Документи з військового обліку: заповнення/оформлення списків, відомості, повідомлень, наказів

Додаткові матеріали

Презентація

В якій формі вести списки та відомості

Шаблон документа «Списки військового обліку (нова форма додатку 5) в Excel»

Текстове розшифрування відео

Вітаю! На цьому уроці говоримо про електронну і паперові форми списків та відомості. Пункт 39й порядку 1487 дозволяє нам вести списки персонального військового обліку і відомість оперативного обліку призовників, військовозобов'язаних, резервістів в електронних та або паперових формах. І наразі це всі настанови.

Якщо ми з вами говоримо про паперову форму, то паперове відтворення, паперова форма списків і відомості будуть на будь-якому підприємстві, коли ми з вами говоримо про роздрукування списків і відомості раз на рік до 25 січня станом на 1 січня. Але це форма контролю, форма фіксації даних один раз на рік, яку ми з вами здійснюємо навіть за умови, що ми ведемо списки в електронному вигляді. Тобто йдеться про відтворення інформації раз на рік, але не ведення.

Якщо ж ми будемо говорити про те, доцільно вести ці документи в паперовій формі, ну, на мій погляд, ні. Навіть за умови, що у вас незначна кількість працівників на персональному військовому обліку, наші списки потребують змін, хай час від часу, але тим не менше немає сенсу роздруковувати форму, вписувати інформацію від руки, залишати якусь, ну, інакше як дірою, це назвати не можна, для того, щоб у разі змін вносити зміни до списку.

І тим більше, оскільки відомість буде коригуватися на підставі змін у списках, то нам доведеться щоразу відтворювати відомість станом на певну дату. Тож назвати паперову форму зручним інструментом, ну, як на мій погляд, не можна.

Якщо ми говоримо про електронну форму, то є два таких ключових базових способи. Це використання спеціалізованих IT-рішень, тобто програмного забезпечення для автоматизації кадрового і військового обліку. Як правило, це програми, які суміщають в собі й бухгалтерський облік, можуть й логістику, й склади, й будь-що насправді.

Але якщо ми говоримо про період до війни, мабуть, найбільш поширеним інструментом був 1С. А зараз це щось із лінійки продуктів БАЗ Corp, БАЗуб. Підприємства з дуже великою чисельністю, там, де десятки, тисяч працівників, вони частіше використовують німецьке програмне забезпечення SAP, а бо там можна зробити, ну, будь-що насправді.

Але яке б програмне забезпечення ви не обрали, покладати надії на те, що ви зможете вести там повноцінно військовий облік, ну, на жаль, наразі не доводиться. По-перше, через невелику кількість продуктів, які наразі пропонуються взагалі з опцією ведення військового обліку. Але й навіть якщо компанія купляє саме такий програмний продукт, де є опція ведення військового обліку, базові налаштування зазвичай не охоплюють всі дані, які нам потрібні для ведення військового обліку.

Більше того, якщо навіть вам купили таке програмне забезпечення і ви отримали ліцензію, вам доведеться зіткнутися з проблемою, коли ви зможете частково згенерувати якісь відомості, наприклад, списки, або якщо підприємство піде на додаткові фінансові витрати, на експертні витрати, можна говорити про те, що фахівець складе технічні завдання, скаже, які йому потрібні додаткові опції, яку аналітику він хоче формувати, чи буде це тільки військовий облік, чи бронювання також.

Які звіти він для себе готує для аналітики, які форми має підтягувати, заповнювати, яким чином програмне забезпечення. Тобто це завжди час, експертні зусилля і кошти. І дозволити собі, насправді це можуть не всі підприємства.

Тож другою такою електронною формою ведення списків і відомості у нас є Excel. Excel — це табличний процесор. Тому насправді Excel дає доволі багато можливостей і він може використовуватися навіть як спрощена база даних. Ну, це умовно база даних, але тим не менше.

І в Excel можна формувати не тільки списки й відомість. Ви можете формувати в ньому повідомлення до ТЦК, робити зведену аналітику у формі таблиць, діаграм, але, як правило, це залежить від того, наскільки глибокі навички у користуванні Екселем ми з вами маємо.

Гіпотетично, якщо в Екселі зробити довідники, їх потрібно заповнювати, але дещо можна завжди згенерувати дані з бухгалтерських програм. Вони, як правило, є на підприємствах. Але навіть за умови, що ви один раз витратите доволі великий час на формування цих довідників, у подальшому ви зможете формувати більшу статистичну інформацію, більше заповнювати форм і будете у вас більше інформації для обслуговування процесів з ведення військового обліку.

Але ж для того, знову ж таки, щоб Excel був інструментом, а не просто місцем, в якому ви внесли дані вручну, і, ну, це єдиний варіант, який його використати. Потрібні навички, потрібні знання. І я розумію, що наразі кожен із вас перенавантажений власною роботою, а якщо функція ведення військового обліку ще додаткова, то додаткове навчання вам проходити абсолютно нема коли.

Тоді я вам пропоную скористатися тими можливостями, які дає кадрова платформа №1 Кадроленд. А що я пропоную вам? Скористатися готовим шаблоном для ведення списків і відомості в Excel. А цей шаблон вже містить макроси, які дозволяють генерувати відомість на підставі інформації, яка закладається в списках. Так само майже повністю макроси дозволяють сформувати вам повідомлення за додатком чотири.

І вам для того, щоб належним чином використати всі ресурсні можливості, які дає пропонований шаблон, достатньо прослухати всього кілька лекцій відеокурсу «Військовий облік в Excel, заповнення списків, відомості та повідомлення».

Більше того, цей шаблон вам стане у пригоді, коли ви будете готуватися до звіряння. Чому? Тому що, я недаремно говорила, що Excel — це розумна програма. І мені дуже подобаються фільтри, використання фільтрів в Екселі. Ви, наприклад, зможете в кожному списку проставити фільтр по ТЦК і згенерувати готовий витяг зі списків персонального військового обліку, який потрібно буде надіслати до ТЦК.

Так само ви за допомогою фільтрів можете у списку призовників, наприклад, відслідковувати працівників, яким у цьому році виповнюється 25 років, щоб не проґавити той момент, коли потрібно їх перенести до списків військовозобов'язаних. Так само ви можете контролювати, коли працівникам настає 60 років.

Тому моя пропозиція скористатися готовими можливостями, не витрачати власні ресурси і обрати під відео до цього уроку готовий шаблон, подивитися відеокурс і спростити власну роботу і зекономити безліч часу.

Дякую за увагу.