Прийняття на роботу & Звільнення – 2026: процедури і документи, ВОД, повідомлення, трудова книжка, П-2, особова справа

Додаткові матеріали

Презентація

Алгоритм дій роботодавця у день звільнення (з брошури)

Довідник «Відпустки, невикористані дні яких (не) компенсуються при звільненні»

Довідник «Грошова компенсація»

Довідник «Поширені підстави для звільнення»

Зразок наказу про звільнення без виплати грошової компенсації

Зразок письмового повідомлення про нараховані та виплачені суми при звільненні

---

Текстове розшифрування відео

Урок 12-й – це комплекс дій у день звільнення. Ми розглядали усі підстави для звільнення, найбільш розповсюджені. Визначили, що у кожного своя механізм, але по суті це зводиться до дня звільнення, де ми маємо виконати певні кроки.

Першочергово у цьому питанні є стаття 47 Кодексу законів про працю, яка говорить три основних факти про те, що у день звільнення ми маємо видати працівнику копію наказу про звільнення, повідомлення про нараховані і виплачені суми і, якщо трудова книжка зберігається у працівника, то на його вимогу внести запис до цієї трудової книжки. Проте у кожної із цих дій є певні особливості. І крім того, загальна процедура звільнення не обмежується виключно цією нормою.

Розпочнемо з кадрової частини. Ми видаємо наказ про звільнення, у тому числі з інформацією про виплату грошової компенсації за відпустки, якщо вона є. Якщо у нас немає грошової компенсації, то ми нічого не зазначаємо. Є ще інший варіант, коли навпаки ми стягуємо з працівника наперед виплачені відпускні. Але ви маєте розуміти, що ми видаємо наказ про звільнення, як правило, у день звільнення, тому що можуть бути будь-які випадки, коли у нас дата звільнення може переноситися і тоді нам цей підготовлений наказ про звільнення доведеться скасовувати. Тому в загальному випадку, якщо є можливість, видавайте наказ про звільнення у день звільнення.

Далі, що ми робимо у день звільнення? Видаємо працівнику копію наказу про звільнення. Видаємо працівнику повідомлення про нараховані та виплачені йому суми. За цими документами ми також будемо проходитися. Далі вирішуємо долю паперової трудової книжки і вносимо запис. Тут є два варіанти. Паперова трудова книжка ще на підприємстві – вношу запис, видаю працівнику. Паперова трудова книжка вже у працівника – чекаю його вимогу. Надав вимогу, внесла запис про звільнення. Не приніс він мені трудову книжку, не надав вимогу, той запис про звільнення до паперової трудової книжки я не вношу

Якщо я хвилююся за електронну трудову, то маю розуміти, що у загальному випадку інформація про звільнення вже підтягнеться після того, як буде подана зарплатна звітність, де ми вкажемо про звільнення цього працівника. Якщо підприємство є критично важливим, то обов'язково ще ми подаємо відомості до Пенсійного фонду, так звані оперативні відомості. Подаємо не пізніше наступного дня після звільнення.

Далі, якщо у нас йдеться про військовий облік, то треба розрізнювати. Якщо йдеться про військовозобов'язаних, призовників та резервістів, мої дії – надіслати до ТЦК повідомлення за додатком чотири про звільнення у семиденний строк з дати видання наказу про звільнення. Наступне – це внести інформацію про звільнення до списків військового обліку за додатком п'ять у п'ятиденний строк з дати звільнення.

У нас будуть окремі уроки і ми докладно пройдемося. Будуть приклади, що як заповнювати додаток чотири, як заповнювати додаток п'ять. Зараз ми проходимо загальну процедуру, але не забувайте, що у нас може звільнятися директор, відповідальний за військовий облік. Досить часто кадровик, який є відповідальним за ведення військового обліку на підприємстві, наприклад, уже наступний призначений, він просто може забувати про те, що нам треба подати додаток один. Коли у нас звільняється директор або відповідальний за військовий облік, ми надсилаємо до ТЦК повідомлення за додатком один про звільнення у семиденний строк з дати видання наказу про звільнення.

Ось такі загальні процедури. В рамках цього уроку ми поговоримо про грошову компенсацію, про відрахування наперед виплачених відпускних і крім того ще поговоримо про копії наказу про звільнення і повідомлення про нараховані та виплачені суми.

Розпочинаємо із грошової компенсації при звільненні. При звільненні ми обов'язково підраховуємо усі невикористані дні щорічної відпустки і соцвідпустки на дітей і виплачуємо за них грошову компенсацію працівнику. Норма діє навіть під час дії воєнного стану. Про це прямо визначено в Законі номер 2136.

Іноді кадровики, роботодавці трошки хитрують і просять, наприклад, працівника: "Ти напиши заяву, у мене зараз нема коштів на підприємство, напиши заяву, що я відмовляюсь від грошової компенсації за невикористані дні щорічної відпустки та соцвідпустки на дітей". Одразу попереджаю, що такі махінації, маніпуляції є незаконними. І ця заява, навіть якщо працівник власне написав її, власне підписав її, вона все одно не буде мати чинності, навіть якщо справа дійде до суду. Тому будьте уважні. Є невикористані дні, значить, ви повинні знайти кошти і у день звільнення розрахуватися з працівником, виплатити йому компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки, соцвідпустки на дітей.

Наступний важливий момент. Ані у щорічної відпустки, ані у соцвідпустки на дітей немає строку давності, після настання якого у працівника згорає право на них. Тобто, наприклад, якщо мій працівник не ходив у щорічні відпустки два-три роки, п'ять, зустрічали навіть 10 років, то при звільненні я все одно буду йому виплачувати грошову компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки.

Наступний випадок – соцвідпустка на дітей. Так само, якщо вона не була використана за п'ять років, то за п'ять років я буду виплачувати грошову компенсацію при звільненні. Єдине, що мають бути підтвердені документи, що працівник або працівниця має право на соцвідпустку на дітей. І крім того, якщо йдеться про подальші роки, там 2007 рік, там було інше законодавство, мені потрібно повертатися, дивитися скільки днів цієї соцвідпустки на дітей надавалося за тією чи іншою підставою. Враховуйте, будь ласка, і цей момент.

Тож ми підводимо підсумок. Грошові компенсації при звільненні підлягають абсолютно усі невикористані дні щорічної відпустки і соцвідпустки на дітей.

Як підрахувати щорічну відпустку? Соцвідпустка зрозуміла, там нічого не рахується. Якщо він мав права за 2025 рік не використав ці дні, то відповідно працівнику належить або 10, або 17 календарних днів і за них я і виплачую грошову компенсацію.

Інший випадок – це щорічні відпустки. Тут ми повинні провести розрахунки. І для того, щоб не залазити у ті формули, вони досить складні, у нас на Кадрленді є ваш помічник. Це інструмент, він має назву калькулятор днів щорічних відпусток. Заходите в інструмент, обираєте калькулятор днів щорічних відпусток.

Далі, що мені з вами потрібно зробити? Я вводжу поточний робочий рік і, наприклад, закінчення робочого року. Якщо працівник не відпрацював його повністю, тому що припала дата звільнення, то я ставлю відповідну пташечку і прописую дату звільнення. Далі тривалість щорічної відпустки. У загальному випадку 24. Якщо у вас є працівники, наприклад, з інвалідністю, то тут може бути 26 або 30. Якщо держслужбовці, то також 30. Можете все це зазначати. В моєму випадку 24. Натискаю кнопочку розрахувати. Якщо були періоди, які не зараховуються, то, звісно, там є спеціальна кнопка, якою я можу їх зазначити.

І ось власне після того, як натиснула кнопочку розрахувати, мені виводиться загальна кількість днів за цей робочий рік. І я розумію, якщо працівник не ходив у відпустку, то за ці 14 календарних днів мені і потрібно компенсувати йому, виплатити компенсацію при звільненні.

А що стосується документального оформлення у заяві, працівник зазначає, що прошу звільнити мене за власним бажанням чи угодою сторін і зазначає дату. Бажано зазначати дату. Але працівник ніколи в заяві не прописує про грошову компенсацію чи відрахування з його заробітної плати. Це вже завдання кадровика прописати в наказі про звільнення.

У нас так і буде йти. Першим пунктом – власне, коли ми звільняємо, за якою підставою, прописуємо і словами, і робимо посилання на норму Кодексу законів про працю. Ну, а другим пунктом ми вже визначаємо, наприклад, бухгалтерії, виплатити грошову компенсацію у зв'язку із звільненням за сім календарних днів щорічної основної відпустки. Звісно, якщо додається соцвідпустка на дітей, то прописуйте її. Якщо тут за кілька робочих років, то може бути, наприклад, там за 48 днів щорічної основної відпустки. Це вже як у вас провелися розрахунки і за скільки років власне працівник не скористався щорічною відпусткою. Ці особливості також треба враховувати.

Далі йдемо те, що я казала, що у нас може бути грошова компенсація за те, що працівник не використав щорічної відпустки. Але у нас може бути і зворотня ситуація. Вона стосується тільки щорічної відпустки. Наприклад, коли відбувається відрахування із заробітної плати при звільненні за наперед надані відпустки.

У нас є спеціальна стаття 28 Закону про відпустки, де написано базове правило про відрахування, а далі йде перелік працівників, у яких навіть якщо вони перевикористали відпустки, все одно у них відрахування не здійснюється у день звільнення. Перелік цих працівників є у додатку до цього відео.

Покажу на конкретному прикладі. Працівниця звільняється за власним бажанням 12 червня 26 року. Вона має право на щорічну основну відпустку 24 дні. За робочий рік, на яке припадає моя дата звільнення, вона скористалася повністю щорічною відпусткою. 24 дні їй вже було надано. Чи мала вона це право? Так, якщо це другий і наступний робочі роки, то з 18 листопада 25-го року вона вже могла взяти 24 календарні дні щорічної відпустки. Але припадає дата звільнення, або дата звільнення і ще й періоди відпустки без збереження заробітної плати. Все це зменшує тривалість щорічної відпустки.

І коли я скористалася тим калькулятором, який я вам показувала, інструментом, як ми підраховували з вами дні щорічної відпустки, то виявилося, що на дату звільнення у працівниці є право на щорічну відпустку тільки 14 днів, а вона 24 їй вже використала. То що виходить? 10 календарних днів були надані наперед і вона отримала за них відповідно відпускні. Ми ж виплачуємо відпускні.

Що робити у такому випадку? При звільненні з працівника вираховуються наперед виплачені відпускні за 10 календарних днів щорічної основної відпустки, якщо цей працівник не підпадає під категорію працівників, визначену у частині другій статті 22 Закону про відпустки. Але мені цей момент потрібно позначити і в наказі про звільнення, тому що він передається до бухгалтерії і це є тим маячком про те, що або нараховують грошову компенсацію, або ніяких дій з відпустками немає, або ми робимо відрахування за наперед надані дні щорічної основної відпустки.

Тому бачите формулювання, його можна застосовувати у наказі про звільнення. А тепер переходимо до копії наказу про звільнення і повідомлення. А чому так важливо дотримуватися строків і видати їх саме у день звільнення? Все через статтю 233 Кодексу законів про працю, яка визначено, що у справах про вирішення трудового спору справах про звільнення працівник має право звернутися до суду в місячний строк з дня вручення копії наказу про звільнення. А у справах про виплату всіх сум, належних працівникові при звільненні, у тримісячний строк з дня одержання ним письмового повідомлення про нараховані та виплачені суми.

Розумієте, через це строк, коли працівник може піти до суду і пред'явити свої претензії стосовно його звільнення, у нас відлічується саме від дати видачі копії наказу про звільнення або повідомлення про нараховані та виплачені суми. Ось чому бажано все це зробити саме у день звільнення, як власне і приписує нам Кодекс законів про працю.

Яким чином утворити копію наказу про звільнення? З 4 квітня 2026 року до нас повернулася норма, що в правому верхньому кутку потрібно поставити слово копія. Як воно буде проставлятися? Яким кольором ручки? Немає значення. Головне, щоб він був. Чи можна за допомогою штампу? Можна. Чи можна від руки? Можна. Чи ставляться лапки? Не ставляються. Чи можна великими літерами? Можна великими літерами. Можна в звичайному порядку застосовуючи перша К велика і потім «опія», вона йде вже маленькими літерами. Немає значення. Головне проставити це слово копія у верхньому правому кутку моєї копії наказу про звільнення.

А наступним – це ще не все. Копія наказу про звільнення має бути відповідним чином засвідчена. Має стояти цей реквізит згідно з оригіналом. Яким чином він виготовляється? Є у Правилах 1000/5 і ДСТУ 2020. Якщо ви їх порівняєте, то помітите певні відмінності між ними. Мені здається, що головне, щоб цей реквізит був проставлений. Тому я схиляюся до ДСТУ 2020.

Що стосується печатки, в принципі, вона має проставлятися на копії наказу про звільнення. Проте, знову ж таки, не забуваємо, що багатьох підприємств, у роботодавців, вони просто не можуть проставити цю печатку, тому що вони у своїй діяльності її не застосовують. Це вже нормальна практика. Нам це дозволено законодавством. І тому у такому випадку печатку на копії наказу про звільнення ви не проставляєте. Якщо йдеться про підприємство, то бажано це ще передбачити у вашу інструкцію з діловодства.

Тепер власне сама процедура виготовлення копій наказу про звільнення. Ось в мене є наказ про звільнення. І що у нас там останній реквізит – це з наказом ознайомлена. Я звільняю працівницю, тому з наказом ознайомлена. Як я буду виготовляти копію? Проставлю копію так само або ксероксом зроблю, або знову пропущу все це через принтер, щоб мені розписалась працівниця і тут, і на моєму аркуші, де буде копія наказу про звільнення і проставила реквізит ознайомлення з цим наказом.

Ось в мене абсолютно одинакові накази про звільнення. Тільки з одного я буду виготовляти копію. Проставляю у правому верхньому куті слово копія. Далі у мене все таке інше. І бачите, так само з наказом ознайомлено. Після цього, згідно з оригіналом і на копії наказу про звільнення бажано, щоб працівниця знову ж таки проставила реквізит, копію наказу отримала, відмітку копію наказу отримала.

Далі, що у мене буде у підсумку? У мене буде наказ про звільнення. Бачите його зараз на слайді, але уже з поміткою, з реквізитом копію наказу отримала. Тобто цей копію наказу отримала, ну, так радять, щоб він обов'язково мав бути на самому наказі про звільнення і радять, щоб він був і на копії наказу про звільнення.

У підсумку отримує наказ про звільнення, де зафіксовано, що працівниця отримала копію наказу про звільнення. І власне маю копію наказу про звільнення. Дещо у нас зафіксовано? Слово копія, згідно з оригіналом і копію наказу отримала.

Наступне – це повідомлення про нараховані та виплачені суми. Насправді у статті 116 Кодексу законів про працю України міститься, що саме ми там маємо розкрити. Вид виплати – основна, додаткова заробітна плата, заохочення, компенсійні виплати, інші виплати, як вони на скільки нараховано і скільки виплачено. Це обов'язково має бути у повідомленні про нараховані та виплачені суми.

Самої форми повідомлення немає. Можете скористатися довільною формою, яку ми вам пропонуємо. Тут ми вже врахували все: і нарахування, і утримання, і які можуть бути складові заробітної плати.

Що стосується ідеальної ситуації, коли працівник приходить до мене в відділі кадрів, я йому видаю копію наказу про звільнення, повідомлення про нараховані та виплачені суми, але в умовах сьогодення ми розуміємо, що це дійсно реальна ситуація. Ідеально, коли він приходить. Але насправді не всі працівники можуть бути присутніми у день звільнення. Або це дистанційні працівники, або це через певні обставини.

Як мені діяти у такому випадку? Перш за все, я думаю, що у вас у всіх вже має бути положення про електронні комунікації, про те, як ви можете обмінюватися кадровими документами між працівником та роботодавцем в електронному вигляді. Бажано, щоб всі вони містили вимогу про КЕП. Якщо не містить вимогу про КЕП, то тут у нас є альтернативні джерела, можна їх застосовувати, але в судах на практиці вони вже не застосовуються. Я маю на увазі месенджери, коли типу обмінялися, він написав: "Згоден, я це прикріпила" або копію наказу отримала. Але насправді в судах це вже не аргумент, тому або КЕП, або КЕП із застосування спеціальної системи.

Дубідок, вчасно -  немає значення, але це у вас має бути прописано у відповідному положенні на підприємстві. Це підтверджує і стаття 29 Кодексу законів про працю України, і стаття сьома Закону номер 2136. При цьому, якщо в мене навіть є там система або прописаний, як я обмінюся КЕП, то я відсилаю копію наказу про звільнення, повідомлення про нараховані та виплачені суми у день звільнення і все це, власне, завершує всю цю процедуру. Це набагато легше.

Чи можна надіслати копію і повідомлення в друкованому вигляді? Так, можна. Але знову ж таки не забувайте, що нам потрібно ще отримати від працівника підтвердження, що він їх отримав. А що стосується того, що я не знаю куди надсилати, то це вже теж не аргумент в суді. Чому? Тому що у нас у статті сьомій Закону номер 2136 з'явилася умова про те, що працівник і роботодавець мають свої контакти підтримувати в актуальному стані. Тому в мене мають бути актуальні відомості про працівника, куди йому надсилати копію наказу про звільнення і повідомлення про нараховані та виплачені суми.

Але знову ж таки, ще раз підкреслюю, краще це робити через електронні комунікації як мінімум з використанням КЕП. Ми пройшли довгу процедуру звільнення, ви побачили, скільки документів нам потрібно оформити і що вона, власне, складається з кадрової частини. І якщо ви ведете військовий облік, то і з частини, яка присвячена ведення військового обліку.

Є питання, задавайте, ставте свої вподобайки. Надіюсь, що це буде п'ять зірочок. Ну а ми будемо з вами рухатися до наступного уроку.