Щорічні відпустки та соцвідпустки на дітей: практика надання, оформлення і компенсації

Додаткові матеріали

Презентація

Зразок графіку відпусток (затвердження директором)

Зразок графіку відпусток (затвердження наказом)

Зразок наказу про затвердження графіку відпусток

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги. Це урок третій. Графік відпусток. Що таке графік відпусток? Це плановість використання відпусток нашими працівниками. Є спеціальний документ, він називається графіком відпусток. І він закріплений ст. 10 Закону про відпустки. Що про нього сказано? Черговість надання відпусток, тобто плановість, розподілити, коли саме наші працівники будуть йти протягом календарного року у щорічні відпустки для того, щоб у нас не було сюрпризом, коли вони всі пішли, наприклад, у червні, липні чи серпні і немає кому працювати. Наша діяльність підприємства чи ФОПа просто буде зупинена через це. Ну і для того, щоб була певна, як це сказати, атмосфера серед наших колег у колективі, краще все планувати і закріплювати у графіку відпусток.

Про графік відпусток сказано у ст. 10 Закону про відпустки і тут кожне слово є важливим, тому що насправді крім цієї норми немає більше нічого, що нам підсказало б, яким чином має бути розроблений та затверджений графік відпусток. Отже, черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються роботодавцем за погодженням з профспілкою, з профспілковим представником чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом, органом і доводиться до відома всіх працівників. Що ми з вами бачимо? Має бути графік відпусток. Його затверджує роботодавець і обов'язково він має бути погодженим. Якщо є профспілка – з профспілкою, профспілковий представник - з профспілковим представником. Якщо немає цих органів, все одно у вас є трудовий колектив і тоді це має погодити цей графік відпусток трудовий колектив. Тобто без погодження ми просто з вами не зможемо далі йти.

Крім того, ви з кожним працівником провели бесіду і визначили, коли саме він піде у щорічну відпустку, узгодили, коли він вважає, коли ви можете його відпустити у відпустку, зафіксували це, але все одно, коли ви перенесли ці дані, маєте ознайомити із графіком відпусток свого працівника. При складанні графіку ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку. У загальному випадку, тобто працівник може виразити, коли саме він хоче, ви узгоджуєте або не узгоджуєте цю дату, пропонуєте щось інше, компромісне. Якщо це статусний працівник, який має право на використання щорічної відпустки у зручний для нього час, то звісно, що ви опитуєте його і саме на цей місяць ставите надання щорічної відпустки.

Графік відпусток є обов'язковим для складання навіть під час дії воєнного стану. Є Закон №2136, який діє тільки під час воєнного стану і диктує певні умови, але він не чіпає графік відпусток. Тобто графік відпусток навіть під час дії воєнного стану має бути. Виключення складають тільки підприємства на територіях активних та можливих бойових дій, перелік яких затверджений у порядку, встановленому законодавством. Вони можуть або відмовитися від графіку відпусток, або взагалі його не складати, але це єдине виключення. У всіх інших  має бути графік відпусток.

Більш того, він має бути навіть у ФОП-роботодавця. Здавалося би, що ось ця підприємницька діяльність, вона має бути трошки спрощеною. І ніби, якщо я кадровик у ФОП-роботодавця, то, і графік відпусток, якщо 10 працівників, можливо і не потрібен, 10 найманих працівників, рахуючи зі мною, але тим не менше ви бачите, Держпраці і свого часу профільні міністерства, все одно прийшли до того, що графік відпусток має бути навіть у ФОП-роботодавця, якщо у нього є наймані працівники.

Наступне питання досить таки складне – це строк складання графіку відпусток. У ст. 10 Закону про відпустки про нього нічого не вказано. Коли саме складати графік відпусток. У нас є типові правила, затверджені ще Держкомпраці СРСР. Вони мені дуже не подобаються. Дуже застарілі. Їх застосування дуже під сумнівом. Проте багато фахівців і досі орієнтуються і тягнуться на них. Тому я маю про них сказати. У них зафіксовано, що графік відпусток має складатися до 5 січня відповідного року. Якщо це для 2025 року був графік відпусток до 5 січня 2025 року. Якщо це буде графік відпусток для 2026 року, то до 5 січня 2026 року.

Мені такі строки геть не подобаються. Чому? У нас з 1 січня працівники гіпотетично, 2026, наприклад, року вже можуть піти у щорічну відпустку. У мене є ще обов'язок з повідомлення їх за два тижні. Рахую і десь виходжу на дату – 18 грудня 2025 року. Я маю попередити цього працівника про те, що він піде у щорічну відпустку з 1 січня за графіком, якого ще немає. Тому, на мою думку, не треба тягнути, затягувати. Тобто, для 2025 року, там до 5 січня 2025 року, для 2026 року до 5 січня 2026 року. Ні, графік відпусток маємо з вами скласти, затвердити, погодити до настання відповідного року. Якщо це 2026 рік, оптимально до 18 грудня 2025 року. Якщо для 2025 року він був, наприклад, до 10 грудня 2024 року. Ну, і ось так, тобто перед плановим роком ми маємо з вами скласти, затвердити, погодити, все встигнути зробити з графіком відпусток.

Рекомендую на практиці не гратися з якимись числами, а, наприклад, прописати у ваших внутрішніх документах у тому самому положенні про відпустки, що графік відпусток складається щорічно на майбутній рік до 10 грудня відповідного року. І таким чином ви будете знати, коли саме складається графік відпусток. Нічого відлічувати вам додатково не потрібно буде.

Далі, що обов'язково має бути в графіку відпусток? Тут ми плануємо щорічні відпустки. Так говорить нам законодавство. Тож, ми прописуємо надання щорічної основної та додаткової відпустки. Чи можна там запланувати соціальну відпустку на дітей, чорнобильську, так звану додаткову відпустку, додаткову відпустку учасникам бойових дій? Так, можете, але це не є обов'язковим. Більш того, там є нюанси. І я за те, щоб у графіку відпусток були щорічні основна та додаткові відпустки. Що таке додаткові відпустки? За шкідливі, важкі умови праці, за особливий характер праці, тим самим держслужбовцям, органам місцевого самоврядування, якщо у вас такі є. Ми вже про них з вами говорили, ви вже обізнані в цій справі.

З чого ж розпочати складання нашого графіку відпусток? Тут є два варіанти. Перший варіант, керівники усіх відділів, наприклад, є там цех 1, цех 2, цех 3. У мене, наприклад, є відділ кадрів, бухгалтерія. Так ось, керівник кожного цеху 1, цеху 2, цеху 3, начальник відділу кадрів, головний бухгалтер опитують в рамках своїх, підрозділів, своїх працівників, коли вони бажають піти у щорічну відпустку. І потім подають ці відомості до відділу кадрів, бо мені потрібно їх звести в єдиний графік відпусток. Або якщо невеличке підприємство, або я працюю у ФОП-роботодавця, то тоді я, як інспектор з кадрів, як кадровик, можу опитати кожного і звести ці дані у графік відпусток. Тут як буде заведено у вашого роботодавця.

Опитування слід розпочати з працівників, які мають право на використання щорічної відпустки у зручний для них час. Ми вже про це з вами проговорювали.

Далі, які ще є правила? У графіку відпусток може бути прописаний плановий місяць надання щорічної відпустки або конкретні дати. Що я маю на увазі? Може стояти, наприклад, я вже узгодила, що щорічна відпустка буде надана працівнику з 1 лютого 2026 року по 24 лютого 2026 року. Тобто конкретні дати надання. Але найчастіше у графіку відпусток закладають місяць. Лютий, чи то березень, чи то червень. Обидва варіанти є вірними, але з точки зору практики краще закладати місяць, тому що в рамках місяця у працівника можуть змінюватися плани. Вносити зміни до графіків, коли доцільно, коли недоцільно. Тому краще закладати місяць.

Працівників сумісників також включаємо у графік відпусток. Тобто, наприклад, у мене працівник інспектор з кадрів і, наприклад, він ще сумісник на умовах неповного робочого часу, бухгалтер, то він у мене пройде двома рядками. Він буде у мене як інспектор з кадрів, я йому запланую, наприклад, у грудні і в цьому ж грудні 2026 він вирішив, що і за посадою бухгалтера піде у відпустку. Ну, для того, щоб вже відпочити на повну. Тому він буде проходити у мене двома рядками. Працівників-новачків також враховую у графік відпусток. Наприклад, пам'ятаєте з минулого уроку, що у мене працівник прийнятий з 1 жовтня 2025 року. Права на повнотривалу щорічну основну відпустку в нього, якщо він не статусний, коли виникає? З 1 квітня аж 2026 року. І у квітні, у травні я вже повинна його закладати у графіку відпусток на 2026 рік. Я не викидаю його. Він, звісно, може звільнитися. Ну тоді не піде у відпустку. Геть які будуть інші варіанти. Але якщо станом на грудень він у мене залишається, я складаю графік відпусток, то я уже узгоджую з ним період його щорічної відпустки в 2026 році. Можливо, це буде вже листопад 2026 року, жовтень 2026 року, але я його маю закласти в графік відпусток.

Далі те, що ми з вами проговорювали. Якщо був графік відпусток на 2025 рік і якісь працівники з певних причин, особистих, можливо це виробничі якісь обставини, але він не скористався. У графіку відпусток було закладено, що він повинен піти у серпні 2025 року у щорічну відпустку, але він не пішов. То я проводжу аудит свого графіку за 2025 рік. І оці дні я маю запланувати у графіку відпусток 2026 року і плюс ще за робочий рік, який настає, ще його якісь дні. Тобто дні, які були в графіку відпусток на 2025 рік, вони нікуди не діваються. Пам'ятаєте, у мене ці дні завжди накопичуються. До кінця 2025 року, якщо працівник їх не використає, я все одно їх планую у графіку відпусток 2026 року. Це теж також важливий нюанс.

Тепер власне процедура затвердження графіку відпусток. Перш за все складається зведений графік, проєкт графіку відпусток і підписується начальником відділу кадрів. Це те, що ми з вами говорили. Був у нас опитувальник, чи то керівниками структурних підрозділів, чи то мною, як інспектором з кадрів, чи начальником відділу кадрів. Але у мене надходила інформація, потім я все це звела в єдиний графік відпусток. Він може бути по відділах, якщо так зручно. Він може бути суцільний, якщо у вас немає відділів, але все одно складаємо один графік відпусток.

Далі погоджуємо графік відпусток з профспілкою, профспілковим представником, трудовим колективом і затверджує графік відпусток на практиці або керівник підприємства, тобто сам директор, або через свій наказ. Крім того, графік відпусток ми з вами повинні довести до відома кожного працівника. А що стосується того, яким саме чином затверджується графік відпусток, дивіться, Держпраці визнає і затвердження через затвердження директором, і затвердження через власне наказом. Тобто графік відпусток може бути затверджений або директором, або затвердженим наказом директора.

Офіційно затвердженої форми графіку відпусток не існує. Графік відпусток складається за ДСТУ 4163:2020. Рекомендаційна форма є у Збірнику, але тут йдеться саме про рекомендаційну форму. Якщо говорити про наказ, яким затверджується графік відпусток, то тут він не обов'язково має бути. Але якщо його видаєте, то нехай він буде не порожній. Він має бути про щось, про які доручення, чи то довести до відома працівників, чи то скласти сам проект графіку відпусток. Всі ці процедури погоджені. Тобто, я вам наводжу орієнтовний такий наказ (див. презентацію). Повний зразочок зможете завантажити у додатку до цього відео. Але знову ж таки підкреслюю, наказ про затвердження графіку відпусток не обов'язковий, але можливий, якщо вам це зручно. Але в залежності від цього буде відрізнятися гриф затвердження. Пам'ятаєте, ми вже з вами на першому модулі це проходили.

Тому якщо наказом директора затверджено, то буде гриф «затверджено наказом директора ТОВ «Млинок», дата і номер. Як правило, це наказ з адміністративно-господарських питань. Власне сам графік ви бачите (див. презентацію), як можна скласти за ДСТУ 4163:2020. Якщо у мене затверджує сам директор, гриф буде «затверджую» директор, підпис, ім'я, прізвище, великими літерами, дата затвердження. Вся інша частина нічим не відрізняється. Ще раз повторюся, що затвердженої форми графіка відпусток не існує. Є рекомендаційні так звані у Збірниках, але ви можете взяти за основу зі Збірника, розробити свою, головне, щоб вона була. Але відображаєте прізвище, ім'я, по батькові, обов'язково посаду, обов'язково вид: щорічна основна, щорічна додаткова і так далі. Обов'язково період надання відпустки прописуєте. Бачите, в моєму випадку це місяць, а може бути конкретні дати, наприклад, з 1 жовтня 2026 року по 14 жовтня, чи там по 24 жовтня 2026 року. Тривалість, яку запланували на той чи інший період, а ще робочий рік, за який надається. І пам'ятайте про ознайомлення працівника з графіком відпусток. Тут можуть проставлятися їхні підписи (див. презентацію).

Можемо також запланувати з вами, якщо у нас будуть перенесення відпустки або примітки щодо, наприклад, працівник Єфімов, він запланований у графіку відпусток, наш директор, але в жовтні він не зміг піти, піде тільки у листопаді. Ми з вами пропишемо в примітках, що фактично використано з такої-то по таку-то дату листопада. Зафіксуємо з вами його використання.

Тепер дивіться, пункт третій (див. презентацію). Двома рядками показано, чому посада одна і та ж, а бачите різні роки. Тобто накопичилися дні і ми домовилися, що спочатку в січні 2026 року за один робочий рік наша головна бухгалтерка використає 24 календарні дні щорічної відпустки, а за наступний також ще поки що не використаний робочий рік, вона у грудні 2026 року відгуляє їх. Далі хто склав оцей графік відпусток? Начальник відділу кадрів, значить, він свій підпис поставив. Якщо інспектор з кадрів, значить він. І грифи погодження.

Досить часто говорять, чи потрібно відображувати у графіку відпусток працівників у тривалих відпустках без збереження заробітної плати. Так, у нас має бути з ними зв'язок. Закладуємо у графік відпусток 2026, 2027 і так далі років. Що стосується мобілізованих. Якщо працівник зараз мобілізований станом на грудень 2025 року, я складаю графік відпусток на 2026 рік, то мобілізованих я туди не включаю, бо я не знаю, коли він вийде. Як правило, якщо він повертається, то надають поза графіком відпусток. Так само із відпустками до трьох років. Але якщо працівниця у відпустці до трьох років і я знаю, що вона виходить там, наприклад, у квітні, то я можу запланувати заздалегідь відпустку, наприклад, там у жовтні 2026 року. Але якщо вона, не відзначила, «може я у відпустку до шести ще піду», то тоді її не включаємо до графіку відпусток.

До графіку відпусток можуть вноситися зміни на підставі наказу. Видається наказ і, в принципі, вносяться зміни до графіку відпусток на підставі цього наказу. Всі додатки є, всі зразочки документів є у додатку до цього відео. Оцінюйте це відео, ставте запитання. Крокуємо далі.