Кадрові помилки у документах: виправлення у трудовій, П-2, особовій справі, наказах, табелі

Додаткові матеріали

Презентація

Чи можна продовжувати російськомовний розділ трудової книжки 

Лист Держпраці від 10.02.2022 № 836/4/4.1-ЗВ-22 Щодо необхідності оформлення вкладиша

Вкладиш до трудової книжки або її дублікат: як оформити

Текстове розшифрування відео

Вітаю вас на уроці сім. У трудовій подальші записи про роботу внесені у російськомовній частині розділах про заохочення винагороди. Чи потрібно виправляти?

Для початку нагадаю, що всі правила введення, а також внесення змін уточнено до трудової книжки у нас регулюється інструкцією 58. Тобто можна поділити на дві частини. Це коли ми виправляємо на титульній сторінці і керуємося при цьому пунктом 2.13 інструкції 58 і всередині трудової книжки. Тут ми керуємося пунктом 2.6 і 2.10 інструкції 58. Правила виправлення помилок або внесення змін у цих випадках зовсім різні.

Якщо, наприклад, на титульній сторінці ми можемо закреслювати і на внутрішньому боці там прописувати підставу внесення змін до титульної сторінці, то якщо ми виправляємо помилки всередині трудової книжки, то тут ми маємо керуватися зовсім іншими правилами. По-перше, пунктом 2.6 у нас передбачено, що всі такі коригування всередині трудової книжки робить той роботодавець, який вніс ці неправильні помилкові записи. Крім того, у нас не допускається закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів у розділах відомості про роботу, відомості про нагородження, відомості про заходження.

Якщо у вас є якісь помилки в цих розділах, то зміни запису відомостей про роботу після зазначення відповідного порядкового номеру і дати внесення запису в графі 3 ми робимо такий запис: запис за номером таким-то недійсний. І далі зазначаємо, наприклад, правильне формулювання прийнятий за такою професією. Плюс в графі чотири ми зазначаємо номер і дату наказу роботодавця, запис з якого ми робимо до трудової книжки.

Тобто у нас, коли ми виправляємо помилки всередині трудової книжки, ми повинні дотримуватися певних правил. По-перше, ми не маємо робити певні підчистки або використовувати коректор. Ми не можемо ні в якому разі закреслювати неправильні, неточні записи всередині трудової книжки. Ніяких закреслень не допускається. Всі зміни ми робимо на підставі відповідних наказів. Виправлення робить тільки той роботодавець, який вніс такі записи.

Якщо підприємство ліквідовано, то такі коригуючи записи може внести або правонаступник, або вищестояща організація, або вже потрібно звертатися до архіву. Виправляючи ось цей запис, ми робимо в одному рядочку, в двох рядках з окремими порядковими номерами робити недопустимо, тобто все це має бути в одному рядочку.

Що робити, якщо ви внесли запис не в той розділ? Наприклад, у вас є розділ про відомості про роботу, а ви, наприклад, помилково внесли його до розділу про нагородження або в інший розділ. Що робити? Звісно, що ми маємо виправити, тому що у нас відомості про роботу, про прийняття, переведення звільнення ми маємо робити тільки у розділі відомості про роботу. У відомостях про нагородження ми фіксуємо тільки інформацію про нагородження державними нагородами України та відзнаками України. Пункт 2.2 інструкції 58.

В розділ про нагородження внести відомості про роботу працівника. Тобто це недопустима, це не передбачено інструкцією 58. Тому вам потрібно визнати такий запис помилковим в цьому розділі. І якщо, наприклад, ви внесли до цього розділу запису, тому що у вас закінчився розділ про роботу, ви тоді маєте оформити вкладиш до трудової книжки. Звісно, що якщо ви просто помилково внесли, то ви просто в цьому розділі, наприклад, відомості про нагородження ви вносите відповідний запис. Наприклад, ви помилково написали, що працівника перевели на посаду менеджера у розділі про нагородження. Ви тоді пишете, що запис за номером таким та недійсний, як внесений помилково до іншого розділу трудової книжки ось таким чином.

Чи можна продовжувати вносити записи про роботу, відомості про роботу до російськомовної частини, якщо у вас україномовна частина закінчилася? Ні, не можна, тому що у нас передбачено, що ми, в принципі, можемо заповнювати трудову книжку двома мовами, тобто українською плюс дублюємо на російській. Але якщо у вас, наприклад, закінчилася україномовна частина, то продовжувати писати відомості в російськомовні частини із, наприклад, з продовженою нумерацією, ми не можемо. Знову ж таки, інструкція 58 цього не передбачає.

Якщо у вас закінчився розділ про відомості про роботу саме україномовний, то ви тоді маєте оформити вкладиш. І якщо ви внесли вже записи до російськомовної частини, ви так само робите запис, що такий запис внесений до розділу помилково. Тобто запис за номером таким-то недійсний внесений помилково до цього розділу. Якщо у вас є така ситуація, то у вас закінчилися відомості в україномовній частині і ви маєте продовжувати вести всі ці записи вже у вкладиші до трудової книжки. Тобто вам потрібно оформити вкладиш.

У нас є певні правила щодо оформлення вкладиша. По-перше, ви маєте цей вкладиш вшити в трудову книжку. Далі ви його заповнюєте, тобто титульну сторінку вкладиша за звичайними правилами для трудової книжки, тобто в такому же порядку. Причому вкладиш без трудової книжки у нас недійсний. Тобто, якщо у вас є трудова книжка, є вкладиш, ви вкладиш саме вшиваєте. У вас не може бути окрема трудова і окрема вкладиш. Вкладиш має бути вшитий до трудової книжки.

І це ще не все. Якщо ви вшиваєте вкладиш до трудової книжки, у вас вкладиш має вже інший номер. Тому, наприклад, у вас трудова книжка з одним номером, а вкладиш з іншим номером. Ви вшили вкладиш до трудової книжки і на титульній сторінці вашої трудової книжки ви маєте проставити штамп виданий вкладиш і тут же зазначити серії та номера вкладиша. Якщо ви вшиваєте ще один вкладиш, то ви знову ставите штамп і знову зазначаєте серію і номери другого вкладиша.

Плюс, якщо у вас ще така трудова книжка ще зберігалася у роботодавці, тобто по працівникам, які були прийняті ще до 10 червня 2021 року, то ви вкладиші так само маєте реєструвати в книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Звісно, що якщо це працівник прийнятий після цієї дати, після 10 червня 2021 року і трудова книжка зберігається в нього, навіть якщо потрібно вшити вкладиш, то і працівник, наприклад, звертається до вас із вимогою внести певні записи, то ви вшиваєте вкладиш, але повертаєте трудову книжку із вкладишем такому працівнику на зберігання.

Але якщо ви вшиваєте вкладиш, то користуйтеся правилами, які передбачені інструкцією 58. Тобто обов'язково вшиваєте штамп видано вкладиш і зазначаєте серію і номер такого вкладиша. Також звертайте увагу, що ми маємо проставити саме штамп. Вручну вписати словами виданий вкладиш у нас це недопустимо, тому що інструкція 58 передбачає саме штамп, тобто не вручну, а штамп.

Припустимо, наша трудова книжка, яка була ще видана працівнику в березні 2001 року. Є у трудовій книжці номер, серія номер АВ458105, але ви вшили вкладиш і вкладиш у вас має вже зовсім інший номер, номер AD 125 855. Ви робите штампік видано вкладиш, зазначаєте реквізити, тобто серію номер вкладиша. І далі ви заповнюєте власне сам вкладиш до трудової книжки. Він має свою серію, свій номер, який ви повторили, записали на в трудовій книжці, а далі ви його заповнюєте в звичайному порядку. Знову ж таки, прізвище, ім'я, по батькові, дату народження працівника і дата заповнення вкладиша. Наприклад, вкладиш ви заповнили 20 лютого 2026 року. Далі підпис власника книжки працівниці і підпис відповідальної особи за видачу трудових книжок. Плюс, якщо ви використовуєте печатку, наприклад, виставляєте печатку на вкладиші трудової книжки.

Зверніть увагу, коли ви у вас є така ситуація, коли україномовна частина розділу запису про роботу у вас закінчилася, наприклад, вона у вас закінчилася під номером 27 порядковий, то у вкладиші ви продовжуєте нумерацію. Тобто не починаєте нумерацію з першого номера, а продовжуєте. Наприклад, якщо в трудовій книжці останній запис у вас був за номером 27, то в вкладиші наступний номер починатися 28. Тобто ви нумерацію продовжуєте, не оновлюєте, а продовжуєте.

Дякую за увагу. Побачимось на наступному уроці.