Прийняття на роботу & Звільнення – 2026: процедури і документи, ВОД, повідомлення, трудова книжка, П-2, особова справа

Додаткові матеріали

Презентація

Довідник «Повідомлення про прийняття на роботу: коли (не) подавати до ДПС»

Подання Повідомлення про прийняття процедура та форма

Роз’яснення ДПС «Щодо подання повідомлення про трудові відносини через Електронний кабінет»

---

Текстове розшифрування відео

Процес оформлення трудових відносин, умовно можна сказати, пройшли. Тепер переходимо до такої частини, де маємо повідомити інших дійових осіб про те, що прийняли працівника на роботу. Запрошуємо на восьмий урок. Повідомлення до податкової, у які строки надсилати та як заповнити.

Нагадаю, що відповідно до Кодексу законів про працю працівник не може бути допущений до роботи без повідомлення податкової, де роботодавець стоїть на обліку як платник єдиного соціального внеску. Це давня вимога. Вже всі до неї звикли і нікуди вона не дівається.

Форма такого повідомлення наразі затверджена постановою Кабінету Міністрів 413. Зверніть увагу, що періодично до форми вносяться зміни, тож обов'язково стежте за оновленням форми.

Хочу зауважити, що наразі таке повідомлення подається і в разі укладання гіг-контрактів, і якщо приймаємо домашнього працівника. Але на цьому модулі, на цьому курсі говоримо саме про працевлаштування і саме про трудові відносини. Тож тут будемо розбирати тільки ту частину подання такого повідомлення, яка стосується оформлення працівника до роботодавця. Саме коли укладаються трудові відносини і є прийняття працівника на роботу. Всі інші можливі випадки подання такого повідомлення розглядати не будемо.

Як виглядає базова норма, де прописані всі правила, інструкції щодо подання такої форми повідомлення до податкової див. в презентації. З вашого дозволу читати, зачитувати, цитувати її не буду, але обов'язково розглянемо її так прицільно по кожному питанню, яке може виникати.

Зверніть увагу, що в цій нормі зазначено і зокрема строки подання, і куди подаємо, і способи подання. І ще конкретизовано про спосіб подання в іншому абзаці. Зверніть увагу, що тут передбачено, як подавати повідомлення, якщо немає технічної можливості подати його в електронній формі. А це ті дві норми, на які буду спиратися. І щоб умовилися, звідки буду брати наступну інформацію, коли буду озвучувати правила подання цього повідомлення.

Отже, формування та подання повідомлення про прийняття. За якою формою? За формою додатку один, наведеного в постанові номер 413.

Ким подається? Якщо повернемося до першого джерела, то побачимо, що подає таке повідомлення власник або власник підприємства, установ, організації або уповноважений ним орган. Але насправді власники не подають таке повідомлення. Подає повідомлення саме керівник і за наявності такої посади ще головний бухгалтер. Тобто два підписи будуть стояти, якщо є такі ключові особи на підприємстві.

Куди подаємо? До податкової за місцем обліку як платника єдиного соціального внеску. Це вже проговорили.

Тепер стосовно способів подання такого повідомлення. Вже казала, що є дві норми, які встановлюють способи подання такого повідомлення. Зокрема, класичний спосіб — це подання повідомлення в електронному вигляді засобами електронного зв'язку з використанням електронного цифрового підписа.

Як правило, це здійснюється через електронний кабінет або через якісь там програми, якими подають звітність колеги-бухгалтери.

У разі оформлення трудових відносин в електронній формі з використанням єдиної інформаційно-аналітичної системи Обрій, відповідна інформація автоматично передається з використанням інтерфейсу прикладного програмування.

Ось цей спосіб подання повідомлення з'явився недавно і на практиці він ще не опрацьований. Запрацює, коли буде технічно реалізовано можливість прийняття працівників на роботу через Дію. Роботи з цього вже ведуться. На окремому уроці детально про це поговоримо. Технічна реалізація проєкту запланована на третій квартал 26-го року. Поки що автоматично повідомлення подати не можемо. Робиться тільки за нашою участю.

Але планується, що дійсно повідомлення до податкової буде подаватися автоматично тільки в тому випадку, якщо і роботодавець, і працівник є учасниками цієї системи Обрій. Знову ж таки кажу, що на законодавчому рівні це вже реалізовано, але практично ще немає цього інтерфейсу в дії, де можемо прийняти працівника онлайн. Тому поки що чекаємо, але розуміємо, що вже така можливість автоматичного подання повідомлення закладена в норму постанови 413.

За відсутності технічної можливості подання повідомлення засобами електронного зв'язку таке повідомлення подається у формі документа на папері разом з копією в електронній формі. Звертала вашу увагу, що це окрема норма в постанові 413, коли можемо нею скористатися. Наприклад, коли були такі довготривалі відключення світла і дійсно не було можливості подати повідомлення засобами електронного зв'язку.

Тим не менш, перенесення строків не встановлено. Подавати повідомлення обов'язково. В даному випадку виручав ось такий спосіб: подати в паперовій формі плюс з електронною копією. Як правило, на флешці приносимо до податкової ось такий звіт. Він насправді дуже виручав в такій ситуації.

На кого подаємо таке повідомлення? Знову ж таки підкреслюю, що подаємо його в разі прийняття працівника на роботу, тобто коли виникають трудові відносини, а отже, повідомляємо податківців про прийняття працівника на основне місце роботи, за сумісництвом чи за внутрішнім сумісництвом. Підкреслюю, що на внутрішнього сумісника також подаємо повідомлення, тому що це окремий трудовий договір, окремі трудові відносини. Оформлюється воно окремо, окремим наказом і може бути з іншої дати, а не так, як з основного місця роботи.

Тож про внутрішнього сумісника також обов'язково повідомляємо.

Повідомлення не подаємо при працевлаштуванні керівника. Це прямо передбачено постановою 413. Ці відомості будуть підтягуватися з Єдиного державного реєстру. Повідомлення на керівника, на директора не подаємо.

Не подаємо таке повідомлення при поверненні на роботу після закінчення військової служби. Чому так? Тому що тут трудові відносини не припинялися, вони тривали всю військову службу. І в разі, коли працівник повертається на роботу з військової служби, то в даному випадку нові трудові відносини не формуються, не виникають. Податково про це не повідомляємо.

За такою ж логікою не повідомляємо про припинення відпустки для догляду за дитиною до 3-6 років. Знову ж таки, весь цей час трудові відносини тривали, вони не переривалися, нові трудові відносини тут не виникають.

При поверненні до роботи після тривалої відпустки без оплати при закінченні призупинення. Знову ж таки, це все ті випадки, коли трудові відносини тривали, коли вони не переривалися. І повідомляти податкову знову про виникнення трудових відносин не потрібно.

Не повідомляємо при переведенні на іншу посаду, якщо не відбувалося звільнення, якщо саме переведення переводимо на іншу посаду і при встановленні повної зайнятості замість неповної чи навпаки. Податківців цим повідомленням про це не інформуємо.

Стосовно строку подання повідомлення. Класично подаємо повідомлення до початку фактичної роботи конкретним працівником. І, як правило, безпечний варіант — це видати наказ про прийняття на роботу і в цей же день подати повідомлення до податкової, а вже принаймні там з наступного дня допускати працівника до фактичної роботи.

Як правило, роблять ще краще. В п'ятницю оформлюють всі документи, подають повідомлення і з понеділка працівник починає працювати. Ні воєнний стан, ні відключення світла не переносять цю дату подання повідомлення. Тобто в будь-якому випадку допустити працівника до фактичного виконання своїх обов'язків можемо тільки після того, як подали повідомлення до податкової.

Ще один варіант, який періодично озвучуємо, може бути така ситуація, коли треба прийняти працівника день в день і в даному випадку радимо подати повідомлення, ну, навіть день в день, але щоб зміна працівника починалася трошечки пізніше. От якщо це ваша така ситуація, то це також безпечний варіант. Наприклад, подали повідомлення о 9-й ранку, а зміна працівника почнеться з 12 години ранку. І це зафіксовано внутрішніми документами. Це також буде безпечна позиція. Зможемо довести, що спочатку повідомили, потім допустили працівника до роботи.

Цікава ситуація складається з простроченням подання повідомлення або з неподанням такого повідомлення. Пам'ятаєте, що Держпраці в цьому випадку займає дуже фіскальну позицію. Вони вважають, що не подання повідомлення і несвоєчасне подання повідомлення ототожнюється і за це передбачено штраф у розмірі 10 мінімальних заробітних плат за фактичний допуск до роботи без укладання трудового договору плюс адмін-штраф. Це позиція Держпраці. Вони її в принципі так і дотримуються.

Водночас є вже численні рішення суду, коли суд став на бік роботодавця і працівника, дійсно розібрався в ситуації, каже, що не можна ототожнювати прийняття, точніше допуск до роботи без оформлення, неоформлені трудові відносини. І коли прострочили, наприклад, подання повідомлення, просто там забули чи прострочили, подали там через день чи через декілька годин, це нетожні поняття.

Тому, якщо прийняли працівника, платимо йому заробітну плату, платимо єдиний соціальний внесок, сплачуємо податки, але дійсно забули з якоїсь причини подати повідомлення чи подали його пізніше, це не можна прирівнювати до неоформлених трудових відносин. І в даному випадку суди займають таку позицію, що 10 мінзарплат за це не може бути, але формально за це може бути штраф в одну мінімальну зарплату, як за порушення інших вимог трудового законодавства, бо мали повідомити до початку фактичної роботи, але не повідомили. Все рівно порушення є.

І зверніть увагу, що під час дії воєнного стану, якщо роботодавець усуне порушення у строк, встановлений приписом Держпраці, штрафи за статтею 265 не застосовуються. Тобто, якщо подамо повідомлення, то, в принципі, штрафів не повинно бути. Але це стосується тільки фінансових штрафів, передбачених статтею 265 Кодексу законів про працю. І це не поширюється на адмін-штраф.

Стосовно форми заповнення, заповнюється вона доволі легко, труднощів не виникає. Проставляємо, чи це початкове, чи це скасовуюче повідомлення. При прийнятті, звісно, будемо проставляти галочку, що це початкове повідомлення. Заповнюємо дані про роботодавця, який подає таке повідомлення. Повідомлення можна подати на декількох працівників, якщо їх приймаємо в один день. Заповнюється, знову ж таки кажу, інтуїтивно.

Зверніть увагу, що обов'язково маємо позначити, чи це основний працівник, чи це сумісник. Якщо сумісник, то проставляємо двоєчку. Якщо це внутрішній сумісник, також проставляємо двоєчку.

Дані про номер з єдиного державного демографічного реєстру зазначаємо тоді, коли він нам відомий. Відомим він може бути, якщо працівник при працевлаштуванні надав ID-картку. Якщо в нього тільки паспорт, книжечка, там такої інформації не буде. Спеціально не вимагаємо. Заповнюємо повідомлення без такого номеру.

Зауважте, що тепер треба проставляти ще й громадянство. Це така відносно нова вимога по заповненню цього повідомлення. Раніше її не було, тепер маємо це зазначати.

Ну і такий контроль. Зазначаємо реквізити наказу, яким прийняли працівника на роботу. Підкреслюю, що саме наказу, а не трудового договору. Ще раз нам в таку скарбничку того, що наказ буде обов'язковим.

І ще зауважте, що ці останні дві графи будуть контрольними. Бажано, щоб дата видання наказу і дата подання повідомлення були раніше, ніж дата фактичного допуску працівника до роботи. Дата укладання, дата видання наказу і дата подання повідомлення можуть збігатися. Це можна зробити в один день. А от наступна дата, дата фактичного допуску, краще, щоб вона відрізнялася хоча б на один день. Це безпечна позиція, безпечний варіант.

Підписує повідомлення керівник та головний бухгалтер за наявності такої посади на підприємстві. І в принципі можемо приступати до подальшого оформлення трудових відносин.

Дякую вам за увагу. Переходимо до наступного уроку.