосуються цього конкретного роботодавця, в даному випадку університет, будуть фіксуватися з номером три, тому що це третій суб'єкт господарювання, до якого була відношення в плані працевлаштування. Зазначаю тут трійку.

Обов'язкове поле назва суб'єкту господарювання, з яким є трудові відносини. Найчастіше зазначаємо саме того роботодавця, в чийому електронному кабінеті здійснюємо таке оцифрування. Місць роботи може бути декілька, наприклад, зовнішнє сумісництво, основне місце роботи. Тут можемо зазначити як сумісництво, так і основне місце роботи. Зазначаю поточне, в якому працюю зараз для того, щоб оцифрувати ці записи. Зазначаю найменування такої фірми. Код ЄДРПО необов'язкове поле. Дані підприємства, якою внесено запис в паперову трудову книжку. Тут теж необов'язкові поля. Зазначається, наприклад, Тернопільський національний економічний університет. Можу зазначити, але звертаю увагу, що це не обов'язковий реквізит. Зірочка тут не стоїть. Без цих двох полів оцифрування система нас далі не пропустить.

Тип події: період роботи за основним місцем роботи. Атрибут події призначено. Дата призначення. Дивимося 1.09.2009. 01.09.2009. Текст запису. Пишемо прийнята на посаду викладача. Дублюємо запис, який зазначений в паперовій трудовій книжці. Тут не рекомендовано щось додаткове дописувати. Зазначаємо все слово в слово. Тип документу. Дивимося, що тут. Наказ від 31.08.2009. Отже, наказ. Дату зазначу 31.08.2009 і номер наказу 330-К. Зберегти. Якщо помилки, відсутність, система нам зберігає такий запис.

Немає додаткової кнопки, щоб скопіювати попередній запис. Припустимо, в нас буде звільнення, яке стосується цього роботодавця, і вдалося б перенести більшу частину інформації. Однак немає такого поля на сьогодні. Думаю, що воно і не з'явиться найближчим часом, тому що вся методика додаткова до опрацювання, яке мало би бути, напевне, вже напрацьована і технічний відділ ПФУ в цьому напрямку зараз не дивиться і не розвивається.

Далі маємо зробити подію щодо того, що кафедру перейменовано. Оцифрую зразу звільнення. Натискаю Додати запис. Знову ж таки, порядковий номер буде три. Зазначаю поточного роботодавця, під яким оцифровую ці записи. Далі напишу скорочено КНЕУ. Тип події. Період за основним місцем роботи в нас буде звільнено. Дата події. Коли натиснула звільнена, з'явилось додаткове поле причина звільнення. Дата 31.08.2014. Далі текст запису. Звільнена за пунктом у зв'язку з переведенням у відділ освіти. Пишемо причина звільнення. Пункт 5 стаття 36 Кодексу законів. Далі пишемо запис. Звільнена у зв'язку з переведенням у державну адміністрацію. Тип документу наказ від 29.08.2014 номер 239, зберегти.

Сформували два записи, які стосуються одного місця роботи відносно призначення і звільнення. Якби оцифровували усю трудову книжку в 12 записів, то екран складався б із 12 рядків. Не забуваємо, що хоча створюємо ці записи, нам додатково потрібно прикріплювати сканкопію паперової трудової книжки. Для цього використовуємо кнопку Додати файли, рухаємося донизу, трудова книжка або документи про стаж і прикріплюємо трудову, з якою щойно працювали, яку відкривали на екрані і з якою дублювали, переносили записи на веб-портал Пенсійного фонду.

Рухаємося донизу для того, щоб натиснути кнопку продовжити. Знову ж таки натискаємо кнопку підписати та відправити до Пенсійного фонду. У подальшому у розділі блоку Головна відомості про трудові відносини відслідковуємо стан розгляду такого оцифрування.

Звичайно, розуміємо, що по часі це набагато довше. Потрібно скрупульозно кожен запис відтворити. Звичайно, це незручно із сканкопії робити. Краще це брати перед собою паперову трудову книжку і ці записи вносити. Звертаю увагу, що це все треба зробити в межах однієї сесії. Не можемо підготувати чернетку і відкласти, наприклад, до завтра або сьогодні на пізніше, тому що інколи сесії вилітають. Активні користувачі веб-порталу це підтвердять. Не завжди стабільно працює веб-портал, тому якщо потрібно оцифровувати велику кількість записів, це може стати перешкодою. Це обмеження часом в роботі на веб-порталі і саме ці технічні збої.

Ще хочу звернути увагу, що якщо не вдається зайти на веб-портал Пенсійного фонду, часто це може бути зумовлено вашим інтернет-провайдером. Пробуйте заходити або в іншому браузері, або якщо є віддалений доступ до ваших серверів, на яких працюєте за вашим місцем роботи, пробуйте це з іншого сервера заходьте, щоб була інша IP-адреса. Часто це допомагає.