Прийняття на роботу & Звільнення – 2026: процедури і документи, ВОД, повідомлення, трудова книжка, П-2, особова справа

Додаткові матеріали

Презентація

На яких працівників вести особові справи?

Порядок формування особових справ відповідно до Правил №1000/5

Склад документів особової справи

---

Текстове розшифрування відео

Продовжуємо навчання. Колеги, запрошую вас на 22-й урок. Особова справа для яких категорій працівників заводити чи не заводити і які документи зберігати.

Якщо говорити простими словами, то особова справа — це така сукупність біографічних даних про працівника і відомостей про його трудову діяльність. І якщо буквально це така тека з документами, які супроводжують трудову діяльність працівника на нашому підприємстві.

Перше питання, логічне питання: на яких працівників заводити особові справи? Чи на всіх, чи може вибірково.

Зверніть увагу, що за загальним правилом, за загальним висновком, в обов'язковому порядку особові справи заводять на керівників організацій, професіоналів, спеціалістів та технічних службовців, тобто на посади, код Класифікатора професії яких починається з одинички і до четвірки.

Тобто відкриваємо, є конкретна посада працівника. Відкриваємо, знаходимо код такої професійної назви в Класифікаторі професій. І якщо він починається на одиничку, двійку, трійку чи четвірку, це для нас прямий сигнал для того, що на такого працівника слід формувати особову справу.

Однак оптимально заводити її на всіх працівників. Чому так? Зараз поясню, звідки тягнеться ось цей висновок, що формуємо особові справи тільки на працівників, код Класифікатору професії яких починається з одинички до четвірки.

Зверніть увагу, що у переліку 578/5 є по позиції 493 та 495, відповідно до яких зазначено, що строк зберігання особових справ категорій працівників, керівників організацій, службовців, професіоналів, фахівців, ну, дальше ще працівників громадських організацій і сумісників зберігаються обов'язково.

І в даному випадку зауважте, що саме тут мова йде про те, що це ті категорії працівників, код Класифікатори професії яких починається з одинички по четвірку.

Тобто саме через те, що встановлено строк зберігання особових справ переліком 578/5 і зазначено для яких категорій працівників особові справи зберігаються, то з цього і тягнеться ось цей висновок, що для таких категорій працівників формувати особову справу обов'язково і обов'язково її зберігати.

Водночас є позиція, озвучила, що оптимально заводити особові справи на всіх працівників і тягнеться вона з правил 1000/5.

Чому вона звідти тягнеться? Тому що в Правилах 1000/5 зазначено, що в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групуються в хронологічному порядку в мірі їх надходження.

Зверніть увагу, тут фігурує фраза, що особові справи формуються на працівників і формально навіть ті працівники, код класифікатори професій яких починається на п'ять і до дев'яти, в нас теж є нашими працівниками. І звідси, в принципі, тягнеться ось цей висновок, що особові справи можна формувати, доцільно формувати і на інших працівників.

Отже, висновок буде загальний такий. В обов'язковому порядку формуємо особові справи на тих працівників, код класифікатору професії яких починається з одинички до четвірки. І вибірково, тобто якщо хочете, то можете формувати особові справи на працівників, код Класифікатору професії яких починається з п'ятірки до дев'ятки. Це буде наша така загальна відправна точка.

Розуміємо, що дійсно будуть випадки, коли особова справа буде обов'язково, а коли можемо її формувати, а можемо не формувати на працівників.

Як вести особову справу визначено в Правилах 1000/5. Вона має бути оформлена після видання наказу про прийняття працівника на роботу. Це логічно, тому що людина вже має набути статус нашого працівника і розпочнемо формувати по ній справу, зберігати ось ці відомості про її трудову діяльність на нашому підприємстві.

Обліковується за номенклатурою справ.

А якщо говорити вже про оформлення особової справи, зверніть увагу, що особову справу формують в окремій папці, в окремій теці на кожного працівника, по якому будемо її вести.

Логічне питання: чи можна формувати особові справи у файлах? Так от, колеги, Правила 1000/5 зазначають, що для зберігання справ у діловодстві використовують картонні теки із клапанами або зав'язками, картонні або пластмасові швидкозшивачі. І зверніть увагу, що файлів тут не передбачено, тож краще дотримуватися вимог чинного законодавства.

Далі зверніть увагу, що на зовнішньому боці особової справи, ось цієї нашої теки, маємо написати прізвище, ім'я та по батькові працівника, щоб ідентифікувати, що це саме по ньому особова справа.

І внутрішній опис справи, а обов'язково його маємо сформувати. Зараз будемо про це говорити. Прикріплюють на внутрішній обкладинці цієї папки. Тобто, буквально відкриваємо паперову теку і на внутрішньому боці обкладинки прикріплюємо ось цей внутрішній опис, де буде зрозуміло, які документи тут зберігаються в цій особовій справі.

Його можна вести вручну або роздрукувати на комп'ютері.

Наповнення особової справи, зверніть увагу, чітко регламентовано Правилами 1000/5. Буквально перелічено, які документи в ній мають зберігатися. Більше того, цей порядок має бути збережено при зберіганні документів в особовій справі.

Тобто тут не просто хаотично написано, які документи тут можуть бути, а в особову справу маємо долучати їх в такому порядку, як вони зазначені в наведеному описі.

Зверніть увагу, що першим буде внутрішній опис особової справи, як уже з'ясували. Ну, а далі вже будуть докладатися всі документи, які супроводжують трудову діяльність працівника. І докладатися вони будуть в хронологічному порядку. Тобто хронологічність має бути збережена.

В особовій справі можуть зберігатися або оригінали документів, наприклад, це якщо мова йде про заяви від працівників, можуть зберігатися копії, засвідчені в установленому порядку або витяги з документів. Наприклад, якщо був зведений наказ про відпустку чи зведений інший якийсь наказ, то в даному випадку зробимо витяг з наказу і долучимо до особової справи працівника.

Як бачите, зберігаємо тут заяву про прийняття на роботу. Письмовий трудовий договір або контракт, якщо він укладався, він зберігається. Той екземпляр, який залишається у роботодавця, зберігається саме в особовій справі.

Копія наказу про прийняття на роботу або витяг із зведеного наказу. Підкреслюю, копія або витяг, не оригінал.

Особовий листок з обліку кадрів, зверніть увагу, не отой інформаційний лист, який заповнюємо на вимогу інструкції, на вимогу статті 29-ї. Це інший документ.

Автобіографія, якщо вона формується, зверніть увагу, якщо умовами працевлаштування на ваше підприємство не є наявність автобіографії, чи працівник відмовляється її писати, чи вона не потрібна, то це не буде грубим порушенням. Це не буде порушенням ведення особової справи. І далі при передачі в архів все рівно приймуть, хоч не буде автобіографії.

Далі долучаємо копії тих документів, які надав при працевлаштуванні наш працівник. Це копія паспорта або документу, який його замінює. Зверніть увагу, тут хоча сказано, що тільки про копію паспорта, але розуміємо, що якщо прийняли працівника на роботу по іншому документу, який є аналогом паспорта, то зрозуміло, що його теж треба додати до особової справи.

Копія облікової картки платника податків — це ось цей наш ідентифікаційний код, якщо долучали, якщо отримували як окремий документ.

Копія військового квитка, тимчасового посвідчення або приписного свідоцтва за наявності. Зверніть увагу, або якщо говорити про зараз, це може бути ще роздруківка з військово-облікового документу. А просто в даному випадку до переліку, наведеного в Правилах 1000/5, не внесено ті зміни про всі можливі військово-облікові документи, які зараз функціонують в нас в кадровому просторі.

Але, звісно, якщо надається роздруківка з військово-облікового документу, а не військовий квиток, то її теж долучаємо до особової справи.

Копії документів про освіту, про науковий ступінь, вчене звання, документів, що є підставами для надання пільг. Ну і далі вже будемо докладати ті документи, які будуть супроводжувати діяльність працівника на нашому підприємстві. Тут їх озвучувати не буду, тому що вони не зачіпають наш розділ про прийняття на роботу.

Сказала, що до особової справи долучаємо або оригінали документів, або копії засвідчені належним чином, або витяги з документів.

Стосовно копії, зверніть увагу, що під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів. І Правила 1000/5 зверніть увагу, оновлені, висувають певні вимоги до оформлення копій. Копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку.

Щоб цей установлений порядок зберегти, що потрібно зробити? От отримуємо копію, наприклад, паспорта працівника. Обов'язково маємо в правому верхньому куті проставити напис копія. Це може бути від руки написано, може бути проставлено печаткою, але одним словом відмітка копія має бути проставлена в правому верхньому куті.

Зверніть увагу, тривалий час ось цієї вимоги не було. Тепер вона з 26-го року повернулася. Знову проставляємо ось цю відмітку копія на копіях документів, які зберігаються, зокрема, в особовій справі.

І наприкінці документу обов'язково проставляємо згідно з оригіналом. Далі фіксується найменування посади особи, яка засвідчує копію, її власне ім'я, прізвище, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту документу підпис.

Зверніть увагу, що копію завіряє не той працівник, який надав цей документ, надав цю копію, а засвідчує, зокрема, інспектор з кадрів, якщо саме він приймає ці документи, якщо він уповноважений засвідчувати такі документи.

Як завірити копію, ще раз хочу проговорити. Виготовляємо будь-яким доступним способом. Ну, як правило, це ксерокопія, якщо говорити про документи від працівника.

Далі у верхньому правому куті проставляємо слово копія, відмітку копія. У кінці документу робимо напис згідно з оригіналом. Прописуємо посаду того, хто засвідчує копію. Цей працівник проставляє свій підпис поряд, вказується його ім'я і прізвище і проставляється дата засвідчення копії.

І ще раз підкреслюю, що засвідчує свої копії наданих документів не працівник, а та особа, яка їх прийняла, тобто яка приймала участь в прийнятті працівника на роботу.

Що не зберігаємо в особовій справі? Колеги, тут і легко, і складно одночасно. З одного боку, не зберігаємо в особовій справі те, що не передбачено переліком в Правилах 1000/5.

Зокрема, не беремо при працевлаштуванні, це не вимагається, але якщо беремо чи брали таку згоду на обробку персональних даних, то її до особової справи долучати не потрібно. Ще раз підкреслюю, вона взагалі зараз не потрібна, але якщо там для чогось вона потрібна, чи там колись її брали, то зверніть увагу, що до особової справи не долучаємо.

Особову картку П-2 не долучаємо сюди. Не долучаємо до особової справи. Інформаційний лист отой, який формується на підставі статті 29-ї Кодексу законів про працю.

Заяви та накази на відпустки, заяву та копію наказу про дострокове припинення відпустки до трьох років. Обхідний лист, те, що не зазначено в переліку, сюди не долучаємо.

Водночас, ще раз підкреслюю, що в особовій справі зберігаються оригінали заяв, трудовий договір, копії паспорта старого зразка і нового зразка, якщо є новий зразок. А заява на зміну прізвища і копія наказу на зміну прізвища, якщо відбувалася така зміна, копії роздруківки оновлених військово-облікових документів, пенсійне посвідчення по інвалідності, витяг з рішення експертної команди та рекомендації, що є частиною індивідуальної програми реабілітації, копію сертифікату про підвищення кваліфікації особи відповідальної за військовий облік.

Цікавий такий нюанс. Зверніть увагу, що якщо приймаємо на роботу інспектора з кадрів, в якого вже є сертифікат про підвищення кваліфікації з військового обліку і він нам дає такий документ, то копію долучаємо до особової справи. Це прямо передбачено вимогами Правил 1000/5.

От подивіться, що в нас копії документів про підвищення кваліфікації. Бачите, а звідси тягнеться оця вимога долучати до особової справи і копію такого сертифікату.

Чому зупиняюся на цьому? Тому що формально, якщо відкриємо цей перелік, там не сказано про копію сертифікату про військовий облік, але тим не менш розуміємо, що це той сертифікат, який підвищує кваліфікацію. Отже, його треба долучити до особової справи.

І в такий спосіб маємо аналізувати і інші документи, які надаються при працевлаштуванні, чи формується далі протягом трудового життя нашого працівника на нашому підприємстві.

Дякую за увагу. Переходьте до наступного уроку.