Прийняття на роботу & Звільнення – 2026: процедури і документи, ВОД, повідомлення, трудова книжка, П-2, особова справа

Додаткові матеріали

Презентація

Внутрішній опис документів особової справи

Доповнення до особового листка з обліку кадрів

Журнал обліку особових справ

Зразок заповнення особової картки працівника П-2

Зразок обкладинки особової справи

Зразок особового листка з обліку кадрів

Склад документів особової справи

---

Текстове розшифрування відео

Урок 14-й – це особова картка П-2 та особова справа, що нам власне з ними робити у день звільнення.

Отже, про особову картку мається на увазі, що ми говоритимемо про особову картку за типовою формою номер П-2. На підприємстві зараз особова картка може вестися, а може не вестися. Все залежить від того, яким чином ви власне прийняли той факт, що тепер і Держпраці, і Мінекономіки говорять, що особова картка П-2, вона є необов'язкова на підприємстві, але якщо ви продовжуєте її вести, то низку дій у день звільнення працівника вам потрібно виконати.

Особливу увагу хочу звернути на те, що у нас є пункт восьмий у особовій картці П-2, коли ми загальну частину ще заповнюємо і там йдеться про звільнення. Це не те звільнення, яке відбувається у нас. Це попереднє звільнення нашого працівника до того, як він у нас працевлаштувався. Цю частину ми з вами заповнюємо саме тоді, коли ще приймаємо працівника і заводимо для нього особову картку П-2. І це треба враховувати. Тобто на день звільнення ось ця графа восьма, вона вже має бути заповнена.

Далі, на що ще хочу звернути увагу, це на розділ п'ятий відпустки. Ми з вами вже говорили на попередніх заняттях про те, що нам обов'язково потрібно підрахувати дні невикористаної щорічної відпустки, соцвідпустки на дітей, які не використані працівником і які підлягають грошовій компенсації при звільненні. Або навпаки, коли ми надали наперед щорічну основну відпустку, щорічну додаткову відпустку і тепер стягуємо з неї ці наперед виплачені відпускні при звільненні.

Де нам все шукати цю інформацію? Якщо у вас вірно велася П-2, то розділи п'ятий про відпустки. Але зверніть увагу, що ніякого підсумкового запису у нас з цього приводу немає. Тобто ми самі повинні з вами по роках. Ось бачите, у мене один робочий рік, але розбивалася щорічна основна відпустка на 14, 5,5 календарних днів. У підсумку маю 24 дні і вважаю, що цей робочий рік закритий. А якщо б було б, наприклад, там щорічна основна 14 днів і на цьому все, то я розумію, що за цей робочий рік працівнику ще належить 10 календарних днів, які я маю йому компенсувати при звільненні. Тому на цей розділ також звертаємо особливу увагу у день звільнення.

А ось що ще нам дійсно потрібно заповнити, це в кінці особової картки П-2. Дивіться, у нас є дата і причина звільнення. Так ось, ця графа, вона присвячена саме звільненню на моєму підприємстві, у мого роботодавця. Що я роблю? Мені потрібно прописати дату звільнення, причину звільнення, посилання на Кодекс законів про працю і відповідно проставляю ще наказ, на підставі якого я звільняю працівника.

Тепер увага! Саме уже під час звільнення, у день звільнення ставляться реквізити працівника кадрової служби, наприклад, інспектор з кадрів, який закриває цю П-2 і розписується працівник. Чому звертаю увагу? Тому що оці підписи, а власне працівника кадрової служби і підпис працівника багато хто ставить ще при прийнятті. Так ось, за практикою, яка є, оці реквізити, підписи працівника кадрової служби, підпис працівника, вони проставляються вже в день звільнення. І це також потрібно мати на увазі, що вони не заповнюються при заповненні особовій картці П-2, вони заповнюються вже при звільненні працівника.

Таким чином ми ніби підсумуємо все те, що у нас було в особовій картці П-2. Воно завірено і представником роботодавця, тобто інспектором з кадрів, начальником відділу кадрів, менеджером з персоналу, неважливе. І власне і сам працівник, він підтверджує, що в цій особовій картці вона закривається. Все вірно, я звільняюсь і проставляю свій підпис і дату звільнення.

Йдемо з вами далі. Що нам робити далі з особовою карткою П-2?

Особові картки усіх працівників зберігаються у поточному діловодстві відділу кадрів в одній справі, яка має заголовок: "Особові картки працівників підприємства". Щороку наприкінці діловодного року ця справа переглядається і з неї вилучаються особові картки звільнених протягом року працівників. Надалі особові картки звільнених працівників включаються до опису справ з кадрових питань та передаються на зберігання в архів підприємства.

Що стосується строків зберігання особової картки П-2, то це 75 років. Але тут треба ще враховувати вимоги Правил 1000/5, які говорять, що справи тривалого строку зберігання, а особова картка П-2 це тривалого строку зберігання, зберігаються два роки після їх завершення введення в діловодстві, а потім вже передаються до архіву установи в порядковому настанні для подальшого зберігання та користування. Тобто особова картка ще два роки після завершення зберігається, ну, там, де я веду власне це діловодство. А наступне – це наше питання стосується особової справи.

Звертаю увагу, що обов'язково має бути внутрішній опис особової справи. Звертаю увагу, що особова картка П-2 не входить до особової справи, але до особової справи у нас входить заява про звільнення з роботи обов'язкова і копія наказів про звільнення з роботи. І це також є у нас обов'язковим.

А внутрішній опис виглядає таким чином. Це додаток до Правил 1000/5. Я показую тепер, яким чином його власне заповнити. Ось у нас йшло там заяв про прийняття, наказ про прийняття, всі наші документи, які входили власне до особової справи. Ми все це з вами групували в внутрішньому описі все це записували. І ось настав день власне звільнення. Ми підходимо до звільнення і докладаємо заяву про звільнення за власним бажанням і копію наказу про звільнення за власним бажанням. Проставляємо індекс документа, наш реєстраційний індекс, дату реєстрації, прописуємо, що це за документ і проставляємо номер аркушів.

Далі ми робимо такий підсумковий запис. Ну, наприклад, що в нас було 223 документів, 225 аркушів документів і п'ять аркушів внутрішнього опису. Ну, і проставляємо дату, коли ми цей внутрішній опис, власне, з вами закриваємо.

Що стосується особової справи, що ще можна виділити? Ми складаємо опис внутрішньої справи. Укладіть або доповніть внутрішній опис документів, що містяться в особовій справі. Це ми власне з вами проговорили. А оправлення справи – це підшивка. Зшийте всі документи в хронологічному порядку на чотири проколи спеціальними нитками або дратвою та помістіть тверду картонну обкладинку. І зберігання. Особову справу вилучають із поточної картотеки та зберігають у відділу кадрів ще два роки, після чого передають в архів організації, де вона зберігається 75 років з дати звільнення. Тобто так само, як і особова картка П-2.

Ось такі моменти ви маєте розуміти стосовно особової картки і особової справи, що у день звільнення нам все ж таки потрібно зробити з ними певні дії. Що стосується особової картки, то обов'язково це внесення причини, дати звільнення в кінці власне особової картки П-2. Працівник має проставити свій підпис і крім того свій підпис ще проставляє, наприклад, інспектор з кадрів або інший представник відділу кадрів.

Що стосується особової справи, то тут ми додаємо обов'язково заяву про звільнення, копію наказу про звільнення до особової справи і прописуємо їх в внутрішньому описі. Причому, коли ми формуємо цю особову справу, то зверху в мене умовно будуть там заява про прийняття, наказ про прийняття, а сама заява про звільнення і копія наказу про звільнення, вони вже будуть в кінці. І це також треба вам розуміти.

Ставимо крапку на цьому уроці і до зустрічі на наступному.