Прийняття на роботу & Звільнення – 2026: процедури і документи, ВОД, повідомлення, трудова книжка, П-2, особова справа

Додаткові матеріали

Презентація

Заява про вимогу працівника щодо внесення запису до паперової трудової книжки (про прийняття)

Приклади із внесення записів про звільнення до паперової трудової книжки

Роз’яснення ПФУ — як отримати дані з ЕТК працівника

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги. Продовжуємо навчання. Запрошую вас на 18-й урок. Неоцифрована трудова книжка. Як діяти новому роботодавцю.

Нагадаю, що з 10 червня 21-го року по 10 червня 26-го року в нас передбачено такий перехідний період, коли маємо оцифрувати всі трудові книжки. Причому дуже часто Пенсійний фонд перекладає обов'язок з оцифрування трудових книжок саме на роботодавця.

Але зроблю невеличку ремарку. Оцифрувати трудову книжку може як сам Пенсійний фонд, якщо до нього звернеться працівник зі своєю трудовою книжкою, як роботодавець, якщо, знову ж таки, до нього звернеться працівник або якщо роботодавець прийме таке рішення про оцифрування трудових книжок. І сам працівник може за себе подати сканкопії трудової книжки, тобто оцифрувати свою трудову книжку в персональному порядку.

Отже, в нас є три суб'єкти, які можуть це робити. І немає обов'язку для роботодавця обов'язково сканувати трудові книжки своїх працівників.

Водночас завжди підтримуємо і заохочуємо тих роботодавців, які ступають на цей шлях і допомагають своїм працівникам оцифрувати трудові книжки. Тому що дійсно, як правило, у роботодавця для цього більше можливостей, більше знань, більше взагалі інструментів для того, щоб передати сканкопію трудової книжки.

Але підкреслюю, що це не обов'язок. Якщо не будете оцифровувати трудові книжки ваших працівників, це не помилка. За це не буде штрафу.

Якщо приймаєте на роботу працівника, а логічне питання: чи повинні дізнаватися, чи оцифровано його трудову книжку, чи повинні її оцифровувати, взагалі, що з цим робити?

Колеги, при прийнятті нового працівника ви, як роботодавець, як новий роботодавець, не зобов'язані перевіряти, чи відскановану трудову книжку попереднім роботодавцем. Про це не буде ніде записано в трудовій книжці. Працівник може про це не знати, не пам'ятати, але з'ясовувати цей момент не зобов'язані.

Далі. Не повинні сканувати цю трудову книжку, якщо вона не відсканована. Навіть якщо знаєте, що її ніхто не сканував, робити цього не зобов'язані. Але можете, якщо буде така ваша ласка, якщо, звісно, працівник про це попросить.

Не повинні сканувати трудову книжку повторно, бо вона сканується тільки один раз. А кожен роботодавець її сканувати не повинен. І більше того, не повинні, якщо до вас працівник звернувся про внесення запису про прийняття на роботу, вносите запис до трудової книжки, але не зобов'язані заново сканувати цей розворот чи тільки цей запис чи взагалі повністю цю трудову книжку.

Колеги, цього не робите. Якщо трудова книжка відсканована, внесли запис і все, і забули. Якщо трудова книжка не відсканована, внесли запис, підкреслюю, на вимогу працівника і забули, можете нічого не робити. Далі розкажу, як інформація про прийняття ще потрапить до електронної трудової книжки.

І не зобов'язані сканувати чи оцифровувати наказ про прийняття. Немає такого обов'язку, але в тих випадках, коли це необхідно, а це може іноді бувати, можете це зробити, знову ж таки, за певною умовою.

Давайте трошечки про це поговоримо. Якщо все ж таки хочемо, потрібно дізнатися, чи оцифровану трудову книжку нашого працівника, як можемо це зробити. Є три способи перевірити, чи оцифровану трудову книжку нашого нового працівника.

Перший спосіб — це підказка у відомостях про трудову діяльність. І цей спосіб доступний як для роботодавця, так і для працівника. В дужках помітила буквами Р — роботодавець, П — працівник (див. презентацію). Хто саме може в такий спосіб дізнатися, чи оцифровану трудову книжку.

Наступний спосіб доступний тільки для працівника. Він сам може перевірити свою електронну трудову книжку і подивитися, чи оцифровано його паперову трудову книжку чи ні.

І наступне — це дозвіл від працівника перевірити електронну трудову книжку роботодавцем. Тут знову ж таки доведеться діяти в симбіозі з працівником, але в принципі доступ буде надано роботодавцю. Тож відносимо цей спосіб як для роботодавця.

Як же перевірити, чи оцифровану трудову книжку у відомостях про трудову діяльність? Це ті відомості, які міг подати працівник при працевлаштуванні. Він міг нам не надавати трудову книжку, міг надати відомості про трудову діяльність.

Якщо є такий документ, то легко прочитати, чи оцифровану трудову книжку вашого працівника. Подивіться на четверту графу. Якщо в ній є якісь цифри, тобто якісь дати, це буде означати, що трудова книжка, паперова трудова книжка оцифрована і сканкопії передавалися. Якщо четверта колоночка буде повністю порожня, це означає, що сканкопії паперової трудової книжки не передавалися.

Наступний спосіб, сказала, що він доступний саме для працівника. Працівник може зайти до свого особистого кабінету, якщо, звісно, має доступ туди, має електронний цифровий підпис і так далі, і сам перевірити, чи оцифровано його трудову книжку попереднім роботодавцем, наприклад.

Для цього заходить в розділ Електронна трудова книжка, дані електронної трудової книжки, переходить на ось таку панельку. І зверніть увагу, якщо буде заходити у різні вкладочки, то побачить необхідну для себе інформацію.

Зокрема, якщо у вкладочці сканкопії трудової книжки там є якісь файли, то їх зможе відкрити, подивитися і зрозуміти, що сканкопії передавалися.

Зауважте, що в цих вкладочках міститься інформація. В першій вкладочці записи трудової книжки за СПОВ, тут, в принципі, підтягується вся інформація про трудову діяльність працівника, яка тягнеться з податкової звітності. А в закладочці відцифрована електронна трудова книжка будуть внесені записи з оцифрованої паперової трудової книжки.

Якщо сканкопії подавалися, то сюди потрапить оцифрована версія цих відомостей з паперової трудової книжки. І у закладці сканкопії трудової книжки будуть самі файли такої трудової книжки.

Чи можна побачити, чи передані сканкопії трудової книжки? На таке запитання відповідь надали навіть у Пенсійному фонді, і зокрема Пенсійний фонд пояснює, що працівник може надати роботодавцю дозвіл подивитися електронну трудову книжку. Це той спосіб, який на початку назвала, що він доступний в симбіозі з працівником.

Працівник має надати доступ для нового роботодавця, щоб він подивився електронну трудову книжку. Чому має надати такий доступ? Тому що поки в день прийняття ще немає в системі зв'язку між роботодавцем чи працівником. Між цим конкретним роботодавцем і цим конкретним працівником ще немає зв'язку. Він встановиться, щойно буде подано перший раз звітність по такому працівнику і буде сплачено єдиний соціальний внесок. Без цього ланцюжок не створюється.

От поки що не зможете побачити, в перший день прийняття працівника на роботу не зможете зайти до його електронної трудової книжки, але він зможе вам надати такий доступ.

Зверніть увагу, заходив він в вкладку Електронна трудова книжка. Тепер натискає доступ до ЕТК і в даному випадку має зазначити дані по новому роботодавцю, тобто по вашому підприємству. Натискає Додати страхувальника і в такий спосіб вам надасться дозвіл подивитися, чи оцифровано, чи не оцифровано його трудову книжку.

Якщо переконалися, що трудова не була відсканована, якщо вже створено ось цей ланцюжок працівник-роботодавець, тобто звітність вже буде подано, і розумієте, що хочемо допомогти і працівнику оцифрувати його трудову книжку, то дійте за загальними правилами, визначеними порядком 11-1.

Обов'язково скануємо тільки оригінал трудової книжки. Мається на увазі оригінал плюс вкладиш чи дублікат, але ніколи не скануємо ксерокопії. Всі записи в трудовій книжці скануємо в хронологічному порядку.

І раджу кожен розворот сканувати окремо і називати, наприклад, прізвищем працівника чи його ідентифікаційним кодом і проставляти ще там як розшифровку сторінки розвороту, який оцифрували. Ось це допоможе зберегти ось цю хронологічність.

Скануєте тільки ті сторінки, на яких є записи. Порожні сторінки не скануєте. Якщо сторінка якась не завершена, є порожнє місце, там ще є рядочки для запису, скануєте повний розворот, а не обрізаєте по момент внесення запису.

Зверніть увагу, що можна подати кожен розворот окремо. Можна все поєднати за допомогою спеціальних програм, які є в інтернеті, все в один файл і подати все одним файлом.

Також зауважу, що маємо стежити за роздільною здатністю. Рекомендована роздільна здатність 300 одиниць. Формат зображення має бути JPG або PDF. І розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Якщо формуємо сканкопії розворотів, це дуже легко відстежити. Якщо робимо загальний файл, там обов'язково стежте, що він також має бути не більше 1 Мб.

Якщо подали сканкопію трудової книжки на веб-портал Пенсійного фонду, в принципі, можете більше нічого не робити. От тільки подати сканкопію. Можете її додатково ще оцифрувати, тобто кожен запис повносити ще через додаткову кнопку додати запис окремо і врешті-решт чекати на опрацювання Пенсійним фондом.

Строки опрацювання не зазначені, опрацьовуватися це може доволі довго, але не переживайте, врешті-решт записи будуть оцифровані і за ось цю прострочку ніхто вас не покарає.

Статуси можуть бути різні. Найважливіший статус — це виконано. Означає, що сканкопії прийнято. Якщо в опрацюванні, на контролі, означає, що ще чекаємо. Якщо відхилено чи скасовано, означає, що сканкопії треба подати заново. Всю процедуру пройти заново.

Ось так можна передивитися статуси вашого звернення, якщо саме ви вже подавали такі сканкопії.

І обов'язково, навіть за наявності статуса виконана, перевіряйте ще додаткове повідомлення від Пенсійного фонду, якщо воно там, звісно, є, бо іноді Пенсійний фонд просить чи вимагає додати якісь додаткові документи, які будуть підтверджувати стаж для конкретного працівника.

Ось і все, колеги. Нічого складного в цьому немає. Дякую за увагу. Переходьте до наступного уроку.