Прийняття на роботу & Звільнення – 2026: процедури і документи, ВОД, повідомлення, трудова книжка, П-2, особова справа

Додаткові матеріали

Презентація

Роз'яснення Головного управління ПФУ у Донецькій обл. від 11.03.2024 щодо статусів переданих скан-копій паперової трудової книжки до ПФУ

Роз’яснення ГУ ПФУ в Луганській області від 15.07.2025 «Електронна трудова книжка: що потрібно знати?»

---

Текстове розшифрування відео

Колеги, вітаю. Ми завершуємо з вами такий невеличкий цикл уроків, присвячений трудовим книжкам. І зараз поговоримо про електронну трудову книжку. Як наповнюється при прийнятті на роботу до нового роботодавця.

Колеги, ви, напевно, вже знаєте, що з 10 червня 21-го року в нас паралельно діють дві трудові книжки: паперова та електронна. Про створення, про заповнення паперової трудової книжки вже поговорили і навіть про процес її оцифрування чи сканування також сказали.

Коли відбувається ось цей процес сканування чи оцифрування, то ці відомості, сканкопії чи оцифровані дані маємо передати на веб-портал Пенсійного фонду. І на веб-порталі оці всі дані потрапляють до так званої електронної трудової книжки.

Зверніть увагу, що на веб-порталі Пенсійного фонду немає такого аналогу електронної трудової книжки, як паперова. Тобто там не знайдемо таку форму, щоб виглядала візуально так само, як паперова трудова книжка.

Більше того, не зобов'язані вносити записи до електронної трудової книжки за таким самим алгоритмом, як до паперової трудової книжки. Формально достатньо просто прийняти працівника на роботу, подати по ньому відповідні повідомлення, про які вже говорили, зокрема повідомлення до податкової. І цього буде достатньо для того, щоб відомості до електронної трудової книжки вже потрапили про такого працівника.

Далі буде подано ще податкову звітність і електронна трудова книжка почне більше наповнюватися відомості про трудову діяльність конкретного працівника. Ось такого моменту, як щось відкрити і внести туди запис про прийняття працівника на роботу, не робимо. Це не передбачено.

Водночас, як же наповнюється ця електронна трудова книжка? Зверніть увагу, що є п'ять способів. Вони всі абсолютно різні. Деякі працюють без нашої участі, деякі дійсно можуть реалізуватися тільки, якщо підключимося з вами.

Ще раз підкреслюю, що в принципі достатньо просто прийняти працівника на роботу і подати відповідне повідомлення, відповідну звітність і нічого більше не робити. Але бувають різні ситуації. Інколи дійсно треба втрутитися і допомогти наповнити електронну трудову книжку.

Найпростіший спосіб наповнити електронну трудову книжку — це подати податкове повідомлення про прийняття працівника на роботу. Те, яке подаємо до фактичного початку роботи працівником.

Зверніть увагу, що відомості з такого повідомлення потрапляють до реєстру застрахованих осіб і там вже буде світитися, що такий працівник прийнятий на роботу до цього конкретного нового роботодавця, тобто до нас з вами.

Далі наведу роз'яснення Пенсійного фонду, де вони так прям чітко пройшлися по всіх цих способах. І просто для конкретики показую, що дійсно передбачено внесення відомостей, зокрема з податкового повідомлення до реєстру застрахованих осіб.

Далі, наступний варіант, наступний спосіб, яким інформація потрапляє до електронної трудової книжки — це подання оперативних відомостей до Пенсійного фонду. Цей спосіб доступний обмеженому колу роботодавців, тільки тим, хто подає такі оперативні відомості.

Тому в даному випадку звичайні роботодавці, які не є критичними, які не бронюють працівників, цим способом не користуються і в такий спосіб не наповнюють електронну трудову книжку.

Третій спосіб, який знову ж таки не потребує наших спеціальних якихось дій — це подання об'єднаного зарплатного звіту чи податкового розрахунку, як його називають, зокрема додатку Д5.

Коли бухгалтери подають таку звітність, то показують, що почалися трудові відносини з працівником. І ця інформація потрапляє, знову ж таки, до реєстру застрахованих осіб без якихось додаткових зусиль з нашого боку.

Просто дочекаємося звітної дати, відзвітують наші колеги і ця інформація підтягнеться автоматично до електронної трудової книжки.

Пам'ятаєте, коли аналізували, як зрозуміти, чи відцифровано, чи відскановано паперову трудову книжку працівника, орієнтувалися на четверту графу. Але там одразу ще навела такі способи, як подивитися іншу інформацію.

Так от, якщо у відомостях про трудову діяльність подивимося на третю графу, це буде саме ті дані, які підтягуються до електронної трудової книжки саме завдяки об'єднаному зарплатному звіту.

Якщо працівник буде сам дивитися в свою електронну трудову книжку в той спосіб, який обговорили, то також там є така спеціальна вкладочка, пам'ятаєте, перша вкладочка була на такій панельці, і побачить там ось ці відомості, які підтягнулися саме зі звітності, яка просто подана в рядовому порядку.

Наступні два способи вже потребують нашого з вами втручання, коли розуміємо, що треба якось пришвидшити процес потрапляння даних до електронної трудової книжки, або якщо виникла якась необхідність це зробити.

Що можемо зробити в такий спосіб, колеги? Ну, є два способи, де можемо втрутитися. Це передати відомості за допомогою XML-файлу і за допомогою функціоналу додати запис.

Зараз просто пройдуся по тих способах, які поговорили. Ось роз'яснення Пенсійного фонду, де говорять про повідомлення до податкової, що дані з нього потрапляють до реєстру застрахованих осіб.

Далі уточнюють, що інформація з податкового розрахунку потрапляє до реєстру застрахованих осіб і з оперативного повідомлення, яке подається до Пенсійного фонду, також потрапляє до реєстру застрахованих осіб.

Коли вносити записи до електронної трудової книжки? Ще раз підкреслюю, що спеціально запис не вносимо, але можемо окремо подати сканкопію наказу про прийняття, якщо треба пришвидшити цей процес. І зробити це можемо або після звітування, якщо вже відзвітували наші колеги, інформація туди потрапила, але треба ще довантажити наказ з якихось причин.

Не буду зараз заглиблюватися, чому це буде можливо, але, ну, наприклад, потрібно ще і додати сканкопію наказу. Або ж, якщо в даному випадку вже утвориться ланцюжок працівник-роботодавець, тому що буде подано таку зарплатну звітність.

Або ж можемо передати ось таку інформацію до утворення цього ланцюжку. Пам'ятаєте, коли працівник дає доступ до своєї електронної трудової книжки і маючи доступ, вже можемо завантажити сканкопію наказу і оцифрувати запис про прийняття.

Все це також передбачено в роз'ясненні Пенсійного фонду, як передається інформація за допомогою XML-файлу і за допомогою функціоналу додати запис.

Знову ж таки підкреслюю, що це не зобов'язані робити, але якщо треба, то можемо пришвидшити потрапляння інформації про прийняття працівника на роботу до електронної трудової книжки.

В даному випадку будемо оцифровувати саме наказ про прийняття працівника на роботу. Не трудову книжку, не запис про прийняття до трудової книжки, а саме наказ. В даному випадку це ключовий момент.

Це можна зробити за допомогою XML-файлу. Структура такого файлу наведена в порядку 11-1. Як на мене, він виглядає дуже страшно. Треба така, знаєте, вміння сноровочка, щоб опанувати цей XML-файл.

Те, що чорненьким написано, це такий базовий код, який обов'язково має бути в такому файлі. Те, що червоним. Тут спеціально зробила таке пояснення, яку саме інформацію куди маємо вписати.

Заповнюємо цей XML-файл, підвантажуємо його в систему на веб-портал Пенсійного фонду і система вже з цього файлу витягує необхідну інформацію і розносить його в електронну трудову книжку.

Як на мене, для гуманітарія це важка така арифметика, але тим не менш вона працює. Якщо такий спосіб прийнятний, якщо опануєте, будь ласка, можете робити в такий спосіб.

Якщо отак повносили дані, завантажили XML-файл, обов'язково ще додаєте сканкопію наказу про прийняття працівника на роботу.

Більш такий для мене легкий спосіб — це внести всі ті самі дані за допомогою функціоналу додати запис. Бачите, є спеціальна така кнопочка.

Як працює цей функціонал? Переходимо в спеціальне поле. Заповнюємо всі реквізити. Заповнюємо, що це робимо від себе як поточного роботодавця, вносимо дані про прийняття працівника на роботу.

Тобто все, що внесли до трудової книжки, якщо вносили, або що б внесли до трудової книжки, якби її заповнювали. Просто заповнюємо всі поточні поля, які передбачені цією формою.

Натискаємо зберегти. Завантажуємо все на веб-портал Пенсійного фонду і також додатково додаємо наказ про прийняття працівника на роботу.

Все, в такий спосіб інформація потрапить до електронної трудової книжки. Щоправда, опрацьовується це теж доволі довго. Це не буде так миттєво, як би хотілося, але тим не менш, після опрацювання Пенсійним фондом ця інформація підтягнеться до електронної трудової книжки.

І в такий спосіб можемо зробити висновок, що прийняли участь в її наповненні. Але ще раз підкреслюю, що це не наш обов'язок. Можемо це зробити, якщо потрібно, а можемо цього навіть не робити.

Буде вам ця інформація для загального розвитку. Дякую вам за увагу. Переходьте до наступного навчання.