Документи з військового обліку: заповнення/оформлення списків, відомості, повідомлень, наказів

Додаткові матеріали

Презентація

Підготовка Списку до 01.01

Підготовка відомості оперативного обліку станом на 01.01

Текстове розшифрування відео

На уроці 14 розглядаємо списки та відомість станом на 1 січня і що необхідно робити щороку до 25 січня. Аналізуємо пункт 40й порядку 1487.

Щороку до 25 січня, станом на 1 січня списки персонального військового обліку та відомість оперативного обліку підписуються керівником, а також особою, відповідальною за ведення військового обліку та реєструються в установленому порядку в службі діловодства.

Головні моменти. Зробити цей захід ми маємо до 25 січня, але списки роздруковуємо станом на 1 січня. Момент другий. Списки мають підписати керівник і особа, відповідальна за ведення військового обліку. Третій момент. Списки потрібно зареєструвати.

Як це зробити на практиці? Давайте пройдемось покроково. Що ми робимо щороку? Готуємо списки для друку. Для цього нам потрібно із наших списків видалити інформацію про тих працівників, які звільнилися протягом року, про тих, хто досяг граничного віку перебування в запасі. І тут є нюанс. Ми можемо видалити інформацію навіть про тих, хто народився 31 грудня.

Чому? Запис до списків про виключення з військового обліку за віком ми вносимо протягом семи днів з дня досягнення граничного віку. Тож я пропоную умовно рахувати, що 31 грудня працівник досяг цього граничного віку і ми прибрали запис. Так ми будемо працювати з меншою кількістю інформації на початку наступного року. Так само ми прибираємо відомості про працівників, яких ТЦК виключив з військового обліку з інших підстав. Припустімо, за станом здоров'я, що поширена практика зараз, на жаль, після звільнення з військової служби, наприклад.

І так само зі списків ми прибираємо інформацію про працівників, які були призвані на військову службу, це наші мобілізовані, або вступили на військову службу добровільно. Питання щодо того, чи мають залишатися в списках ці хлопці чи ні, досить дискусійне через неоднозначне, по-перше, нормативне визначення. А після 18.05.24 року хлопці знімаються з обліку і начебто вони військовозобов'язані просто знято, але з іншого боку вони набувають статусу військовослужбовців. Моя позиція — інформація має бути зі списків видалена. Чому? Тому що хлопці знято з військового обліку і документи осіб, знятих з військового обліку, ми до досягнення граничного віку перебування в запасі зберігаємо в окремій теці, в окремій справі. Там ми зберігаємо справи, документи тих працівників, які були виключені з військового обліку до досягнення граничного віку. І що це означає? Що в цій справі ми зберігаємо документи тих, військовий облік яких не ведемо. Тож я вважаю, ми цілком правомірно на початку року можемо виключити інформацію зі списків про працівників, які були мобілізовані або вступили на військову службу в попередньому році.

Що ми маємо зробити додатково? В окрему справу ми маємо перемістити копії видалених з військового обліку до досягнення граничного віку перебування в запасі і мобілізованих, як ми говорили раніше. Так, нас принаймні скеровує пункт 38 зберігати подібні документи.

Ключовий момент пов'язаний із працівниками, які є призовниками. Нам треба відслідкувати працівників 25+ років і виключити їх зі списку персонального військового обліку. Але за яких умов ми це можемо зробити? Якщо ми вже отримали від них оновлений військово-обліковий документ, де відображається його статус як військовозобов'язаний. Чому? Наразі взяття на військовий облік військовозобов'язаних осіб, які досягли максимального віку перебування на обліку призовників, відбувається автоматично засобами єдиного державного реєстру призовників, військовозобов'язаних і резервістів. Взяти на військовий облік як військовозобов'язаних ми маємо право тільки тоді, коли ТЦК взяв на подібний вид обліку працівника. Так скеровує пункт 21 порядку 1487.

Тож, якщо, наприклад, працівник народився 30 грудня, на початку грудня в його оновленому електронному військово-обліковому документу не буде ще відображатися інформація про те, що він набув статусу військовозобов'язаного. Тож ми перевіряємо, які дані містить електронний військово-обліковий документ. Паперові наразі не видають, працівники їх не отримують. Тож, як щойно ми побачимо, що працівник набув статусу військовозобов'язаного, ми його виключаємо взагалі зі списку призовників, в якому до цього була, можливо, вже навіть проставлена відмітка. І він у нас залишається у списку військовозобов'язаних.

Далі наступний етап — скоригувати кількісні показники у відомості оперативного обліку. Оскільки відомість — це безпосереднє цифрове відображення, кількісне відображення інформації, яка міститься в списках, то станом на 1 січня кількісні показники і в списках, і у відомості мають збігатися. Як правило, якщо у вас не відбувається ніяких подій 1 січня, я сподіваюся, що ні, ви відпочиваєте, тоді у нас чарунки у відомості, останні дві колонки, да, прийнято з 1.01 відповідного року, звільнено з 1.01 відповідного року залишаться порожніми. А всі числові показники в графі усього, коли ми заповнюємо інформацію щодо призовників і військовозобов'язаних залежно від звання, вони будуть повністю відповідати показнику записів у списків персонального військового обліку.

Далі ми роздруковуємо і списки, і відомість. Відповідальний за ведення військового обліку підписує як відповідальний. І після цього потрібно отримати підпис керівника підприємства. Списки і відомість ми маємо зареєструвати. Де зареєструвати? Порядок 1487 визначає, це служба діловодства, але насправді реєстрація не завжди відбувається так. Проте практика перевірок свідчить про те, що ТЦК не перевіряє в якому саме журналі, в службі діловодства чи у журналі, в якому ми реєструємо, наприклад, якусь внутрішню кореспонденцію у кадровій службі, ми зареєстрували. Ключове, щоб реєстрація відбулася як факт.

Після того, як ми зареєстрували списки і відомість, ми маємо повністю сформований з юридичної точки зору документ. І нам залишається забезпечити правильне зберігання цих документів. Ми після змін у порядок 1487 в одній справі будемо зберігати і списки, і відомість, і копії військово-облікових документів. Так нас скеровують пункти 33 і 37 порядку 1487.

Запитання, яке виникає абсолютно на кожному заході, який проводиться кадровою платформою №1 для кадровиків і відповідальних за ведення військового обліку, є запитання, чи ми маємо ці зареєстровані списки і відомості надати в ТЦК? Ні. Здавалося б, тоді навіщо ми виконуємо такі складні заходи, якщо ми це не подаємо? Відчуття, ну, якесь неправдиве, бо дійсно ми виконали шмат роботи. Більше того, ми це підписали, зареєстрували. Навіщо? Ці документи за різні роки ТЦК буде обов'язково дивитися їх наявність при перевірці. Але це не звітність. І у нас немає обов'язку сформовані списки і відомість, підписані та зареєстровані, подавати до ТЦК.

Може бути ситуація, коли ДТЦК зажадає бачити списки, але це не пов'язано з виконанням якогось обов'язкового заходу для всіх. У нас є абзац шостий пункту 34 порядку 1487, який зобов'язує роботодавців на вимогу ТЦК подати відомості про призовників, військовозобов'язаних і резервістів, персональний військовий облік яких ведуть на підприємстві. Але це окремий захід. ТЦК може попросити цю інформацію в будь-який період часу і може просто так співпасти, що вас попросили після 25 січня. Більше того, ТЦК може запитувати цю інформацію в звуженому варіанті з меншою кількістю інформації, ніж містять наші списки персонального військового обліку. Наприклад, доволі часто запитують інформацію про чоловіків у діапазоні певного року народження з певними військово-обліковими спеціальностями. І таку вимогу ТЦК ми можемо отримати будь-коли і маємо її виконати.

Тому, списки можуть подаватися на вимогу, але не як форма обов'язкової звітності, яку ми маємо подавати після того, як сформували списки і відомість станом на 1 січня, підписали і зареєстрували їх.

Дякую за увагу! До зустрічі на наступному уроці!