Прийняття на роботу & Звільнення – 2026: процедури і документи, ВОД, повідомлення, трудова книжка, П-2, особова справа

Додаткові матеріали

Презентація

Зразок акту про відмову надати пояснення причин відсутності на роботі

Зразок акту про відсутність на роботі та інформації про причини такої відсутності

Зразок листа з вимогою надати пояснення причин відсутності на роботі

Зразок наказу про звільнення за прогул

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю на сьомому уроці і сьогодні обговорюємо тему звільнення за прогул, коли допустимо навіть під час воєнного стану. Давайте зразу скажу, ніяких перешкод для звільнення за прогул під час воєнного стану немає.

Проте, поки йдемо по вже по кроковому алгоритмі якомусь звільнення, давайте зразу скажу, в більшості випадків проблема чого під час воєнного стану виникає, тому що люди поїхали і зараз продовжують виїжджати за кордоном у вас знаходяться, наприклад, ви їм не хочете продовжувати відпустки, і ставити умови, що якщо ви не повернетесь, наприклад, ми вас звільнимо за прогул. Ось не будемо більше продовжувати відпустку без збереження, наприклад, у вас, да, хтось будемо звільняти.

Ось в таких випадках дуже акуратно, тому що відпустка за прогул можлива тоді, коли немає поважних причин відсутності на роботі. А вже й бачили, і судові рішення бачили, і бачили роз'яснення Держпраці, що все ж таки намагання зберегти життя, здоров'я собі, своїй родині, своїм дітям, от виїхали за кордон з метою, збереження життя та здоров'я. Це, ну, якби може розглядатися як поважна причина.

Тому тут не ризикуйте. Заборони звільняти за прогул немає. Але подумайте, чи дійсно є ці такі скажімо поважні причини того, що людина не ходить на роботу. Оцей такий момент зроблю, але немає ще раз немає заборони звільняти за прогул.

Так що таке прогул? Це відсутність на роботі більше трьох годин. Саме з поважних причин. Безперервно або сумарно протягом робочого дня без поважних причин вважається прогулом.

Не може вважатися прогулом, теж такий нюанс, відсутність працівника не на підприємстві, а на робочому місці. От, наприклад, у вас працівник з'явився в офіс, він є в офіс, але він ходить з одного підрозділу в інший, пішов на склад, пішов в кав'ярню десь у вас. Це ваша, скажімо, столовка там на підприємстві. Отут прогулом не можна. Він прийшов, він є на підприємстві, ну, але він не сидить за своїм столом, оце ходить від одного колеги до іншого. Ви не тут звільнення за прогул в такому випадку краще не робити.

Тут можна краще там застосувати якесь систематичне невиконання трудових обов'язків, ще щось, але за прогул звільняти не можна. Він є у вас на роботі. Він просто не сидить на робочому місці. От є такі працівники.

Який же алгоритм дій роботодавця, коли немає от працівник не вийшов на роботу? Звісно, що зразу звільнити його за прогул не можемо. Нам потрібні документи. Нам потрібно підтвердити, що намагалися його знайти, намагалися відібрати пояснення  відсутності його на роботі. Тому що нам треба переконатися, що немає поважних причин.

Можливо, з працівником щось сталося, він в лікарні зараз, а ви його звільните. Тому що треба зробити, спробувати це, знову ж таки ці пункти, з досвіду участі у судових спорах, на що й як дивиться суд, і що допомагає роботодавцям, коли вони звільнили за прогул. От що допомагає довести, що все ж таки було правомірне звільнення.

Значить, спочатку пробуєте зв'язатися з працівником, щоб отримати інформацію про причини відсутності. Телефонуємо за всіма можливими номерами, надсилаємо в месенджерах і фіксуємо це все. Фіксуємо актом. Наприклад, у вас акт зробили, зафіксували, там декілька працівників в акті розписалися, що так вони були присутні. При тому, що ви 20 разів подзвонили, направили в месенджері якісь повідомлення, зробили собі скріншоти з месенджеру, що відправили, наприклад, непереглянуто працівником або переглянув і не відповів. Оці всі докази в сукупності отак от підкладете, вони вам можуть стати у пригоді.

Тому спробували зв'язатися різними способами. Перевірили на порталі ПФУ, чи не оформив працівник лікарняний, створили комісію. Знову ж таки, цього ніде не вказано, що обов'язково, але це дуже допомагає от в разі таких якихось спірних ситуацій.

Створили комісію з метою розслідування причин відсутності працівника на роботі. Надіслали листи на всі відомі адреси, де може бути там до батьків поїхав, якщо вам відомо. Зв'язалися з родичами, друзями і все це зафіксували. Навіть відвідували місце проживання. Звісно, це не є обов'язковою умовою, але теж боялися, скажімо, такого скандального звільнення за прогул. Боялися, що працівник поновиться потім на роботі, тому робили все можливе.

Навіть їздили юрист, кадровик, їздили за місцем проживання, стукали в двері, залишали записки, все це фіксували, фотографували, навіть сусідів питали для того, що якщо буде якийсь спір, якщо там якийсь адвокат з боку цього працівника звільненого зайде і буде намагатися через суд скасувати такий наказ про звільнення за прогул, то показали, що робили всі можливі дії. Тобто робили й більше, але щоб у нас там комар носа не підточив.

Є обов'язкові два документи. Та оце все, що казала, там з сусідами поговорити, роздачам направити. Це, так скажімо, можна робити, можна ні. Робили, щоб більше документів зібрати, але є обов'язкові документи, без яких ніяк.

Нам треба отримати у працівника пояснення, чому він не ходить на роботу. Якщо він не виходить на зв'язок, він не прийшов, от він вчора прогуляв, сьогодні можете отримати пояснення, це нормально, але якщо працівник продовжує не ходити, наприклад, на роботу, вам треба докази того, що намагалися отримувати ці пояснення.

Які ж докази? Направляєте лист працівникові на ту адресу, яка там в особовій справі, яка вам відома, на всі відомі адреси. Направляєте листи, просимо пояснити причини відсутності на роботі, там в таку-то дату або в такі-то дати. Чітко вказуйте дати, щоб потім могли прив'язатися при звільненні.

Намагайтеся отримати пояснення. Якщо пояснень немає, якщо працівника немає, то хоча б, щоб у вас були докази того, щоб намагалися його знайти і відібрати пояснення.

Тобто лист відправляєте з описом вкладення. Також кожен день у вас повинен бути зафіксований в акті. Можете фіксувати періодами. Ну, спочатку як робили, фіксували кожен день акт відсутності на роботі за 20-те число, за 21, за 22. А коли вже це досить довгий період, то вже там тиждень фіксували, відсутній був на роботі з першого там по сьомий вже потім більшими такими періодами фіксували відсутність.

Що ще можна додатково зробити? От те, що казала, призначити комісію з проведення розслідування. Буде протокол комісії, буде наказ про затвердження результатів. Що там виявили, куди ходили, писали, які там вам відомі моменти, чого він відсутній на роботі.

Якщо працівник не з'являється на роботі, ви плануєте його звільняти, то обов'язковим документом буде оце про підтвердження, що направляли працівнику листа, тобто оці описи вкладення, квитанції поштові, що направляли лист і просили надати пояснення відсутності на роботі. Та залишайте обов'язково ці собі докази.

Як вже сказала, листи краще відправляти з описом вкладення. Бланк можна на сайті пошти отримати в відділенні або роздрукувати його з інтернету собі, заповнити друкованим способом і опис вкладення таким чином. Думаю, що впораєтесь.

Чому саме з описом вкладення? Чому не з повідомленням про вручення, наприклад?

З повідомленням про вручення можете довести, коли працівник отримав лист від вас, але у повідомленні про вручення. Повідомлення про вручення не дає можливості довести, що саме відправили. Може ви листівку привітальну відправляли, може там щось ще, запрошення кудись відправляли. А вам треба, щоб у вас був саме лист з проханням або вимогою надати докази відсутності на роботі в таку-то дату або в такі-то дати. В описі це можна написати. Тобто опис — це єдиний документ, який дає можливість не тільки довести, куди, коли відправили, а й що саме було в листі. Для цього є опис вкладення.

Значить, що робить кадровик, коли працівник відсутній на роботі? Що можна робити? Зафіксувати документальну відсутність на роботі. Наприклад, просимо керівника підрозділу, де працює той працівник, який не ходить, не виходив, оформити доповідну записку. Ще раз, всі документи ці необов'язкові. Просто роблю по максимуму для того, щоб потім у судді було чим козирять. Тобто просимо доповідна записка.

Ось пише керівник підрозділу, що мій такий-то працівник от сьогодні не з'явився на роботу, а вже другий день, наприклад, не виходить. Складаєте акти відсутності на роботі. Про це вже говорили. Позначаєте в табелі обліку робочого часу відсутність літерним кодом НЗ, як неявка з нез'ясованих причин.

Далі. Дуже важливо, що звільнення за прогул саме — це дисциплінарне стягнення. І тут є строки застосування дисциплінарних стягнень. Дивимося зараз норму. Дисциплінарне стягнення застосовується роботодавцем безпосередньо після виявлення проступку. От не вийшов сьогодні і там безпосередньо завтра його звільняю. Але безпосередньо це би було завтра. Але в нас є для цього місяць, але не пізніше одного місяця з дня виявлення, не рахуючи часу, ну, лікарняного і відпустки.

Наприклад, якщо у вас працівник не був сьогодні на роботі, не був завтра на роботі, післязавтра він вийшов на роботу, ви йому сказали: "Ай-ай-ай!" Він у вас посварилися, попередили, він у вас продовжує ходити на роботу. А потім працівник, ну, за щось ви за нього там розізлилися, щось він там погано працює. І ви згадали, що він там 25-26го, там не знаю чого, липня, квітня, наприклад, ну неважливо, давайте візьмемо липень, не був на роботі і ви його вирішили звільнити за прогул пізніше. Так ось, у вас є місяць. От про це дуже важливо не забувати. Ви вже його, якщо от говоримо про він не був 25-26 липня на роботі, а потім вийшов на роботу, ходив, злив вас далі, ви захотіли його звільнити. Так ось, пізніше, ніж 25-26 серпня, коли прив'язалися до дат, не можете звільнити, то тому що у вас не пізніше місяця з моменту виявлення, а виявили, акт робили виявлення, не можете його вже звільнити.

Ну, там є місяців, якщо не пізніше шести місяців з дня вчинення проступку. Це якщо були лікарняні відпустки, там максимум шість. Але якщо він продовжує у вас ходити, ніяких відпусток лікарняних в нього немає, то протягом місяця вам треба обов'язково вкластися. І це стаття 148 Кодексу законів про працю України. Зверніть увагу на оці строки застосування дисциплінарного стягнення.

Отже, які робимо висновки? Прогул — це відсутність більше трьох годин на роботі. Що нам треба робити? Обов'язково, якщо плануємо звільняти за прогул, обов'язково фіксувати, робити акти відсутності на роботі, у вас буде зразочок цього акту обов'язково, акт відсутності на роботі за всі ті дати, коли хочете звільнити. Зробили акти, далі направили працівникові на всі можливі відомі адреси, листи з проханням надати пояснення. Це самий важливий документ. Акти і оці пояснення.

Якщо працівник ходить на роботу, він, звісно, напише пояснення. Подивитеся, поважна це, на вашу думку, причина чи не поважна. Теж це теж оціночне поняття. Оцінюйте його саме ви.

Як буває? Буває, що працівник пише: "Я не був три години, більше трьох годин на роботі, тому що в мене всю ніч боліли зуби. Я ось був в стоматологічній клініці, мені робили анестезію, мені там, не знаю, щось там лікували. Я тому більше трьох годин в мене не було. Я поки туди доїхав, полікували, повернувся більше трьох годин". І як він може довести? Ну, принаймні навіть оплатою в стоматологічній клініці можна довести, що в цю дату він був там. В нього немає лікарняного, але в нього є якийсь доказ, що в нього була поважна причина. Дуже було погано, настільки боліли зуби, що він не міг прийти на роботу.

Чи можна це вважати поважно? Ну, звісно, можна, навіть якщо немає лікарняного. Тобто немає заздалегідь визначеного документу, який там визначає цю поважність, неповажність. Це знову ж таки оціночне поняття й ви приймаєте рішення, чи вважаєте це поважною причиною?

Відібрали пояснення. Якщо надав, дивимося, чи поважна причина. Якщо нема працівника, не ходить, продовжує не ходити на роботу, нам треба докази того, що намагалися отримати пояснення. Тобто направляємо лист з описом вкладення, просимо вказати, чому в таку-то дату або в такі-то дати пояснити, чому не був на роботі. Ці докази зберігаємо, тому що в подальшому це допоможе не отримати, ну, таку проблему у вигляді поновлення на роботі, виплати там за час відсутності.

Одним словом, збираємо акти за дні відсутності, збираємо докази того, що намагалися відібрати пояснення і тільки за наявності таких документів звільняємо працівника за прогул.

Якщо бачите, що причина поважна, не ризикуйте. Краще от він не ходить, але розумієте, що причина поважна, краще табелюйте його. НЗ, все одно не несете фінансових витрат. Все одно не платите зарплату, якщо працівник не ходить на роботу. Ставите йому НЗ і не платите. Це краще, ніж звільнити, а потім працівник там поновиться на роботу.

Дякую, друзі. Сподіваюсь, що це зрозуміло. І ще зустрінемося з вами.