Щорічні відпустки та соцвідпустки на дітей: практика надання, оформлення і компенсації

Додаткові матеріали

Презентація

Зразок заповнення Розділу V «Відпустки» Особової картки № П-2

Зразок заяви про надання щорічної основної відпустки

Зразок наказу про надання щорічної відпустки (форма П-3)

Зразок наказу про надання щорічної основної відпустки

Зразок повідомлення про початок щорічної основної відпустки

Кадрове оформлення щорічних відпусток: покроковий алгоритм

Приклади заповнення табеля обліку використання робочого часу

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги. У нас з вами надважливий урок четвертий – це оформлення щорічної відпустки. Ми будемо прямо проходитися по всіх етапах: від повідомлення, заяви, наказів, табелів і до форми П-2, якщо вона у вас ще застосовується.

Отже, з чого ми розпочнемо з вами? Розпочнемо з норми ст. 10 Закону про відпустки, де визначено, що конкретний період щорічних відпусток у межах, встановлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше як за два тижні до встановленого графіком терміну.

Що мається на увазі? У нас є графік відпусток. Ми проставили або конкретну дату, або місяць. Але в будь-якому випадку у роботодавця за Законом про відпустки виникає безумовний обов'язок надати письмове повідомлення працівнику про дату початку щорічної відпустки, яка закладена у графіку відпусток.

Причому багато хто знизує плечима або взагалі не знає про це повідомлення, але насправді воно прямо вписано у ст. 10 Закону про відпустки. Тут не йдеться про те, що може надаватися. В Законі чітко визначено: зобов'язаний письмово повідомити. Тобто йдеться саме про письмове повідомлення.

Тому я хочу прокоментувати роз'яснення Держпраці, що йдеться про окреме письмове повідомлення. Ані заява працівника, ані наказ про надання щорічної відпустки, з яким ознайомлюємо працівника, воно не може слугувати цим повідомленням. Тобто письмове повідомлення, має бути окреме про початок щорічної відпустки.

Тому на практиці і за законодавством є, в принципі, три схеми надання щорічної відпустки. Перша – це регламентована, коли в нас ведеться тільки повідомлення і наказ. І зверніть увагу, що заяви від працівника в цій схемі немає.

Пояснюю. Якщо у мене в графіку відпусток закладено конкретно, що у працівника починається щорічна відпустка, наприклад, з 1 березня 2026 року, то тоді я просто відлічую від 1 березня два тижні і отримую відповідно число, до якого маю надати письмове повідомлення працівникові про те, що з 1 березня 2026 року розпочинається щорічна основна відпустка такою-то тривалістю за такий-то робочий рік. І все, цього достатньо. Я виконала свою умову про повідомлення.

Конкретні дати є, тривалість у мене є, бо все це закладено у графіку відпусток, коли я не місяць проставляю, а конкретний період її початку з 1 березня 2026 або там з 15 травня 2026 або інші, геть інші дати. Просто я пішла по складанню графіка відпусток не місяцями, а з конкретної дати означила конкретну дату початку щорічної відпустки.

У повідомленні я це повідомила йому. Працівник прийняв це повідомлення. Як правило, це або у двох екземплярах, один екземпляр залишається працівникові, а інший забираю я, де він проставив своє «з повідомленням ознайомлений»,  дата, підпис, прізвище, ім'я. Я зберігаю у себе. Якщо це одне повідомлення, то я йому надала, він розписався «з повідомленням ознайомлений», я забрала собі. Тут вже який варіант напрацюєте. Можливо є варіант, що ви окремий журнал заведете ознайомлення з повідомленнями про початок щорічної відпустки. Звісно, це рідше трапляється такий випадок, але він має право бути.

Далі, після повідомлення я вже видаю наказ про надання щорічної відпустки. І на цьому все. На цьому в мене вже регламентована процедура оформлення відпустки закінчилася, якщо говорити про її документальне оформлення.

Але практика пішла іншим способом. Ми з вами бачили приклад графіку відпусток і бачили, що ми окреслюємо надання щорічної відпустки місяцями: грудень, червень, травень, березень. Тобто ми не вписуємо конкретний період. І це правильніше на практиці, ніж потім щось там виправляти.

І якщо в мене визначений місяць, наприклад, березень, тоді мені потрібно за два тижні до початку березня надати письмове повідомлення працівнику про те, щоб він визначився із датами початку щорічної відпустки. Яким чином він визначиться з цим? Тобто умови про письмове повідомлення все одно виконала, ст. 10 Закону про відпустки я не порушила. А потім він пише мені заяву. Ось бачите, де з'являється заява про надання щорічної відпустки. Він пише мені заяву, де в рамках березня він каже, що я піду у щорічну відпустку, наприклад, з 5 березня там по, не знаю, 24 березня, або, як правило, у заяві просто визначають: «Прошу надати щорічну відпустку з 5 березня тривалістю 24 календарні дні». І все. Я отримала цю заяву. Після цього, якщо у нас все добре, ми узгоджуємо саме цей період, а не там з 10 березня, якщо все добре, то видаємо наказ про надання щорічної відпустки.

І ще третій варіант може бути. Ми з вами обговорювали, що надання щорічних відпусток поза графіком відпусток – це цілком реальна історія. Так може бути. І Держпраці до цього лояльно відноситься, але це не масово. У мене є графік, працівники повинні ходити за графіком, але раптом у мене повернувся мобілізований працівник, тобто демобілізувався і повернувся на роботу. Або вийшла працівниця з відпустки до трьох років і одразу хоче взяти щорічну відпустку, то в такому випадку поза графіком можуть надаватися щорічні відпустки. Для цього потрібна заява від працівника і наказ про надання щорічної відпустки.

Таким чином може виглядати повідомлення (див. презентацію). Воно коротеньке про надання щорічної основної відпустки. Згідно з графіком відпусток на 2025 чи 2026 рік, у моєму випадку ще 2025 рік розглядається. Вам з 13 жовтня 2025 року буде надана щорічна основна відпустка тривалістю 14 календарних днів за робочий рік з 20 січня 2024 по 19 січня 2025 року. Це коли у мене вже окреслена конкретна дата початку 13 жовтня 2025 року.

Якщо в мене у графіку відпусток стоїть просто жовтень, то у повідомленні я прошу свого працівника надати свої пропозиції у заяві стосовно конкретного використання щорічної основної відпустки чи щорічної додаткової відпустки у рамках жовтня. Усі зразочки є у додатку до цього відео, тому не переживайте.

Якщо я говорю про те, що в мене був окреслений місяць, то у такому випадку працівник мені пише заяву: «Прошу надати щорічну основну відпустку тривалістю 14 календарних днів з 13 жовтня».

Що стосується строків видання наказу, у нас їх немає, але маємо з вами пам'ятати, що щорічні відпустки у нас оплачувані і причому так звані відпускні, вони мають виплачуватися до початку відпустки, якщо інше не передбачено законодавством, трудовим або колективним договором. Наприклад, у вас у трудовому або колективному договорі так і залишилося, що відпускні виплачуються за три дні до початку цієї щорічної відпустки, то це є випадок, передбачений трудовим або там колективним договором. І у такому випадку відпускні мають бути виплачені за три дні до початку щорічної відпустки. Або користуєтеся загальною нормою до початку щорічної відпустки.

У такому разі, якщо я надаю щорічну відпустку, наприклад, з 13 жовтня, то відповідно десь у 10-х числах, там 10 або 9 навіть жовтня мені вже потрібно видати цей наказ, бо він ще має пройти опрацювання бухгалтерії, мають розрахуватися відпускні, бути нараховані відпускні. Тому зважайте на цей факт. Ви обов'язково повинні бути у зв'язку з вашою бухгалтерією, бо це надання щорічної відпустки. Від наказу ми відштовхуємося для того, щоб були прораховані відпускні. Тому день в день видавати наказ не бажано. Крім того, ще з наказом потрібно ознайомити працівника.

Що стосується «тіла» наказу, тут я вже прописую, кому надається, посаду, щорічна основна відпустка, вид її, за який робочий рік обов'язково прописую. Якщо два робочі роки, за два робочі роки і прописую. Якою тривалістю, дату початку і закінчення обов'язково вказую. Тут вже моя прерогатива прорахувати дату початку і дату її закінчення. Підставою може бути просто графік відпусток, може бути повідомлення, можна сюди вписати заяву. Це як заведено на вашому підприємстві. Чітких норм з цього приводу у нас немає.

Що стосується подальших дій, це ми оформили, бухгалтерія розрахувала відпускні, все добре, але ж мій працівник пішов у відпустку і я маю це табелювати, якщо, звісно, табельник і інспектор з кадрів в одному обличчі? У цьому випадку у мене для щорічної основної відпустки є спеціальне позначення В. До речі, ми з вами це проходили на попередньому модулі. Ці позначки ви можете повернутися і побачити їх.

Так ось, на моєму прикладі відпустка розпочалася з 13 жовтня. Спочатку я табелювала робочі дні, а з 13 жовтня в мене пішла щорічна основна відпустка. Позначаю її вісімкою, літерним кодом В (див. презентацію).

Якщо ми говоримо про вихідні, бачите у презентації, це у мене буде 18 і 19 жовтня, і на них приходиться щорічна відпустка. Ви пам'ятаєте, що щорічна відпустка надається у календарних днях, тому я тут також прописую, позначаю їх у табелі як щорічну основну відпустку, але вісімки вже не проставляю, тому що це вже не є робочими, умовними робочими днями. Тобто вісімки я тут не проставляю, я позначаю їх, ці вихідні дні, як щорічну основну відпустку.

А наступне дуже важливий нюанс. Це прямо вписано в Законі про відпустки. Роботодавець зобов'язаний вести облік відпусток, що надаються працівникам. Це законодавча норма. І до недавнього часу найбільш популярним способом обліку відпусток була особова картка П-2. В неї спеціальний розділ відпустки, де я відображаю всі відпустки, які надаю працівникам.

Мінекономіки і Держпраці нещодавно змінили свою позицію. Говорять, що П-2 не обов'язково. Роботодавець самостійно вирішує вести її чи ні. Якщо ви потрапили на підприємства або до ФОП-роботодавця, де особові картки П-2 більше не ведуться, ви маєте забезпечити в будь-якому іншому документі облік відпусток. Чому? Тому що це закріплено на законодавчому рівні. І як на мене, навіть якщо ви відмовилися від П-2, все одно застосовуйте ось таку форму. Вона досить таки зручна для того, щоб накопичувати відомості про надання, у тому числі щорічних відпусток.

Що я хочу тут відзначити? Дивіться, у мене щорічна основна відпустка спочатку була 14 днів, а потім по 5 днів. І зверніть увагу, що надавалася вона за один і той же робочий рік (див. презентацію). Я повинна слідкувати, поки у мене всі ці робочі роки просто не схлопнуться. Поки у працівника є 24 дні і  він використовує за 2024-2025 роки. Спочатку 14, потім 5, а потім уже у мене буде за 2025-2026 робочі роки, бо у нас є хронологія надання щорічних відпусток. І розпочинаємо ми від самого першого року, наприклад, 2024-2025 використав. Тільки після цього надаємо 2025-2026. Після цього 2026-2027, а якщо у нього були, наприклад, за робочий рік 2023-2024, то спочатку йде 2023-2024 робочий рік використання, потім за 2024-2025. Ніколи я не плутаю, все в хронологічному порядку від першого і далі, далі, далі рухаюся, поки він використовує дні щорічної відпустки за відповідний робочий рік. Крім того, проставляю періоди. Де мені взяти період початку і закінчення щорічної відпустки?  У наказі про надання щорічної відпустки. І підставу прописую: наказ, номер наказу і від якої він дати. Для того, що якщо б мені потрібно щось повернутися до цього наказу, я одразу зможу його знайти.

Колеги, по цьому уроку я ставлю крапку. Зрозуміли, що повідомлення про початок щорічної відпустки, воно регламентоване, має бути. Заява у вас буде у тих випадках, коли у графіку відпусток відзначений тільки місяць надання щорічної відпустки. Наказ про надання щорічної відпустки буде завжди і обов'язково. Крім того, не забувайте заповнювати табель обліку використання робочого часу. Ну і особову картку П-2 або її аналог, бо облік відпусток у нас має вестися і це закріплено ст. 10 Закону про відпустки.

Усі зразки завантажуйте, формуйте бібліотеку документів, тому що оформлення щорічних відпусток – це ваш обов'язок. Ставте оцінки, коментуйте. Крокуємо далі!