Сканування трудової книжки – встигнути до 10.06.2026: дії роботодавця і працівників, статуси та робота на ПФУ

Текстове розшифрування відео

В черговому уроці говоримо про те, яким чином передати оперативні відомості про рух кадрів через веб-портал Пенсійного фонду. Ту функцію, яку повинні дотримувати підприємства, які мають критичний статус, особливо на неї мають звернути увагу і виконувати. І тут особливість перша, що обмежений час, протягом якого можемо подати таку інформацію. Визначається він двома календарними днями від моменту настання тої чи іншої події. Відповідно, не дарма називається ця функція оперативні відомості. Повинні оперативно реагувати та повідомляти про рух трудових кадрів.

На веб-порталі Пенсійного фонду у блоці комунікації з Пенсійним фондом України рухаємося до підблоку відомості про трудові відносини оперативне подання інформації. Слід зазначити, що додаткового готування сканкопій документів чи іншої попередньої підготовки не потрібно. Лише потрібна інформація з кадрового документу, розпорядження, наказ, залежно від того, який тип документів на підприємстві використовується, щоб узяти усі необхідні реквізити та дані з цього документу та перенести у відповідне вікно на веб-порталі Пенсійного фонду.

У додаткове вікно, яке відкрилося, обираємо блок повідомлення про зміни в трудових відносинах, подати відомості по особі. Є одна альтернатива повідомлення про зміни в трудових відносинах завантажити відомості з архіву. Вона не популярна, вона непрактична. І, наприклад, якщо зміни стосуються двох-трьох працівників, а то і більше одночасно протягом цього дводенного періоду, це не означає, що саме цим шляхом можемо рухатися через архів, що це пришвидшить роботу.

Більшою мірою цей блок сформований саме для тих компаній, в яких більш в автоматизованому режимі буде налаштовано таке передання інформації і внутрішні штатні програмісти або зовнішні напишуть певну послідовність дій, які за допомогою облікової кадрової, припустимо, програми і в зв'язку з веб-порталом Пенсійного фонду будуть формувати такий архів, який можна буде завантажити ось тут через цей підблок.

Відкриваємо цю функцію, рухаємося угору, де одразу скомбіновано і пошукові параметри, і подачу повідомлення. Саме так називається відповідна кнопка. Активуємо її. І якщо хто раніше вже подавав, оцифровував трудову діяльність, для нього це вікно знайоме.

В першу чергу потрібно встановити зв'язок підприємства з тим працівником новоприйнятим або звільненим, по якому буде таке оперативне інформування відбуватися. На початку вказуємо реєстраційний номер облікової картки платника податків. Далі зазначаємо прізвище, ім'я та по батькові. В тому випадку, якщо по батькові відсутнє в паспортних документах, ставимо ось тут позначку. Далі активуємо кнопку Додати запис. Система зрозуміла, по якому працівникові буде відбуватися інформування і пропускає нас далі для того, щоб подавали таку інформацію.

Певні реквізити зазначені уже автоматично, їх не потрібно дублювати і вказувати. Однак є певна частина комірок, які необхідно прописати дані. Розпочнемо з порядковий номер місця трудових відносин. І тут практика складається наступним чином. Хоча є розшифровка, яка перенеслася саме з блоку оцифрування трудових відносин, однак не слід плутати і думати, що ось цей запис про трудову діяльність, він замінить оцифрування.

Все ж таки це два паралельні процеси на веб-порталі Пенсійного фонду. Вони не заміняють один одного і ніяким чином оперативне подання інформації не слугуватиме тим записом в електронну трудову книжку, до якого вже на сьогодні хтось звик, хтось ще звикає. Це все ж таки лише блок оперативного подання інформації і пов'язаний із критичністю більшості підприємств.

Тому рекомендую взагалі не зациклюватись над ось цим реквізитом порядковий номер місця трудових відносин. Практика складається, що дехто пише, наприклад, для прийняття одиницю, для переведення, якщо має місце, двійку або трійку, а найчастіше прийняття один, звільнення два. Нічого не буде страшного, якщо і для прийняття, і для звільнення писатимемо одиницю або і нуль. Тобто тут головне, щоб цифру якусь певну зазначити, щоб система пропустила, адже це обов'язковий реквізит. Біля цього поля міститься червона зірочка.

Далі, тип події. Тут у нас випадаючий список, з якого вибираємо необхідне нам поле, а саме період роботи за основним місцем роботи, за сумісництвом, гіг-контракт, робота за договором ЦПХ. Чотири варіанти маємо в доступі. Наприклад, в даному випадку буде робота за основним місцем роботи.

Атрибут події. Тут теж випадаючий список. Призначено, переведено, переміщено, призупинено, відновлено, звільнено, поновлено. Обираю в даному випадку звільнено. Дата події 19.01. Текст запису. Вказуємо причину звільнення. Тип документу. Тут теж випадаючий список. Його можна і не активувати. Тоді доведеться вручну прописувати ось тут документ-підставу.

Номер документу підстави. В мене заготовка. Переношу такі дані. І дата документу підстави 19.01.26. Зверніть увагу, після цього натискаю зберегти і система зберігає таку інформацію.

Після того, як зберегли дані, можемо ще робити інші операції із ось цим записом. Можемо його редагувати або вилучити. Для прикладу, по одному працівникові це може бути декілька записів, там, припустимо, переведення, там, звільнення або прийняття одразу переведення. Тобто, якщо протягом цих днів відбуваються різні кадрові рухи, які передбачені цим випадаючим списком, можемо їх одразу тут всі зазначити.

Натиснувши стрілочку донизу, можемо активувати кнопку редагувати. І система нам знову відкриє ось той самий блок, про який вже говорили, з яким працювали. Хочу показати, якщо, наприклад, дата події більша двох днів, що система нам буде показувати. Можемо і випадаючий календар ось тут теж використовувати.

Припустимо, дата події 16- сьогодні 19-те. Пройшло вже більше двох календарних днів. Натискаю зберегти і ніби система зберігає. Однак пам'ятаємо, що можуть такий запис відхилити, адже пройшло більше двох днів. Так, переходжу назад, вертаю до необхідних реквізитів. 19-те, зберегти.

Після того залишається натиснути кнопку підписати та відправити. Зверніть увагу, на цьому кроці не можемо побачити, по якому працівникові відбувається така оперативна подача інформації. Лише ось у блоці вище бачимо, по кому робимо такий запис. Натискаю підписати та відправити до ПФУ. І ось уже запис відправлений. Система нас надсилає до блоку звернення.

Однак усі звернення щодо оперативних відомостей, вони знаходяться, знову ж таки в тому ж самому вікні. Не потрібно рухатись до іншого розділу. Просто натискаємо пошук. І ось бачимо вже буквально одразу виконано дата подання і зазначено протокол обробки даних і XML-файл.

Якщо відхилено, теж можемо в протоколі обробки даних, от відкривши його, загрузивши через блокнот, система зазначить, що дата події дев'ята не відповідає вимогам постанови не пізніше, ніж протягом дня після прийняття працівника на роботу, переміщення його, тобто день, коли який стосується конкретної події і наступний календарний день. Протягом цих двох днів можемо подавати таку оперативну інформацію.

Відповідно, якщо не дотримуватись цього періоду, матимемо ось таке повідомлення наступного змісту. Буквально от в січні нещодавно, відбувався такий тест по оперативній подачі інформації. Для того, щоб підтвердити, що на сьогодні все ж таки цих два дні ніхто не відміняв і система їх контролює.

Ну і відповідно, що те, що подали оперативну інформацію, підтвердженням буде протокол обробки даних. Його можемо видрукувати і буде видно по конкретному працівникові, що інформація була подана і витримали норми постанови Кабінету Міністрів України.