Прийняття на роботу & Звільнення – 2026: процедури і документи, ВОД, повідомлення, трудова книжка, П-2, особова справа

Додаткові матеріали

Презентація

Заява про пересилання трудової книжки поштою після звільнення

Повідомлення про необхідність отримати трудову книжку після звільнення

Приклади із внесення записів про звільнення до паперової трудової книжки

---

Текстове розшифрування відео

Урок 13-й з такою інтригуючою назвою – що ще потрібно зробити у день звільнення. Будемо вивчати запис до трудової книжки, її передачі працівнику і несканування.

Отже, я хочу розпочати із останньої частинки про несканування. Я хочу відзначити, що процедура сканування у нас в принципі тривала за законодавчою нормою до 10 червня 26-го року. Після цієї дати по завірянню Пенсійного фонду скани трудової книжки можуть подаватися на портал Пенсійного фонду. Але я хочу відзначити, що у роботодавця немає і власне не встановлений його безумовний обов'язок передати скани трудової книжки до порталу Пенсійного фонду. І від цього, власне, і треба відштовхуватися, коли у вас лунають про цифрування трудової книжки.

Можете, але не зобов'язані. Тому робимо тези. Якщо паперова трудова книжка працівника не оцифрована, то навіть при звільненні у роботодавця не виникає обов'язок подати скани трудової книжки до Пенсійного фонду. Далі. Неоцифрування трудової книжки не впливає на дії роботодавця при звільненні. Тобто оцифрована вона чи не оцифрована, на внесення запису, на її зберігання воно вже не впливає. Ми вже по факту дивимося паперова у мене чи власне у мого працівника і від цього відштовхуємося про наступні наші дії з паперовою трудовою книжкою.

Хоча ще раз підкреслю, що навіть якщо працівник звільняється до чи після 10 червня 26-го року, роботодавець не зобов'язаний подати скани трудової книжки до порталу пенсійного фонду.

Ну і власне, що нам робити з цією паперовою трудовою книжкою? Я розумію, що ми з вами зустрічаємося вже після 10 червня 26-го року і нам законодавство приписує, щоб паперові трудові книжки вже зберігалися у працівника. Але можуть бути ситуації, можуть ще виникнути, коли паперові трудові зберігаються на підприємстві. Наприклад, працівник був прийнятий до 10 червня 21-го року і ніби рубіжну дату 10 червня вже 26-го року прийнята, але за якоюсь накатаною схемою все одно ці трудові книжки зберігалися у нас. І ось настав день звільнення працівника.

Інша ситуація – друга ситуація, яка відповідає нормам чинного законодавства. Після 10 червня 26-го року трудові книжки вже зберігаються у працівника. Чому? Тому що, по-перше, він був прийнятий, наприклад, після 10 червня 21-го року. Ми вже не мали права брати на зберігання його паперову трудову книжку. Наступне – це працівник нам там у проміжному періоді, ну, наприклад, там у 24-му році надав заяву про те, що він хоче зберігати трудову книжку у себе. Може бути така ситуація. Ну, або ж ми дійшли до 10 червня 26-го року, а видали наказ про зберігання трудових книжок у працівників і віддали їм трудові книжки. При цьому все ж таки радимо ще й отримати заяву про зберігання працівником трудової книжки особи.

Тобто в будь-якому випадку маємо дві ситуації. Або паперова трудова книжка ще в нас, або паперова трудова книжка зберігається вже у працівника. Тому що подальші дії наші залежать від цих двох фактів, в залежності від того, в якому стані ми з паперовими трудовими книжками знаходимося.

Отже, ідеальна ситуація, яка, знову ж таки, підкреслює, відповідає чинному законодавству, це що паперова трудова книжка вже зберігається у працівника.

У такому випадку він може мені надати вимогу з проханням внести запис про звільнення. І я маю задовольнити цю вимогу. А якщо цієї вимоги немає і навіть якщо я бачу працівника, то я не повинна бігати по всьому підприємству і вимагати від нього цю паперову трудову книжку для внесення запису. Тобто працівник сам вирішує, що йому вносити в паперову трудову книжку, а що не вносити.

Звісно, якщо я відкривала запис про прийняття на роботу, то я маю йому сказати, що у тебе в трудовій вже є від мене запис про прийняття. Принеси її все ж таки і ми внесемо тобі запис про звільнення. Проте, знову ж таки, у мене немає, як у кадровика, безумовного обов'язку бігати і з'ясовувати, щоб він обов'язково в день звільнення приніс мені паперову трудову, а я внесла запис про звільнення. Ні.

Тепер ми виходимо з того, є вимога, внесли. Немає вимоги, не внесла. Або третій варіант – порадила принести, він не приніс, той в моєму випадку вимоги не було, я не повинна її забезпечувати.

Тому що ми з вами маємо на практиці? Працівник має виразити бажання про внесення запису про звільнення до паперової трудової книжки. Можна у заяві, хтось практикує усно. Це в залежності від того, як у вас визначено в правилах внутрішнього трудового розпорядку. Працівник надає паперову трудову книжку. День звільнення прямо приносить і дає мені трудову книжку. Я її не беру на зберігання. Я її не вношу в книгу обліку руху трудових книжок. Я внесла запис. Ось він мені надав. Я внесла запис і власне передала її знову на зберігання працівнику. Все, на цьому моя місія закінчилася.

Яким чином вносяться записи про звільнення у трудовій книжці? Тут також нічого в нас не змінилося. Керуємось інструкцією 58, яка говорить про те, що запис про звільнення вноситься в день звільнення. Ми маємо написати власне підставу для звільнення. Звільнення за власним бажанням. Далі визначаємо статтю чи пункти статті Кодексу законів про працю, на підставі якого звільняється працівник. Обов'язково це має засвідчити начальник відділу кадрів, менеджер з персоналу, будь-хто, хто у кого є обов'язок з цього приводу. Печатка, якщо є, обов'язково проставляємо. А, ну і власне посилання на наказ про звільнення також робимо.

Далі я вам показую, що у нас усі ці записи, вони можуть відрізнятися в залежності від підстави, за якою ми звільняємо працівника. Наприклад, припинення трудового договору у зв'язку зі смертю самого працівника. Тут може бути така особливість. Бачите, наказ датований 12 червня, а сам запис 10 червня 26-го року. Таким чином, я показую, що фактично дата припинення трудових відносин 10 червня, але наказ я датувала пізніше, і це правомірно, тому що я могла про смерть працівника саме документальне підтвердження дізнатися набагато пізніше.

Далі залишаю вам ці зразки, вони обов'язково вам знадобляться. І у додатку до цього відео є також зразочки, де ви можете їх завантажити і, якщо звільняється працівник, використовувати у своїй практиці.

Наступний випадок – це коли паперова трудова книжка все ж таки зберігається на підприємстві. А у такому випадку в мене не потрібно вимагати від працівника яких-то заяв чи вимог. Я розумію, працівник звільняється, трудова книжка в мене, апріорі я маю зробити запис про звільнення. Як зробити? За тими самим зразочками. Тут нічого не відрізняється, але ж фізична трудова книжка ще в мене.

Тому тут знов таки йду до інструкції 58, тому що іншого немає. Що мені потрібно? Видати паперову трудову книжку у день звільнення працівником. Якщо я її видаю, то звісно, що працівник має поставити ще свій підпис у книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Це обов'язково.

Наступний момент, якщо, наприклад, моя паперова трудова книжка, ніхто за нею не з'явиться, я зробила усі дії, ми за них зараз поговоримо, але все ж таки відповідь від працівника я не знайшла. То у такому випадку трудова книжка ще далі зберігається, знову ж таки у мене протягом двох років у відділі кадрів підприємства, окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на підприємстві. Після цього строку незатребувані трудові книжки передаються в архів і вже зберігаються там в архіві підприємства протягом 50 років.

Тобто з нашою користь в тому, що все ж таки після 10 червня 26-го року віддати працівникам на зберігання паперові трудові книжки, але знову ж таки може бути, що вони залишаються у вас. Тому тут видати паперову трудову книжку день звільнення. Якщо я повідомила про її видачу, ми зараз про це з вами поговоримо, але не знайшла відкліку від свого працівника, то у такому випадку продовжу її по суті зберігати на своєму підприємстві.

А ось така ситуація, яку треба також проговорити. Я повинна видати працівнику паперову трудову книжку на зберігання у день звільнення, але працівник може у день звільнення не знаходитися на підприємстві, просто не прийти, а чи він дистанційний працівник. Інструкція 58 передбачає такий випадок. І що вона говорить? Що у день звільнення я повинна надіслати йому поштове повідомлення про те, що він повинен забрати цю паперову трудову книжку. Як правило, надсилають все ж таки поштове повідомлення через Укрпошту для того, щоб отримати ось це підтвердження, що він її потім все ж таки отримав з описом вкладення. Обов'язково надсилаємо.

Далі, що я чекаю далі? Удень звільнення він не пройшов, то я надіслала йому письмове повідомлення, поштове повідомлення. Я з цим справилась. Далі, які мої дії? А я чекаю від нього відповіді. Він може мені надіслати так само поштою, а або так просто надіслати заяву підписану КЕП про те, що прошу надіслати мою паперову трудову книжку і вказати адресу, бо пересилати її будуть також поштою.

Але якщо у нього немає, те, що я казала, нема відгуку, нема відкліку, то я нікуди цю паперову трудову книжку не надсилаю, а продовжу зберігати у себе. Ідеальна ситуація – це все ж таки, коли від працівника надійшла згода, заява про пересилання паперової трудової книжки, то тут хочу звернути вашу увагу, що пересилання паперової трудової книжки допустиме навіть за кордон. Це вже передбачають Правила 270.

Отже, що у нас відбувається, якщо працівник звільняється дистанційно або не приходить на роботу? У день звільнення надсилаємо повідомлення про необхідність отримати трудову книжку. Отримуємо заяву з проханням вислати трудову книжку, у тому числі і за кордон, і надсилаємо трудову книжку, у тому числі, знову ж таки і за кордон.

Дала повідомлення про необхідність отримання трудової книжки. Я просто тут констатую факти про те, що він може або з'явитися, або надати письмову вимогу для того, щоб я йому прислала цю паперову трудову книжку. А також після цього я можу отримати від нього заяву. Це вже не мій працівник, він не зазначає посаду, прошу переслати мою трудову книжку поштою на адресу. І він зазначає там свою адресу, в тому числі та, яка знаходиться за кордоном.

Ще одна така ситуація доволі розповсюджена, коли працівник просто надсилає заяву і каже, що паперову трудову книжку отримає моя дружина. Або просто заходить дружина у відділ кадрів, показує повідомлення і говорить, що вона хоче отримати паперову трудову книжку свого чоловіка. Можливо, це діти. По суті немає різниці. Справа у тому, що у такому випадку, якщо немає нотаріальної довіреності, я маю відмовити у видачі паперової трудової книжки не працівнику, родичам, дружині, дитині, немає значення.

Є нотаріальне посвідчення, то тоді я можу видати це дружині, знову ж таки, дитині і так далі. Але якщо немає нотаріального посвідчення, не рекомендую вам йти на поводу того працівника або того, хто прийшов з родичів пред'являти вимогу про те, що дайте мені паперову трудову книжку, я обов'язково віддам її Анатолію. Ні, ми так з вами не робимо. Ця паперова трудова книжка, вона може містити який-то стаж, який потім не ввійде до стажу для призначення пенсії, чи то лікарняно. Це дуже важлива справа. І ми не знаємо, в яких відносинах знаходяться всі ці родичі.

Тому дієм з вами так. Якщо надана нотаріальна довіреність про те, що можна отримати мою паперову трудову книжку, завірена нотаріусами, то дак, видаємо трудову книжку. Якщо це просто якась чергова заява, то не видаємо паперову трудову книжку на руки родичам.

Ось такі ситуації у нас були. І ще на останок все ж таки нагадаємо, що якщо паперова трудова книжка на день звільнення зберігається у мене, то обов'язково мені потрібно заповнити Книгу руху обліку трудових книжок і вкладишів до них. Зафіксувати, що паперова трудова книжка передана на зберігання працівником.

Що хочу підкреслити у підсумку, в нас може бути дві основних ситуації. Паперова трудова книжка у працівника. Ідеально. Є вимога. Внесла запис про звільнення. Немає вимоги, нічого не вношу. Інша ситуація – це коли паперова трудова книжка в мене, і тут у нас більше з вами такої великості. Запис про звільнення вношу обов'язково. У день звільнення повинна віддати йому паперову трудову книжку. Якщо його немає на роботі, то я надсилаю повідомлення, чекаю, щоб він мені надіслав заяву про те, що куди мені надіслати цю паперову трудову книжку.

Родичам без нотаріального довіреності не віддаю на зберігання паперову трудову книжку. І якщо я надіслала повідомлення, це мій обов'язок у день звільнення, але відкліку від працівника я не знайшла, ні заяви, ні нотаріальне посвідчення для родичів, нічого немає, вакуум, то у такому випадку продовжу зберігати паперову трудову книжку спочатку відділу кадрів два роки, а потім віддаю в архів підприємства і ще зберігаю 50 років. На цьому буду ставити крапку. Є питання, задавайте. Чекаю на кожного. З кожним вашим кейсом ми стаємо все розумніше і розумніше.

Ну і також давайте переходити до наступного року.