Документи з військового обліку: заповнення/оформлення списків, відомості, повідомлень, наказів

Додаткові матеріали

Презентація

Графік звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з їх військово-обліковими документами у 2026 році

Звіряння списків персонального військового обліку із записами у військово-облікових документах призовників, військовозобов’язаних та резервістів

Зразок наказу про затвердження графіку звіряння облікових даних списків персонального військового обліку у 2026 році

Повідомлення працівнику щодо оновлення військово-облікових даних

Схема звіряння списків військового обліку

---

Текстове розшифрування відео

На 27-му уроці поговоримо про графік «внутрішнього» звіряння. Коли, як, за якою формою ми його затверджуємо.

Звернімося до настанов, які містяться у порядку 1487. Пункт 45-й скеровує, що звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з військово-обліковими документами призовників, військовозобов'язаних і резервістів здійснюються відповідно до графіка звіряння, який затверджує керівник підприємства. Під час звіряння ми маємо перевірити як наявність, так і стан військово-облікових документів. Стан військово-облікових документів ми перевіряємо, якщо використовуємо ще в персональному військовому обліку паперові документи. Насамперед ми дивимось, щоб вся інформація, яка міститься у військово-обліковому документі, була читабельною. Не залитий військово-обліковий документ, не нерозірваний, тобто придатний до використання.

Чому графік така важлива і принципова річ? Справа в тому, що якщо ми звернемось до додатку 31 порядку 1487, це перелік питань, які обов'язково досліджуються при перевірці стану військового обліку на підприємстві. Пункт четвертий додатку 31 прямо скеровує, що під час перевірки перевіряють наявність і стан виконання графіку «внутрішнього» звіряння.

Тож як нам його скласти цей графік і до якого строку? Порядок 1487 не встановлює конкретну дату, коли ми саме маємо затвердити графік «внутрішнього» звіряння. Наразі, як правило, графік затверджують на початку року. Раніше ми мали можливість затверджувати його в грудні, тому що плани перевірок і плани, за якими проводили звіряння з ТЦК, а це має безпосередній зв'язок, про який ми поговоримо, затверджувалися в листопаді. Зараз ми, на жаль, не маємо своєчасної інформації, тому, як правило, графік затверджуємо в січні.

Форма графіка також не унормована. Як правило, звіряння планують за підрозділом. Для цього нам потрібно взяти за основу структуру підприємства, яку ми заклали в штатний розпис, і доповнити графік чарунками з датами звіряння і для приміток.

Спосіб, у який керівник може затвердити графік звіряння, прямо не визначений порядком 1487. Тому ми спираємось на загальні правила діловодства, виходячи з яких керівник може затвердити графік або безпосередньо за допомогою грифу затверджує або видати розпорядчий документ, наказ або розпорядження. В такому випадку на графіку звіряння у вас буде гриф затверджено.

Розгляньмо зразок графіку. В даному випадку у нас варіант, коли керівник особисто затверджує. Тому ми використовуємо гриф затверджує. Пишеться посада, директор власноруч підставляє підпис, розшифровка підпису і дата затвердження графіку. У варіанті, який я вам запропонувала, у нас дата вписана, вдрукована, друкована дата, але керівник може проставити її і власноруч. В цьому випадку вам це обов'язково треба проконтролювати.

Сама форма, самі чарунки. Перелік підрозділів, безумовно умовний, а ви використовуєте власний. А ось строки. Строки залежать від багатьох чинників. Якщо ми говоримо про «внутрішнє» звіряння, то за загальними базовими правилами ведення військового обліку внутрішні звіряння проводять до зовнішнього, до звіряння з ТЦК.

Так, це не завжди можливо. Так, ми не завжди володіємо необхідною інформацією. Вже квітень, але тим не менше абсолютно не всі адміністрації оприлюднили графіки звіряння з ТЦК. Тому, якщо ми не знаємо, коли у нас звіряння з ТЦК, ми плануємо «внутрішнє» звіряння на власний розсуд. Законодавство в нас не містить чіткої прив'язки до звіряння з ТЦК. «Внутрішнє» звіряння ми проводимо до звіряння з ТЦК тільки для того, щоб нам довелося усувати менше зауважень. Актуальні документи спрощують звіряння з ТЦК. Тому, як правило, ми «внутрішнє» звіряння плануємо напередодні зовнішнього.

Строки, які ви відводите до звіряння кожного підрозділу, будуть індивідуальними. Це насамперед залежить від того, за якими військово-обліковими документами ведете персональний облік. Якщо ви вже використовуєте тільки роздруківки з резерву, вам набагато простіше, ніж робота з паперовими документами. PDF-файли працівники вам можуть надіслати месенджером, можуть надіслати в пошту. Тобто збір інформації вимагає менше часу, аніж коли йдеться про звіряння за паперовими документами.

Знову ж таки, на кількість днів, які ви плануєте для звіряння у певному підрозділі, прямо впливає кількість військовозобов'язаних, резервістів і призовників, які працюють у цьому підрозділі. Тож ви можете або враховувати ці чинники, або закладати однакову, наприклад, кількість днів для звіряння у кожному підрозділі, розуміючи, що десь плюс-мінус ви вкладетесь в ці дати.

Навіщо графа примітка? Я бачила не одне судове рішення, коли ТЦК як зауваження щонайменше, а інколи як порушення, оскільки ви ж розумієте, в судовому рішенні фігурують тільки ті факти, які були зазначені в акті і в постанові про накладення штрафу, що вважає ТЦК за незадовільне. Послатися на пряму норму, яку ви порушуєте, ТЦК не може. Тим не менше, в судових рішеннях зустрічається дуже часто зауваження, що немає інформації про те, що звіряння дійсно відбулося.

Якщо ми працюємо з роздруківками з резерву, підтвердженням того, що звіряння відбулося і в повному обсязі, буде дата, коли сформована ця роздруківка з резерву. Просіть працівників генерувати свіжі відомості для того, щоб у вас завжди було підтвердження того, що ви дійсно у визначені строки зібрали оновлені актуальні документи і провели звіряння за ними.

Коли йдеться про паперові документи, ТЦК часто вимагає, щоб працівник, коли надає копію військово-облікового документу, розставив дату і фразу копія вірна. Знову ж таки, законодавство від нас цього не вимагає, а тим не менше це страховка від якихось претензій ТЦК. Якщо ви в графіку зробите примітку звіряння проведено, я думаю, що зауважень бути просто не може.

Інший варіант затвердження графіку — це видання розпорядчого документу. В даному випадку це наказ, у когось розпорядження, але це все одно розпорядчий документ. Це наказ з адміністративно-господарських питань. Преамбула у нас оформлюється або не оформлюється, тому що у нас не потрібно додаткових доручень для обґрунтування.

Чому ми видаємо наказ? Що ви можете робити? Наказ — це по суті інструмент. Він може бути такий спрощений, як ви зараз бачите на екрані, коли ми просто затверджуємо сам графік, фіксуємо факт, що ми його затвердили, даємо доручення особі, відповідальній за ведення військового обліку, дотримати строків, які визначені в графіку. І, як правило, контроль за виконанням цього наказу директор залишає за собою.

Існує другий варіант, коли ми потребуємо допомоги, наприклад, керівників підрозділів. Це пов'язано з випадками, коли у нас велике підприємство, велика кількість військовозобов'язаних і резервістів, і призовників. Інколи нам потрібна допомога. Тому такий наказ може бути більшим залежно від ваших потреб. Наприклад, можна відобразити в наказі, що відповідальний за ведення військового обліку у певні дати, це залежить від дат в графіку звіряння, надає керівнику підрозділів інформацію щодо працівників, військово-облікових документів яких він потребує. І безпосередньо з працівниками комунікує керівник підрозділу, а відповідальний лише збирає отриману інформацію.

Тож ви знайдете різні зразочки під відео, використовуйте саме ту форму наказу, яка зручна вам.

Дякую за увагу! Чекаю зустрічі на наступному уроці!