Прийняття на роботу & Звільнення – 2026: процедури і документи, ВОД, повідомлення, трудова книжка, П-2, особова справа

Додаткові матеріали

Презентація

Правила наповнення ЕТК

Текстове розшифрування відео

Урок 15-й і будемо говорити з вами про електронну трудову книжку, як потрапляють до неї відомості про звільнення.

Але хочу відзначити, що все ж таки ми говоримо не про електронну трудову, це таки її умовна назва, а про ті дані, які накопичуються в реєстрі застрахованих осіб на порталі Пенсійного фонду і які підтягуються, звісно, нам як витяг з ЕТК, наприклад. А що ми з вами повинні пам'ятати? Після 10 червня 26-го року ми вже можемо констатувати, що здійснено перехід на електронні трудові книжки і відповідно наповнення електронною трудовою у нас стає в пріоритеті.

Яким чином власне наповнюється електронна трудова книжка? Сподіваюся, що усіх, у кого був стаж до 2004 року, ви вже передали скани трудової книжки до порталу Пенсійного фонду. Вони опрацьовані і відповідні періоди стажу вже підтягнулися до вашої електронної трудової. Але є інші джерела, да, яким чином вона об зараз наповнюється. Основне джерело – це зарплатний об'єднаний звіт. З нього може тягнутися інформація прийняття, звільнення, переведення, відпустка до трьох, до шести років. Все, що ми показуємо в власне в зарплатному об'єднаному звіті і те, що потрапляє до паперової трудової книжки, то воно автоматом у нас зараховується до електронної трудової книжки. Тобто тут дії кадровика, вони мінімальні.

Ще одне наповнення – це повідомлення про прийняття на роботу. Ну, звісно, вона несе в собі тільки власне прийняття на роботу. Тобто, якщо ми говоримо про звільнення, то у загальному випадку запис про звільнення потрапить до електронної трудової із зарплатної об'єднаної звітності після того, як вона буде, звісно, подана.

Якщо я розумію, що зарплатна об'єднана звітність була подана, при цьому мені, ну, що вона буде подаватися з якоюсь затримкою, бо у нас є місячний квартальний період, зараз це питання обговорюється, але ми з вами зрозуміємо, що мені у день звільнення потрібно, щоб до електронної трудової книжки працівника власне потрапили відомості про звільнення. То поки триває мій цей зв'язок з працівником, а поки він триває, власне, поки не буде поданий об'єднаний зарплатний звіт, де буде підсвічений працівник як звільнений. Ось у цей проміжок часу у мене є можливість передати відомості про звільнення, скориставшись або XML-файлем, або функціоналом додати запис.

Що ми маємо з вами в підсумку? В загальному випадку я нічого не роблю. Запис про звільнення до електронної трудової потрапи через об'єднану зарплатну звітність. В іншому випадку, коли мені потрібно пришвидшити всі ці події, я можу скористатися XML-файлом або функціоналом додати запис. Знову ж таки повторююся, і XML-файл або функціонал додати запис. І в обох випадках нам ще з вами потрібно додавати скан копію наказу про звільнення.

Що стосується XML- файлу, він міститься на порталі Пенсійного фонду. А одразу кажу, нам потрібно його створювати і завантажувати самостійно. Тобто, коли я прийду на портал Пенсійного фонду з метою передати запис про звільнення, то в мене має бути заготівка цього XML-файлу плюс копія наказу про звільнення. Його структура міститься у додатку до порядку 11-1. Вона не є досконалою. Але як основа може використовуватися. Ну і крім того, найособливіше створюється кадровиком самостійно. Зрозуміти його досить таки важко.

Я думаю, що не кожний кадровик може його сформулювати. Але не забуваємо, що у нас є з вами такий функціонал, як додати запис. Ось дивіться, що у нас, якщо ми вирішили передати запис про звільнення до подання об'єднаної зарплатної звітності, як нам з вами потрібно діяти?

Заходимо в комунікації з ПФУ, обираємо відомості про трудові відносини робітника Трудова книжка. Відкривається картка, в якій потрібно заповнити відомості про застраховану особу. І після цього висвітлюється ось таке в нас вікно. Так ось, завантажити. Це завантажимо XML-файл і додати файл, внизу, то ми додаємо скан копію наказу про звільнення. Далі є інша кнопочка додати запис. Якщо я натискаю його, то мені відкривається додаткове вікно, де я заповнюю всю інформацію про звільнення свого працівника. І знову ж таки додаю файл стосовно копії його звільнення.

Якщо говорити ось ці кнопочки завантажити додати запису, вони стають поруч, але ми застосовуємо або завантажити, завантажуємо XML-файл, або додати запис і додаємо запис про звільнення. А далі підписати та відправити до Пенсійного фонду.

Тому ще раз підсумуємо все, що ми виклали з вами на цьому уроці. Електронна трудова книжка, вона є пріоритетною. Це певні відомості про стаж працівника, які містяться на порталі Пенсійного фонду. Вони накопичуються і зараз, але у загальному випадку вони підтягуються з зарплатною об'єднаною звітності. Тобто в день звільнення керівнику кадрової служби чи самому інспектору з кадрів, йому не потрібно щось робити для того, щоб передати запис про звільнення на портал Пенсійного фонду. Це зробиться автоматично після подання об'єднаної зарплатної звітності.

Якщо раптом вам терміново необхідно або з якихось інших причин вам треба передати раніше цей запис про звільнення, чим до подання зарплатної об'єднаної звітності. Поки у вас триває оцей зв'язок із працівником і роботодавцями, а триває він знову ж таки до подачі об'єднаної зарплатної звітності, ви можете передати запис про звільнення через XML-файл або функціонал додати запис.

Не забувайте оцінювати мої відео і до зустрічі на наступному уроці.