Кадрові помилки у документах: виправлення у трудовій, П-2, особовій справі, наказах, табелі

Додаткові матеріали

Презентація

Алгоритм для внесення запису до паперової ТК

Порядок внесення змін до титульного аркушу трудової

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю вас на п'ятому модулі паперова трудова книжка внесення змін. Для початку нагадаю, що у нас зараз облік трудової діяльності ведеться в електронній формі, тобто електронні трудові книжки. Проте і паперові книжки також можуть вестися. Якщо, наприклад, працівники були прийняті до 10 червня 2021 року, то трудові книжки таких працівників за основним місцем роботи зберігаються у роботодавця і роботодавець продовжує вносити записи до такої трудової книжки.

Якщо ж працівники були прийняті після 10 червня 21-го року, то у роботодавця вже немає обов'язку зберігати такі трудові книжки у себе. Вони зберігаються у працівників. Проте на вимогу працівників роботодавець зобов'язаний вносити записи до трудової книжки, до паперової трудової книжки. Відповідно, паперова трудова книжка і на сьогодні також може вестися. Тому всі правила, які регулюють правила введення трудової книжки, у нас передбачені інструкцією про порядок введення трудових книжок № 58.

Так само і правила внесення змін, тому що у нас можуть бути неправильно внесені ті чи інші відомості до трудової книжки. Тому, коли потрібно виправити такі помилки, ми також керуємося інструкцією № 58. Крім того, якщо у нас у працівників є паперові трудові книжки, то нам потрібно передати сканкопії таких паперових трудових книжок до Пенсійного фонду. Тому коли ми передаємо ці сканкопії, пенсійний фонд може в певних випадках не приймати такі сканкопії через те, що є помилки при заповненні трудових книжок. Тому так само потрібно ось ці помилки виправити.

І саме на п'ятому модулі ми і будемо розбирати, як же виправити усі ці такі помилки, які можуть бути. Ще раз підкреслю, що тут ми будемо керуватися інструкцією № 58. Можуть вноситися зміни, якщо у нас щось змінюється у працівника. Тобто не власне помилка, а, наприклад, у працівника змінилося прізвище. Наприклад, працівниця вийшла заміж, і змінила прізвище. І у тоді є підстави для внесення певних змін до трудової книжки.

Крім того, у нас можуть бути помилки, коли ми просто, коли заповнювали трудову книжку, десь зробили помилку. В будь-якому разі і там, і там ми маємо внести ось такі зміни за певними правилами, які передбачені інструкцією 58. Також звертайте увагу, що якщо вам потрібно виправити помилки або внести зміни до титульної сторінці трудової книжки, там де ми зазначаємо прізвище, ім'я, по батькові працівника, дату його народження, то тут ми керуємося пунктом 2.13 інструкції 58.

Якщо ж потрібно виправити певні помилки в записах всередині трудової книжки, то тут ми вже керуємося пунктом 2.6 і 2.10 інструкції 58. Що робити, якщо потрібно виправити там прізвище, ім'я, по батькові або дату народження вашого працівника в трудовій книжки, а саме на титульній сторінці трудової книжки.

Пункт 2.13 інструкції 58 нам каже: "Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові і дату народження виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів: паспорта, свідоцтво про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім'я та по батькові тощо із посиланням на номер і дату цих документів.

 

Яким чином ми можемо внести ось такі зміни? Тобто або якщо змінилося прізвище, наприклад, або ви там допустили помилку, або є помилка і її потрібно виправити. Знову ж пунктом 2.13 передбачено, що зазначені зміни вносяться на першій сторінці титульному аркіші трудової книжки. Однією рискою закреслюється, наприклад, колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дату народження і записуються нові дані із посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряються підписом керівника підприємства або печаткою відділу кадрів.

Ось це таке головне правило виправлення помилок або змін на титульній сторінці трудової книжки. Тобто ми акуратно закреслюємо неправильний запис або колишній, поруч або зверху, або рядом записуємо новий, правильний. І на внутрішній обкладинці трудової книжки зазначаємо документ, який був підставою для внесення таких змін.

Хто власне може вносити зміни? Тому що може бути ситуація, коли працівник працював у попереднього роботодавця, там змінив своє прізвище, наприклад, працівниці, але звільнився, але зміни не були внесені. То тут у нас зміни може внести навіть останній роботодавець. За повідомленням Держпраці, запис до трудової книжки працівника щодо зміни прізвища повинен зробити роботодавець, в період роботи якого він змінив своє прізвища. Ну, це за загальними правилами.

Але якщо ситуація із внесенням запису щодо зміни прізвища не може бути вирішена з об'єктивних причин, наприклад, роботодавець ліквідований або перебуває на непідконтрольній території тощо, вважаємо, що відповідні записи можуть бути внесені до трудової книжки працівника новим роботодавцем. Тобто, в принципі, в загальному випадку, якщо працівник працює у роботодавця, він змінив прізвище, то він має звернутися до роботодавця із відповідною заявою про зміну облікових даних.

Далі роботодавець дає наказ про зміну облікових даних і вносить там певні зміни до певних кадрових документів, зокрема і до паперової трудової книжки. Але ж ми всі розуміємо, що інколи може бути таке, що роботодавець цього не зробив, забув або, наприклад, була якась помилка, її не помітили і вже новий роботодавець може внести такі зміни. Або може бути інша ситуація. Наприклад, працівниця працювала у роботодавця, звільнилася там. Потім після звільнення, наприклад, вона змінила своє прізвище і працевлаштовується до іншого роботодавця.

І відповідно, коли вона приймається на роботу, в трудовій книжці в неї попереднє прізвище, а в паспорті вже нове. І, ну, в цій ситуації ми розуміємо, що у той роботодавець, який буде приймати її на роботу, він може внести ось ці зміни, виправлення до її паперової трудової книжки, тобто на тильному боці.

Також і Пенсійний фонд зазначав, що трудова книжка – це основний документ, що підтверджує стаж роботи людини до 1 січня 2004 року. Водночас прізвище, ім'я, по батькові людини, зазначені в трудовій книжці, мають відповідати прізвищу, ім'ю, по батькові за паспортом. У разі наявності розбіжності щодо написання ПІБ до трудової книжки вносяться зміни. Порядок внесення заповнення трудових книжок визначено інструкцією 58.

Таким чином, для правильного виправлення імені або там прізвища необхідно звернутися до роботодавця, з яким людина на сьогодні перебуває у трудових відносинах. Це от було роз'яснення, коли передають сканкопії паперових трудових книжок і є розбіжності в прізвищі, наприклад, ім'я, по батькові працівника із тими даними, які зазначені на титульній сторінці паперової книжки. Тобто і Пенсійний фонд так само зазначає, що прізвище має відповідати паспорту. Якщо є розбіжності, то зміни може внести той роботодавець, тобто останній роботодавець, з яким працівник перебуває на сьогодні у трудових відносинах.

 

Отже, давайте з вами розберемо декілька прикладів, яким чином ми маємо внести виправлення до такої паперової трудової книжки. Перший крок. Ми вносимо зміни на першій сторінці, тобто на титульному аркуші трудової книжки. Однією рискою закреслюємо, наприклад, колишнє прізвище або ім'я, по батькові, або це може бути і дата народження, якщо у вас там є помилка, а в рядку нижче або поруч вказуємо нові дані, тобто акуратно закреслюємо.

Далі крок другий. На внутрішньому боці обкладинки трудової книжки зазначаємо інформацію про документ, на підставі якого внесено запит. Це може бути будь-який документ, або свідоцтво, наприклад, про шлюб, або про розірвання, або це може бути і паспорт. Також зазначаємо номер і дату видачи такого документу, назву органу, який його видав і коли виданий.

Далі цю інформацію керівник підприємства або інша уповноважена на це особа завіряють своїм підписом та печаткою за наявності. Ось такий крок. І далі давайте я вам два приклади наведу, яким чином.

Перший приклад – це коли працівниця вийшла заміж і змінила своє прізвище. Ми на титульці акуратно закреслюємо колишнє прізвище і поруч прописуємо нове прізвище. Ось таким чином, щоб було чітко читалося і попереднє прізвище, і нове. Далі на внутрішньому боці ми пишемо прізвище Бутко, змінене на прізвище Кривко, і зазначаємо у зв'язку з чим? у зв'язку із укладенням шлюбу підстава свідоцтво про шлюб серія номер і видана таким-то відділом державної реєстрації актів цивільного стану від такого-то числа. Тобто ось цю інформацію зазначаємо (див. презентацію).

Далі нижче, наприклад, прописуємо посаду інспектор з кадрів, прізвище, ім'я, підпис цієї відповідальної особи, дату, коли ми внесли ось ці зміни. Усе це у нас буде на внутрішньому боці. І далі проставляємо печатку.

Наступний приклад виправлення – це коли у нас на титульній сторінці була власне помилка. Тобто це не зміна прізвища, а помилка, тобто зробили помилку, її потрібно виправити. Ну, припустимо така ситуація. Є у вас працівниця Будко, але інспектор з кадрів, коли заповнював трудову книжку, титульний аркуш помилково написав замість Будко Буткова. І помилку помітили через певний час і потрібно виправити.

Так само ми акуратно закреслюємо попереднє, тобто неправильну інформацію Буткова. Поруч пишемо правильно прізвище Будко. І на внутрішньому боці обкладинки пишемо вже прізвище Буткова, змінено на прізвище Будко у зв'язку із виправленням помилки. Тобто в першому прикладі в нас була у зв'язку із за шлюбом, а тут ми просто виправляємо помилку, тобто зазначаємо і далі зазначаємо підставу.

Ну, в даному випадку це буде підставою паспорт такої працівниці, оскільки в паспорті зазначена правильна прізвище. Ну і далі так само, тобто зазначаємо паспорт, серія, номер, ким видано і коли. І нижче знову ж таки підпис інспектора з кадрів, посада, підпис, прізвище, ім'я і дата внесення змін.

Ще раз підкреслю, що внести ось ці зміни може навіть останній роботодавець. Ну, от також ситуація, що, наприклад, працівник розпочав свою діяльність ще у 94-му році і тільки зараз при аудиті трудової книжки, перед її скануванням побачила, що в трудовій книжки зазначено дівоче прізвище, тобто забули виправити, хто і як може внести зміни.

 

Отже, ще раз підкреслюю, що виправити ось ці зміни може навіть останній роботодавець, не той, який мав би внести ці зміни, коли було змінено прізвище, а останній роботодавець має право внести такі зміни. 

Дякую вам за увагу і побачимось на наступному уроці.