Прийняття на роботу & Звільнення – 2026: процедури і документи, ВОД, повідомлення, трудова книжка, П-2, особова справа

Додаткові матеріали

Презентація

Алгоритм для внесення запису до паперової трудової книжки

Заява про вимогу працівника щодо внесення запису до паперової трудової книжки

Приклад заповнення трудової книжки при прийнятті на роботу

---

Текстове розшифрування відео

Шановні колеги, крокуємо далі. Запрошую вас на 19-й урок. Паперова трудова книжка для працівника новачка. Чи варто заводити, як заповнити титулку та внести перші записи.

Зверніть увагу, що є спеціальна норма в статті 48-й Кодексу законів про працю, де зазначено, що на вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформлюється роботодавцем в обов'язковому порядку не пізніше п'яти днів після прийняття на роботу.

Знову ж таки, бачимо ось це словосполучення на вимогу працівника. Зараз можемо прийняти нового працівника без трудової книжки, але він може не просити, не надавати ось цю вимогу завести йому трудову книжку і це не буде помилкою.

В даному випадку немає обов'язку завести, сформувати новому працівнику трудову книжку. Немає вимоги, ніяк не реагуємо, не ініціюємо видачу трудової книжки.

Якщо ж така вимога є, зверніть увагу, що знову ж таки вона може бути як письмова, так і усна, в даному випадку зобов'язані зреагувати і видати паперову трудову книжку, оформити, видати паперову трудову книжку працівнику на зберігання на руки. Навіть таку трудову книжку в себе не залишаємо на зберігання.

Зауважте, що законодавство встановлює строк видачі такої трудової книжки не пізніше п'яти днів після прийняття на роботу. Тут є чіткий нормативний строк. Якщо при внесенні записів до трудової книжки строку не було, розбирали це, то тут є чіткий нормативний строк.

І вже казала, що паралельно чинною залишається інструкція номер 58, відповідно до якої вносимо записи до трудової книжки. Так от, в цій інструкції зазначений інший строк для видачі трудової книжки, не пізніше тижневого строку.

Але в даному випадку є спеціальна норма законодавства, спеціальна норма Кодексу законів про працю, яка важливіша, головніша, а отже, дотримуємося саме п'ятиденного строку для видачі трудової книжки.

Щодо оформлення, то зверніть увагу, що як перший роботодавець, маємо заповнити титул трудової книжки і внести перший запис.

Як заповнити титул? На підставі паспорта або свідоцтва про народження заповнюємо титулку. Зауважте, що на мою думку ось це уточнення про свідоцтво про народження, це є трошечки атавізмом. Скоріш за все, це було передбачено для того, коли приймали ще неповнолітніх працівників на роботу. І дійсно в них ще могло не бути паспорта. І тоді оформлювали їм трудову книжку саме за свідоцтвом про народження.

Зараз вже з 14 років видається паспорт, тому навіть якщо приймаємо неповнолітнього працівника, будемо орієнтуватися вже на паспорт. Ну і розбирали, що по свідоцтву про народження прийняти на роботу не можемо. Тож, в принципі, базою для заповнення титулу буде саме паспорт.

Заповнюємо трудову книжку виключно українською мовою. Тут без коментарів. Заповнюється, як нормативно зазначено в пункті 2.2 інструкції номер 58. Заповнюється власником або уповноваженим ним органом, але заповнює трудову книжку саме інспектор з кадрів.

Записи виконуються арабськими цифрами, тобто число і місяць двозначними. І, наприклад, якщо є там перше, друге, третє, четверте, п'яте, шосте, сьоме, восьме, дев'яте число, обов'язково додаємо ще нулик, тобто 01 червня.

Записи виконуються акуратно ручкою кульковою або спиром, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів. Колеги, зверніть увагу, що інколи при оцифруванні трудових книжок Пенсійний фонд навіть висуває вимоги і не приймає сканкопії трудових книжок, якщо вони заповнені не таким кольором. Тож, будь ласка, не грайтеся з кольорами. І найбезпечніший варіант — це ручка синього кольору.

Які відомості зазначити на титулі? Прізвище, ім'я та по батькові працівника. Причому зазначаємо повністю, без скорочення або зміни імені та по батькові на ініціали. Має прозвучати прізвище, ім'я та по батькові повністю.

Заповнюємо дату народження. Зверніть увагу, що для цього є окреме поле. І не переплутайте, бо є ще одне поле з датою. Інколи плутають ось ці дати і потім починаються проблеми, як їх виправити.

Заповнюємо дату заповнення трудової книжки. Про це маю на увазі, що не переплутайте, куди вносити дату про народження, куди дату заповнення трудової книжки.

Підпис працівника, підпис особи відповідальної за видачу трудових книжок і печатку підприємства або печатку відділу кадрів. Ось це має бути на титулі.

Стосовно підпису і печатки. Трудова книжка без підпису працівника буде вважатися недійсною. Трудова книжка без печатки підприємства допускається до оцифрування, сканування. Відсутність печатки не створює проблем для оцифрування чи сканування в майбутньому.

А от відсутність підпису відповідальної особи може бути проблемою при оцифруванні чи скануванні трудової книжки в майбутньому. Тож обов'язково звертайте на це увагу і не пропускайте обов'язкові реквізити.

Прізвище трошечки притиснути до лівого краю. Ця порада особливо важлива для жінок, тому що дійсно красиво, коли так по центру рядочку вписуєш прізвище, ім'я та по батькові.

Але життя воно таке буремне. Іноді жінки змінюють прізвища при шлюбі або розлученні. Інколи стикаються потім роботодавці з тим, що нема куди вносити оце прізвище. Тож практична порада трошечки притиснути до лівого краю, щоб вже були потім ще місця для внесення інших записів. Це чисто порада з практики.

Як внести перший запис? Відкриваємо наступний розворот. І тут є чіткі інструкції.

У графі три розділу відомості про роботу як заголовок пишеться повне найменування підприємства. Повне найменування підприємства не ТОВ, а товариство з обмеженою відповідальністю.

Під цим заголовком у графі один ставиться порядковий номер запису. У графі два зазначається дата прийняття на роботу. У графі три пишеться: «Прийнятий або призначений до такого-то цеху, відділу, підрозділу на дільницю виробництва із зазначенням його конкретного найменування, а також роботи, професії або посади і присвоєного розряду». Тобто вносимо перший запис про прийняття на роботу.

У графі чотири представляються реквізити наказу, номер і дата наказу, яким прийняли працівника на роботу.

Ось так буде виглядати перший запис про прийняття на роботу новоприйнятого нашого працівника.

Чи завіряти кожен підпис печаткою? Ні, кожен підпис завіряти не потрібно. Ось ви так внесли свою назву, внесли перший рядочок про прийняття працівника на роботу і все. Ставити печатку не потрібно. Печатка ставиться тільки, коли вносимо запис про звільнення, а також якщо вносимо відомості про нагородження та заохочення.

Чи ознайомлювати з записами, які вносимо до трудової книжки. Зауважте, що є пряма норма інструкції 58-ї. З кожним записом, що вноситься до трудової книжки на підставі наказу про призначення на роботу, уповноважений орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку, але тут уточню під підпис в особовій картці П-2 або в альтернативному документі, якщо ведете не особову картку П-2, а якийсь інший документ, в який має повторюватися відповідний запис трудової книжки.

Якщо ведете П-2, то обов'язково там про це зазначаєте і про прийняття працівника на роботу, і підпис ознайомлюєте із записом в трудовій книжці, із записом в особовій картці.

Ось такі правила для новачків. Дякую за увагу. Переходьте до наступного уроку.