Прийняття на роботу & Звільнення – 2026: процедури і документи, ВОД, повідомлення, трудова книжка, П-2, особова справа

Додаткові матеріали

Презентація

Довідник «Відмінності трудового та цивільно правового договорів»

Зразок письмового трудового договору

Розмежування ознак цивільно-правових та трудових відносин: постанова КАС ВС від 11.01.2022 у справі №280/5370/19

Трудовий договір: коли письмова форма обов’язкова

---

Текстове розшифрування відео

Продовжуємо навчання. Запрошуємо на четвертий урок. Трудовий договір. Чому вже варто переходити на письмові?

Відповідно до статті 21 Кодексу законів про працю, трудовим договором є угода між працівником і роботодавцем, відповідно до якої роботодавець зобов'язаний оплатити виконану роботу і забезпечити необхідні умови для виконання цієї роботи, а працівник зобов'язаний виконати ту роботу, про яку просить роботодавець.

Зверніть увагу, що трудовий договір — це угода між працівником і роботодавцем. Відповідно до статті 24 Кодексу законів про працю оформити цю угоду, як правило, ця угода оформлюється в письмовому вигляді, в письмовій формі. Але ось ця конструкція норми, ось це словосполучення як правило, в принципі означає, що допустима і усна форма цієї угоди.

Тобто трудовий договір, як реалізація угоди між працівником і роботодавцем, може бути або в письмовій формі, коли прям є окремий конкретний документ з назвою трудовий договір. Або ж трудовий договір може бути оформлений в так званій усній формі, коли окремого документу немає, але угода, тим не менш, між працівником і роботодавцем є. І вона в цьому випадку буде підкріплюватися комплектом документів: заява від працівника і наказ від керівника.

Зверніть увагу, що цей такий підхід ще підтверджується і наступною нормою Кодексу законів про працю, де зазначено, що працівник не може бути допущений до роботи без укладання трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця.

Отже, ще раз. Трудовий договір укладається завжди як угода, трудова угода між працівником і роботодавцем. Але сам трудовий договір може бути або у письмовій формі, коли є окремий документ з назвою трудовий договір, або в усній формі, коли такого окремого документу немає. Але тоді обов'язково має бути заява та наказ про прийняття працівника на роботу.

Тим не менш, хоч трудове законодавство таке доволі лояльне до форми трудового договору, воно в певних випадках встановлює обов'язкову письмову форму трудового договору. Відповідно до статті 24 Кодексу законів про працю є перелік випадків, коли трудовий договір обов'язково укладається у письмовій формі.

Зверніть увагу, що, зокрема, це трудовий договір з неповнолітнім працівником, це трудовий договір з дистанційним чи надомним працівником. Це трудовий договір, якщо роботодавець є фізичною особою підприємцем. Й інші випадки, які перелічені в статті 24. В цих випадках трудовий договір обов'язково має бути письмовим.

Зверніть увагу, що обов'язковість працює тільки під час мирного часу, мирного стану. Під час дії воєнного стану є своя спеціальна умова, де зазначено, що сторони за згодою визначають форми трудового договору. Тобто під час дії воєнного стану в усіх цих випадках, винятках, коли форма трудового договору обов'язково має бути письмова, дозволено проігнорувати письмову форму трудового договору і укладати договір в усній формі, тобто обмежитися заявою від працівника і наказом від керівника.

Знову ж таки, ігноруємо письмову форму з цих випадків тільки під час дії воєнного стану. Але додаємо сюди таку невеличку ремарку. Якщо є можливість укладати письмові трудові договори, то будь ласка, продовжуйте це робити. Тобто, якщо на вас не позначається воєнний стан в цьому плані, то ви навіть під час дії воєнного стану можете укладати письмові трудові договори, укладайте їх. Тим паче обов'язково радимо це робити в тих випадках, коли письмова форма обов'язкова. Можете проігнорувати, але радимо, якщо є можливість, все рівно укладати ці трудові договори з переліку статті 24 у письмовій формі.

Дуже поширене питання, якщо є письмовий трудовий договір, чи обов'язкова заява та наказ.

Якщо договір укладається в усній формі, то заява та наказ будуть обов'язковими. Якщо трудовий договір укладається у письмовій формі, тоді заява може бути, може не бути, тому що умови працевлаштування зазначаються саме у письмовому трудовому договорі. Працівник з ним ознайомлюється під підпис. Вважаємо, що в такий спосіб умови працевлаштування озвучені.

Стосовно наказу, наказ буде обов'язковий в будь-якому випадку, і при усній формі трудового договору, і при письмовій, тому що наказ — це розпорядчий акт, розпорядча дія. Там вже конкретно є настанова від керівника прийняти на роботу. І далі це вже розпорядження для інших ланок, які оформлюють прийняття працівника на роботу.

Зверніть увагу, що стосовно письмовості трудового договору, це все правило чинного трудового законодавства. Водночас в перспективі є розмови про прийняття трудового кодексу і зокрема проєктом трудового кодексу передбачено, що всі трудові договори будуть письмові. Тобто цієї усної форми взагалі не буде. Всі трудові договори з усіма абсолютно працівниками будуть письмові.

Більше того, зверніть увагу, що передбачено таку перехідну норму, де зазначено, що якщо трудові договори до набрання чинності трудовим кодексом було укладено в усній формі, тобто немає письмового трудового договору, то все рівно цих працівників будемо змушені перевести на письмові трудові договори. На це буде надано один рік для тих, у кого більше тисячі працівників, два роки. Але тим не менше, ось цей перехідний період буде і всіх будемо змушені перевести на письмові трудові договори.

Звісно, про набрання чинності трудовим кодексом поки ще зарано говорити, але тим не менш хочу звернути вашу увагу, що в тих випадках, коли письмова форма трудового договору обов'язкова, після завершення чи скасування воєнного стану, будемо зобов'язані укласти письмові трудові договори. Навіть якщо під час воєнного стану прийняли за усним трудовим договором, після завершення воєнного стану будемо змушені перевести таких працівників на письмові трудові договори. Саме тому радимо зараз продовжувати укладати письмові договори з такими працівниками.

Другий момент, коли набере чинності трудовий кодекс, то це буде ще один такий сигнал абсолютно всіх вже працівників, не тільки з цієї обов'язкової категорії, абсолютно всіх працівників перевести на письмові трудові договори. Тому зважайте, що в принципі цей момент рано чи пізно настане.

Якщо вирішили не чекати завершення воєнного стану, вирішили не чекати набрання чинності трудовим кодексом, а зараз вже готові перевести своїх працівників на письмові трудові договори, що треба врахувати?

По-перше, це можна зробити. Будь ласка, це ваше право. По-друге, маємо визначитися з формою трудового договору, чи це типова форма, чи рекомендована, якщо вони встановлені, або ж розробити свою власну. Рекомендуємо, якщо розроблюєте свою власну форму, погодити її з юристом та профспілкою. Це не обов'язково, але це додаткова підстраховка на випадок майбутніх трудових спорів.

Не обов'язково видавати наказ про укладання трудового договору у письмовій формі з працівником. Що маю на увазі? Якщо прийняли рішення перевести працівників на письмові трудові договори, можете просто запустити процедуру укладання підписання письмового трудового договору. А можете, якщо потребуєте якогось перехідного моменту, видати наказ про те, що з 1 липня всіх працівників перевести на письмові трудові договори, укласти з усіма чинними працівниками письмові трудові договори. Можете зробити ось такий наказ, зробити собі таку відправну точку, якщо її потребуєте.

Зверніть увагу, якщо працівник вже працює, колись давно прийняли його за усним трудовим договором, тобто тільки по заяві та наказу і зараз хочемо укласти з ним письмовий трудовий договір, то укладання письмового трудового договору не створює нові трудові відносини. Трудові відносини тривають і цей перехід, переведення на письмову форму трудового договору ніяк на працівникові не позначається. Не змінюємо старт робочого року для відпусток. Не обнуляємо стаж для відпусток чи для лікарняних. Не повідомляємо податкову про те, що уклали новий трудовий договір, бо він не новий, він триває. Просто тепер його переводимо в письмову форму.

Тож укладання письмового трудового договору ніяк не позначається на трудових відносинах з працівником. Обов'язково в такому трудовому договорі маємо підкреслити, що трудові відносини виникли з дати, коли було прийнято працівника на роботу. Не з числа, коли підписуємо цей трудовий договір, але підписуємо його поточною датою. І це буде в рамках правової площини.

На кожного працівника формуємо два екземпляри трудового договору. Обов'язково ознайомлюємо з текстом. Працівник підписує обидва екземпляри. І один екземпляр віддаємо працівнику, інший залишаємо в особовій справі працівника.

Реєструвати в центрі зайнятості не треба, це зараз не передбачено, але рекомендуємо зареєструвати трудові договори у внутрішній системі діловодства, бо це також документ, який маємо прийняти в роботу і зауважувати на нього.

Ось такі правила переведення. Ще раз підкреслюю, що не змінюємо робочий рік. Не змінюємо відправну точку початку трудових відносин. Вони могли початися навіть в 2000-х роках, там якихось ще в давнину, але тим не менш цю дату прийняття зафіксуємо в новому письмовому трудовому договорі, але підпишемо його поточною датою.

Колеги, дякую за увагу. Запрошую вас на наступний урок.