Щорічні відпустки та соцвідпустки на дітей: практика надання, оформлення і компенсації

Додаткові матеріали

Презентація

Довідник. Випадки перенесення/подовження щорічної відпустки

Зразок доповідної записки щодо необхідності відкликання працівника з відпустки

Зразок запису в особову картку П2 в розділ V про внесення інформації про відкликання з відпустки

Зразок заповнення розділу V «Відпустки» Особової картки № П-2 (у разі продовження, перенесення)

Зразок заяви про перенесення щорічної відпустки

Зразок заяви про продовження щорічної відпустки

Зразок згоди на відкликання зі щорічної відпустки

Зразок наказу про відкликання зі щорічної додаткової відпустки

Зразок наказу про перенесення щорічної основної відпустки через тимчасову непрацездатність

Зразок наказу про продовження щорічної основної відпустки через тимчасову непрацездатність

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги. Урок дев'ятий. Продовження, перенесення щорічної відпустки, відкликання з неї. Поговоримо про випадки та оформлення. Що я хочу відзначити? Перш за все про те, що перенести, продовжити, відкликати працівника зі щорічної відпустки без поважних на то причин, без тих причин, які вписані у Законі про відпустки, ми не маємо права. У нас є виключні обставини, ситуації, коли відпустка може бути перенесена або продовжена, або коли ми можемо відкликати працівника зі щорічної відпустки. 

Почнемо з перенесення щорічної відпустки. Все прописано в ст. 11 Закону про відпустки. Щорічна відпустка на вимогу працівника повинна бути перенесена у разі порушення роботодавцем терміну письмового повідомлення працівника про час надання цієї відпустки. Мова йде про повідомлення про початок щорічної відпустки згідно з графіком відпусток. Коли ми розглядали оформлення щорічної відпустки, я про повідомлення неодноразово наголошувала. Якщо роботодавець не надасть це письмове повідомлення про початок щорічної відпустки, у працівника є безумовне право звернутися до роботодавця із такою вимогою як перенести цю щорічну відпустку на інший період. І відмовити тут не зможемо.

Далі. Несвоєчасна виплата роботодавцем відпускних. Якщо відпускні не були виплачені у строк, то це знов ж таки привід перенести щорічну відпустку з боку працівника. Працівник також не може переносити щорічну відпустку, як йому заманеться. Він має ходити у відпустку так, як прописано у графіку відпусток. Але якщо, наприклад, йому не надали письмове повідомлення про початок щорічної відпустки, не своєчасно виплатили відпускні, то у цьому випадку працівник може вимагати перенесення щорічної відпустки.

Інші випадки, коли щорічна відпустка може бути перенесена або продовжена. Це у разі тимчасової непрацездатності працівника. І я відзначу, це наші лікарняні. Якщо лікарняний припадає на період щорічної відпустки, щорічна відпустка має бути перенесена або продовжена. Причому цей випадок найбільш розповсюджений на практиці. І ми будемо з вами його розглядати.

Далі. Які ще випадки? Виконання працівником державних або громадських обов'язків, якщо згідно з законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи зі збереженням заробітної плати. Знову ж таки, якщо цей період припадає на щорічну відпустку, вона має бути продовжена або перенесена на інший період. Також, настання строків відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, збіг щорічної відпустки з відпусткою у зв'язку з навчанням. 

Яким же чином, коли нам переносити, коли продовжувати щорічну відпустку? Тут у нас є ще ст. 11 Закону про відпустки, яка говорить: «У разі перенесення щорічної відпустки новий термін її надання встановлюється за згодою між працівником і роботодавцем. Якщо причини, що зумовили перенесення відпустки на інший період, настали під час її використання, то невикористана частина щорічної відпустки надається після закінчення дії причин, які її перервали, або за згодою сторін переносяться на інший період». 

Що мається на увазі? Якщо у мене настали ці обставини, то працівник має прийняти рішення. У нього є щорічна відпустка, на неї припадає його тимчасова непрацездатність, тобто лікарняний відкритий. Я його теж побачила на порталі Пенсійного фонду. У такому випадку працівник має прийняти рішення. Він бажає перенести або продовжити щорічну відпустку. І про це, власне, і каже нам ст. 11 Закону про відпустки, що перенесення чи продовження, воно має бути погоджене з роботодавцем. Самовільно працівник не може прийняти рішення, що я буду переносити залишок там щорічної відпустки, наприклад, на грудень 25-го року, тому що я так вирішив. Ні, ось цей момент перенесення має бути узгоджений між працівником і роботодавцем. Виходить, якщо працівник приймає рішення про продовження, це його безумовне право. Продовжуємо щорічну відпустку. Якщо він говорить: «Ні, я буду переносити недогуляні дні щорічної відпустки через лікарняний», то тоді новий період, коли він піде у цю щорічну відпустку, вже має узгоджуватися між працівником і роботодавцем в індивідуальному порядку.

Приклад, для того, щоб ми краще зрозуміли. Працівнику надана щорічна відпустка з 22 вересня по 5 жовтня. Він пішов у відпустку, наче все добре, може й фото надсилав нам з неї. А потім я бачу на порталі Пенсійного фонду або і він заздалегідь повідомляє мені, що йому відкрили лікарняний з 29 вересня по 3 жовтня – п'ять календарних днів. Ці п'ять календарних днів – це вже предмет розмови. Він буде продовжувати щорічну відпустку на ці п'ять календарних днів. Або він приймає рішення: «Так, я буду їх переносити, я вийду на роботу, 6 жовтня я приступлю до роботи. Я одужав, у мене все добре, але ось ці п'ять календарних днів переношу на інший період». І, наприклад, прописує, що це буде у грудні 25-го року. Якщо я згодна, то відповідно видається наказ про перенесення щорічної відпустки.

І власне, що говорить Мінсоцполітики, профільне міністерство для тлумачення норм трудового законодавства свого часу: при настанні обставин, які визначені у ст. 11 Закону про відпустки, в тому числі ця тимчасова непрацездатність, не означає, що працівник може на свій власний розсуд вирішувати питання про перенесення відпустки на період безпосередньо наступний за днем припинення дії цих обставин. Ця частина відпустки надається шляхом видання роботодавцем наказу на підставі листка непрацездатності працівника та його заяви. Тобто, якщо говорити про норми ст. 11 Закону про відпустки, то там не вписано про те, що має бути чи заява, рішення працівника, чому видавати наказ. Цього не прописано. Але ми з вами розуміємо, я ж не можу у повітрі зависнути і не розуміти, чи вийде у мене працівник після закінчення відпустки, у моєму прикладі, чи вийде він 6 жовтня на роботу, чи він буде продовжувати відпустку, або переносити її, що він буде робити з цими п'ятьма календарними днями. Тому ми просимо у будь-який спосіб надіслати відповідну заяву про продовження чи перенесення щорічної відпустки. Тим паче, що зараз це не обов'язкова письмова заява. Я сподіваюся, що на ваших підприємствах вже реалізовані способи електронного обміну кадровими документами. Тому він може навіть на електронну пошту, умовно, прислати свою заяву про перенесення або продовження щорічної відпустки.

Тому, якщо говорити у комплексі, то процедура перенесення й продовження виглядає так: заява працівника, де він виражає: «Прошу продовжити, прошу перенести» або «Прошу перенести щорічну відпустку». Далі видаємо наказ про продовження або перенесення щорічної відпустки і не забуваємо внести зміни до графіку відпусток. Крім того, потрібно буде відкоригувати табель обліку використання робочого часу.

Як може виглядати заява? Зразки є у додатку до цього відео, але проговорю. Якщо продовжуємо щорічну відпустку, працівник пише: «Прошу продовжити щорічну основну відпустку тривалістю (скільки?) п'ять календарних днів з 6 жовтня». З 6 жовтня він мав вийти на роботу, бо 5 жовтня закінчилася його відпустка. Але через тимчасову непрацездатність 5 днів був на лікарняному, тому на 5 днів працівник продовжує щорічну відпустку безпосередньо з 6 жовтня 2025-го року. І прописує «через тимчасову непрацездатність такого-то по таку-то дату, затверджену листком непрацездатності». Тут іще важливий момент. У мене має бути підтверджувальний документ, що він дійсно хворів. Тільки якщо у мене є підтвердження, ми говоримо про перенесення або продовження щорічної відпустки.

На підставі цієї заяви працівник заявив, що я продовжую. Це його право. Я видаю наказ про продовження щорічної відпустки. Прописую за який робочий рік, на скільки днів продовжується, а як підставу застосовуємо заяву працівника і власне листок непрацездатності.

Як же мені відкоригувати ще особову картку П-2? Або інший аналогічний документ, який ви ведете. Як коригувати П-2? Механізмів немає, методичних рекомендацій немає, але є напрацьований підхід. Дивіться, ось у мене проходила щорічна основна відпустка – 14 календарних днів. Я все вписала, він пішов у відпустку. Далі я розумію листок непрацездатності на 5 днів. Підписую, що фактично він використав дев'ять календарних днів, а далі так і прописую: «Продовжено на п'ять календарних днів у зв'язку з хворобою». Робочий рік такий самий. Дати продовження вписала і проставила посилання на відповідний наказ (див. презентацію).

Про перенесення щорічної відпустки. Тут головне окреслити, коли саме, можна навіть місяць, працівник бажає використати цю щорічну відпустку. Він так і пише, що у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, з такого-то по таку-то дату, підтверджене листком непрацездатності, я прошу перенести ці п'ять днів щорічної відпустки на листопад 25-го року для подальшого їх використання. Тут домовляємося саме про перенесення. Коли будемо безпосередньо їх надавати, у нас буде загальна процедура оформлення щорічної відпустки. Це заява, у нашому випадку буде, плюс наказ.

Я видаю у свою чергу наказ про перенесення щорічної відпустки. Тут не надання щорічної відпустки. Ми домовляємося на цьому етапі саме про перенесення (див. презентацію). Так само прописала всі моменти, додала, що треба ще відкоригувати табель обліку використання робочого часу і треба ще внести зміни до графіка відпусток на 2025 рік.

Пішла до особової картки П-2 знову коригуватися. Така ж сама ситуація. Тільки було продовження. Тепер показую на цьому ж прикладі, але для перенесення (див. презентацію). Так само перший рядок, що я надаю цю відпустку. Фактично відгуляв дев'ять календарних днів. Окреслила. Далі пишу: перенесено п'ять календарних днів у зв'язку з хворобою. Тобто зафіксувала у П-2, що у мене є перенесені, показала за який період, за який робочий рік, посилалася на наказ про перенесення щорічної відпустки. Далі останній рядочок. Він що означає? Він означає, що ця щорічна відпустка вже була надана. Щорічна основна п'ять календарних днів, робочий рік такий самий, дата початку, дата закінчення і посилання на наказ про надання щорічної відпустки (див. презентацію).

Що стосується змін до графіку відпусток? Профільні міністерства, вони дійсно допускають, що до графіку відпусток можуть вноситися зміни протягом року, бо всяке може бути у житті наших працівників. Але тут треба мати на увазі, коли говоримо про внесення змін до графіку відпусток, це означає пройти всю процедуру, погодитися з працівником, після цього затвердження роботодавцем, тобто директором, мається на увазі або наказом, або через гриф затверджує. Це погодження з профспілкою чи трудовим колективом. Тобто це та ж сама процедура, коли затверджується графік відпусток. Тому я раджу максимально уникати таких ситуацій.

Але як же нам відображувати ситуації безпосередньо у графіку відпусток? Якщо говорити про перенесення чи продовження щорічної відпустки, можна ввести, як у мене, графи 9 та 10 для цього відображення (див. презентацію). Було заплановано період надання щорічної відпустки розпочати у вересні. Було заплановано там, коли я складала його ще там у 2024 році. У мене є прописана кількість днів, які він використав. А далі я просто коригуюся, що у мене було перенесення відпусток і проставляю дату і коли саме ці перенесені дні щорічної відпустки були використані. Це дуже зручно.

Крім того, зверніть увагу, що у моєму прикладі графіку відпусток введена ще спеціальна графа «Примітки». І ось там я також можу коригуватися, прописувати, наприклад, фактично використана у жовтні, якщо у мене був запланований вересень, а з якихось причин він не пішов у вересні, а пішов у жовтні, то я можу відкоригуватися через графу 11, фактично використано у жовтні. І у такому випадку мені не потрібно вносити зміни до графіку відпусток через безпосередню процедуру затвердження змін до графіку відпусток.

А ще один момент, відкликання щорічної відпустки. Запам'ятайте, якщо мій працівник пішов у щорічну відпустку, то ніякі дедлайни, ніякі нові проєкти не є підставою для того, щоб я набрала його там телефоном і заставила вийти на роботу. У мене є виключні випадки, коли допускається відкликання працівника і то, лише за його згодою. Для відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків, для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства. Це виключний перелік. Якщо ваша ситуація підпадає, наприклад, електрик, пошкоджено через бурю електромережу, підприємство не може працювати з вівторка, то звісно, якщо працівник, електрик, знаходиться у відпустці і більше підміни немає, я можу його відкликати зі щорічної відпустки, але за його згодою і лише якщо йому вже було надано ці неподільні 14 днів. Ведуться дискусії, чи потрібно, щоб вже було 14 днів використано або потім забезпечити. Все одно, навіть якщо я його відкликала, він був 14 днів, я відкликала його там з 11-го дня, то вже у мене не буде неподільної частини. Тому слідкуйте, щоб він відгуляв 10, вирішив якісь виробничі обставини і потім у нього ще може бути надано 14 днів, 14 днів або спочатку, або потім мають бути забезпечені для його використання, для того, щоб я відкликала працівника.

Є ціла процедура. Пишеться доповідна записка. Я обґрунтовую, чому саме мені потрібно відкликати цього працівника. Отримую згоду від працівника стосовно того, що він згоден, вийти на роботу та допомогти. І після цього вже видається наказ безпосередньо про відкликання щорічної відпустки.

Друзі, всі ці зразочки є у додатку до цього відео. Не забувайте коментувати відео, не забувайте ставити мені оцінки. Ми ж тут ставимо крапку і крокуємо далі.