Документи з військового обліку: заповнення/оформлення списків, відомості, повідомлень, наказів

Додаткові матеріали

Презентація

Довідник «Норми кількості осіб, відповідальних за ведення військового обліку»

Зразок заяви про покладання обовʼязків з ведення військового обліку

Зразок наказу про покладання обовʼязків з ведення військового обліку на директора

Зразок наказу про покладання обов’язків із ведення військового обліку

Зразок пропозиції працівнику вести військовий облік

---

Текстове розшифрування відео

На уроці 3 у фокусі нашої уваги наказ про призначення відповідального за ведення військового обліку. Як скласти, прописати обов’язки і розмір доплати.

На сьогодні, коли ми призначаємо відповідального за ведення військового обліку, йдеться саме про той випадок, коли у нас на військовому обліку перебуває менше ніж 500 призовників, військовозобов’язаних і резервістів. Адже за більшої чисельності ми маємо вводити окрему посаду. Так скеровує пункт 10 Порядку 1487.

Про що ще нам говорить цей пункт. Обов’язки з ведення військового обліку покладаються на особу зі служби персоналу, якій встановлюється доплата у розмірі до 50% посадового окладу, а для державних службовців — у межах економії фонду оплати праці.

Здавалося б, усе доволі просто: менше 500 працівників на військовому обліку — видали наказ, встановили доплату. Але насправді, коли ми говоримо про видання наказу, це не просто взяти зразок під відео або на кадровій платформі. Потрібно розуміти процедуру, правові підстави і дії, які ми маємо здійснити до того, як почнемо формулювати наказ.

Щоб наказ був правильний і не викликав зауважень, ми маємо спочатку визначитися із розміром доплати, потім із особою, яку призначимо відповідальною, і вже після цього оформити покладення обов’язків з ведення військового обліку.

Що стосується доплати. Як правило, її розмір визначають як співвідношення максимального розміру доплати і чисельності працівників, персональний військовий облік яких доведеться вести.

Наприклад, максимальна доплата, передбачена Порядком 1487, — до 50%. Формально це може бути і 50% при чисельності до 500 осіб. Умовно кажучи, якщо у нас 300, а не 500, доплата може становити 30%. Але це зовсім не обов’язково.

Керівник має право встановити максимальну доплату за будь-якої чисельності працівників на персональному військовому обліку. Чому. Тому що менша кількість працівників означає лише менший обсяг щоденних дій, але не зменшує обсяг відповідальності.

Навіть за невеликої кількості працівників відповідальний виконує повний спектр завдань з військового обліку, повинен знати нормативну базу, порядок дій, вимоги ТЦК, щоб не допустити порушень.

Тому керівник, розуміючи відповідальність цієї роботи, має право встановити максимальну доплату незалежно від кількості працівників.

Ще один важливий нюанс. Умови встановлення доплати і зміни її розміру потрібно врегулювати або в колективному договорі, або в іншому локальному акті роботодавця з питань оплати праці.

Кого призначити відповідальним. Якщо звернутися до пункту 8 Порядку 1487, обов’язки покладаються на працівників служби персоналу.

Як правило, це кадровики. Саме ці працівники здійснюють прийняття на роботу, оформлюють документи, отримують від працівників інформацію і першими дізнаються про будь-які зміни.

Зверніть увагу на слово «працівник». Це означає, що ведення військового обліку не може передаватися на аутсорс або виконуватися за цивільно-правовим договором. Така робота має постійний характер.

Якщо на підприємстві немає кадровика, обов’язки можна покласти на іншу особу, яка веде облік працівників.

Тобто маємо два критерії: це має бути працівник підприємства і це має бути працівник, який веде облік персоналу.

Водночас потрібно враховувати статтю 31 Кодексу законів про працю, яка забороняє вимагати від працівника виконання роботи, не передбаченої трудовим договором.

Тому до видання наказу потрібно з’ясувати, чи згоден працівник виконувати ці обов’язки.

Згоду можна отримати двома способами. Перший — надати працівнику письмову пропозицію із зазначенням розміру доплати. Працівник ставить відмітку про згоду або відмову.

Другий — досягти домовленості усно, але після цього працівник подає письмову заяву з проханням доручити йому ведення військового обліку із зазначенням погодженого розміру доплати.

Усні домовленості без письмового підтвердження небажані, оскільки можуть виникати спори.

Далі оформлюємо наказ. Це кадровий наказ тривалого строку зберігання, оскільки в ньому встановлюється доплата.

У наказі обов’язково зазначаємо дату, з якої працівник починає виконувати обов’язки, розмір доплати і перелік обов’язків.

Це важливо, оскільки під час перевірок часто встановлюють, що функціональні обов’язки не визначені, і це стає підставою для зауважень.

У наказі зазначаємо, що це кадровий наказ тривалого строку зберігання.

Заголовок формулюємо як покладення обов’язків з ведення військового обліку.

Перед текстом наказу зазначаємо преамбулу з посиланням на Порядок 1487. У змісті наказу визначаємо, на кого покладаються обов’язки. ТЦК перевіряє, чи правильно обрана особа. Окремим пунктом встановлюємо доплату. Обов’язки можна викласти або в тексті наказу, або в додатку до нього.

Як правило, останнім пунктом керівник залишає контроль за виконанням наказу за собою.

У підставах зазначаємо заяву або письмову згоду працівника. Наказ підписує керівник, обов’язково має бути відмітка про ознайомлення працівника.

А якщо працівник, який веде облік персоналу, не згоден брати на себе додаткові обов’язки з ведення військового обліку?

Це цілком зрозуміла реакція. Насправді військовий облік — це не щось, що потрібно робити час від часу. Це значний обсяг щоденної роботи, пов’язаний із постійними викликами працівників до ТЦК, комунікацією з ТЦК, а також із претензіями з боку працівників і їхніх представників.

Коли підприємство велике, ця робота стає особливо складною. Крім того, кадровик має опановувати всю нормативну базу і, фактично, бере на себе обов’язок постійно підвищувати кваліфікацію. Очевидно, що не всі на це погоджуються.

Отже, якщо працівник, який веде облік персоналу, відмовляється, що робити в такому випадку?

Щоб дотриматися вимог Порядку 1487, необхідно знайти іншого працівника, який погодиться вести військовий облік. Це може бути бухгалтер, юрисконсульт або будь-який інший працівник, який згоден виконувати ці обов’язки.

У такій ситуації доцільно отримати письмову відмову від працівника, який веде облік персоналу. Це можна зробити шляхом надання йому письмової пропозиції, на якій він зафіксує свою відмову.

Після цього, щоб уникнути будь-яких зауважень, варто доручити новому відповідальному хоча б частину функцій з ведення кадрового обліку.

І вже після цього, за визначеною процедурою, можна призначити іншу особу відповідальною за ведення військового обліку.

Чи можна призначити відповідальним директора?

Це радше виняток, ніж можливість. На директора покладається обов’язок організовувати ведення військового обліку, а також здійснювати контроль. Наприклад, саме директор контролює усунення порушень, виявлених під час перевірок.

У разі призначення директор одночасно організовує, контролює і виконує всі заходи з військового обліку.

Така ситуація можлива лише тоді, коли чисельність працівників невелика і директор фактично сам виконує частину кадрових функцій, зокрема приймає, звільняє і переводить працівників. У такому випадку призначення директора відповідальним є допустимим, якщо відсутній інший працівник, який веде кадровий облік, або якщо він відмовився виконувати ці обов’язки.

Я сподіваюся, що тепер ви переконалися, що відповідальна особа на вашому підприємстві призначена правильно, або зможете призначити її правильно, якщо лише починаєте вести військовий облік.

До зустрічі на наступному уроці.