Документи з військового обліку: заповнення/оформлення списків, відомості, повідомлень, наказів

Додаткові матеріали

Презентація

Акт про відмову від отримання повістки (додаток 2)

Лист до ТЦК про працівника, який не з’явився за викликом

Лист про оповіщення працівника про виклик до ТЦК

Наказ про про оповіщення працівників про їх виклик до ТЦК та СП

Наказ про скасування наказу про увільнення

Наказ про увільнення від роботи на час проходження медичного огляду

Наказ про увільнення від роботи на час уточнення облікових даних у ТЦК та СП

---

Текстове розшифрування відео

На останньому уроці відеокурсу. І на ньому ми з вами говоримо про дії підприємства у випадку, коли ми отримали розпорядження про виклик працівників до ТЦК з повістками або без них.

Чому ця процедура така принципова і на мій погляд непроста? По-перше, через те, що оповіщення ТЦК має можливість контролювати й без проведення перевірок. А тому це дуже штрафонебезпечна історія, коли ТЦК може оштрафувати за неоповіщення, навіть не проводячи перевірки.

Другий момент, який, на мій погляд, ускладнює процедуру оповіщення, це те, що процедура унормована у двох нормативних актах. Порядок оповіщення працівників про виклик до ТЦК на сьогодні визначають і пункт 47 порядку організації ведення військового обліку призовників, військовозобов'язаних і резервістів. Це наш базовий документ, порядок 1487. І пункт 13й порядку проведення призову громадян на військову службу під час мобілізації на особливий період, який затверджений постановою Кабміну номер 560.

Будемо відвертими, частина процедур є подібною, але не менше аспектів у двох постановах в процедурі різняться. І тому на сьогодні для того, аби не викликати якісь зауваження з боку ТЦК, ми з вами змушені компілювати вимоги з двох нормативних актів так, щоб не було претензій ані щодо невиконання чогось із постанови 1487, а й так само, щоб ми дотримали всіх вимог, які є в постанові 560.

Яка процедура оповіщення? Оповіщення передбачена нормативними актами. Якщо керівник підприємства отримав розпорядження і форма такого розпорядження унормована тільки у додатку 13 до порядку 1487, керівник будь-якої юридичної особи має вжити певних заходів.

Звертаю одразу увагу, що взагалі обов'язок оповіщення за цими процедурами складними, які передбачені обома постановами, виникає тільки у випадку отримання розпорядження.

Якщо керівник отримує таке розпорядження, потрібно видати наказ або розпорядження про оповіщення. Сама форма наказу, знову ж таки, має ураховувати вимоги двох нормативних актів. І у нас виникає потреба зафіксувати не тільки необхідність оповістити працівників, крім того, ми маємо визначити обов'язково через вимоги постанови 560 й хто оповіщує, хто відповідальна особа й способи забезпечення явки працівників до ТЦК. А й порядок контролю за результатами оповіщення.

Насправді це не так складно, як стається на перший погляд. І у вас під відео буде зразочок такого наказу. Він повністю адаптований під вимоги обох постанов Кабміну. Просто скористайтеся ними, коли доведеться проводити оповіщення.

Порядок 1487 передбачає, що наказ потрібно довести до відома працівників, які зазначені в наказі, під особистий підпис. І так само ми маємо вручити повістки, які надійшли, знову ж таки разом з розпорядженням.

В чому різниця між двома нормативними актами? Порядок 1487 вимагає ознайомити під підпис працівників саме з наказом. З розпорядженням ми взагалі не ознайомлюємо працівників, але саме з наказом. А повістки вручаються за наявності.

А якщо ми говоримо про постанову 560, то там формою ознайомлення являється вручення повістки і жодного слова про ознайомлення з наказом. Але насправді ви знаєте, що повістки ми отримуємо не завжди, тому ключовий спосіб ознайомлення — це ознайомлення з наказом.

Сам наказ ми з вами протягом трьох днів маємо надіслати до ТЦК. Якщо ви встигаєте ознайомити працівників з наказом, доречно надсилати вже копію з відмітками працівників про ознайомлення з наказом. Це просто додатковий превентивний захист від будь-яких зауважень, що ми неналежним чином провели або не проконтролювали результати оповіщення, хоча законодавство прямо цього не містить.

Оскільки порядок не встановлює, як обчислювати строки, дні робочі чи календарні, ми з вами маємо спиратися, що це три календарних дні. І збіг строку, обчислення строку ми починаємо з дня наступного за днем, коли ми з вами отримали розпорядження.

Забезпечення контролю за результатами оповіщення і прибуття працівників доволі цікава історія, тому що якщо у нас одна й та сама особа підписує наказ і супровідний лист, з яким ми направлятимемо документи до ТЦК, то насправді функція контролю буде здійснюватися вже під час підписання листів, бо у нас буде з вами абсолютно очевидна картинка, які заходи ми вжили для оповіщення.

Контроль за прибуттям — це взагалі один із обов'язків ТЦК. Більше того, якщо ви уважно проглянете обов'язки ТЦК в тексті порядку 1487, то це ТЦК має нас повідомити про працівників, які не прибули за викликом. Тож ці заходи доволі формалізовані, формальні. Ну, скажемо так, я не бачила якихось судових рішень, коли постанова про накладення штрафу виносилася тільки за те, що не було здійснено контролю, наприклад.

Але так ознайомити працівників з наказом ми можемо тільки за умови, що працівники фізично присутні в офісі. Але ж так відбувається не завжди. Більше того, ми з вами стикаємось із ситуаціями, коли ми начебто все зробили правильно, працівник в офісі, але він не хоче поставити підпис про ознайомлення з наказом, або не хоче отримати повістку, або не хоче робити й те, й те.

У такому випадку доречно текст наказу самого зачитати працівнику вголос при свідках і в акті за підписами трьох осіб зафіксувати відмову працівника поставити підпис про ознайомлення з наказом та або отримати повістку.

Але скоріш за все, якщо працівник у нас відмовився ознайомитися з наказом чи отримати повістку, він навряд чи проставить нам і відмітку на акті про те, що він з ним ознайомлений. В такому випадку ми знову ж таки з вами зафіксуємо. На цьому ж акті не треба складати додаткових документів. На цьому ж акті ми з вами зафіксуємо відмову працівника, ознайомитися з актом і так само засвідчимо підписами цих самих трьох осіб, які складали акт.

Копію з цього акту — не оригінал. Оригінал — це наш документ. Потрібно долучити до супровідного листа, з яким ви будете направляти до ТЦК копію наказу про оповіщення.

Порядок 1487 такої вимоги не містить, але в постанові 560 є вимога негайно повідомляти про працівників, які відмовилися отримати повістки. Тому ми з вами долучаємо копію акту у випадку, якщо працівник відмовляється вчинити ці дії.

Що у нас за обов'язки виникають, коли працівник фізично не працює в офісі або тимчасово відсутній в офісі?

Порядок 1487 у нас скеровує. Ми так само з вами видаємо наказ про оповіщення, але ми маємо обов'язок надіслати працівнику копію витягу або наказу в цілому, якщо наказ стосується тільки одного працівника, рекомендованим поштовим відправленням з описом вкладення і повідомленням про вручення.

І нехай вас не бентежить, що працівник у відпустці, наприклад, у відрядженні чи на лікарняному, якщо він дійсно, ну, тяжко хворий, не отримує цього листа. Ми з вами виконуємо формальну вимогу порядку 1487 і не розглядаємо, може працівник отримати лист чи не може.

Знову ж таки, таке часто питання виникає: на яку адресу я маю відправляти такий лист? Якщо маєте інформацію про зареєстроване місце проживання, направляйте на зареєстроване. Якщо працівник додатково вас повідомляв про фактичне місце проживання, можна направити на дві адреси. Тоді вже точно не помилитися.

Коли ми з вами надсилаємо документи до ТЦК в частині оповіщення дистанційних надомних працівників, які відсутні на роботі, у нас формується більш великий пакет. У нас з вами є наказ про оповіщення й для тих, й для тих. Але ми з вами маємо надати документи, які підтверджують відсутність працівника на роботі.

В тексті порядку 1487 йдеться про копії підтверджень, копії наказів. Але насправді це не завжди буде наказ. Інколи це буде витяг, коли ми з вами, наприклад, даємо інформацію про працівників, які у відрядженні, у відпустці й дистанційній роботі. Якщо у нас наказ на одну особу, ми можемо зробити копію. Якщо наказ стосувався багатьох осіб, нам доречно зробити витяг.

Якщо працівник у нас хворіє, жодного наказу фізично бути не може. І тоді ми з вами можемо долучити витяг з лікарняного, сформований в електронному кабінеті страхувальника на веб-порталі ПФУ.

І врешті-решт перший блок документів — це самі документи, що підтверджують фізичну відсутність працівників у офісі. І другий блок документів — це документи, які підтверджують, що ми надіслали працівникам поштове відправлення з копією наказу про оповіщення.

Докази про підстави відсутності працівників, докази того, що ми надіслали працівнику поштове відправлення — це у нас є опис вкладення, поштові квитанції, чеки.

Сам наказ, супровідний лист доречно надсилати до ТЦК поштовим відправленням з описом вкладення, щоб ви завжди мали підтвердження виконання обов'язків у повному обсязі.

Оскільки ми з вами акцентували увагу на тому, що обов'язок виконувати всі ці дії у нас виникає тільки якщо ми отримали розпорядження, то дуже часто викликають запитання: чи маємо ми підстави проводити процедуру оповіщення, якщо ми розпорядження отримали електронною поштою?

Відповідь так буде тільки у тому випадку, якщо ви отримали електронний документ, підписаний за допомогою КЕП. Якщо ви отримали на електронну пошту скан або фотокопію, підстава видавати наказ відсутня, але залишати без уваги подібну кореспонденцію, назвемо її так, ну, доволі небезпечно, тому що ТЦК буде діяти формально, вони можуть вас оштрафувати й доведеться в судовому порядку оскаржувати.

Ви виграєте процес, але ви витратите безліч часу і нервів. Тому, якщо ви отримали фотокопію чи сканкопію, доречно, не обов'язково, але доречно повідомити працівників будь-яким доступним способом, хоч телефоном, що їх викликають до ТЦК на певну час і дату, і направити до ТЦК лист, в якому прямо написати, що ви отримали сканкопію розпорядження електронною поштою, доступними вам способами повідомили працівників про виклик, але не мали підстав видати наказ про оповіщення за відсутності оригіналу документу.

Якщо ТЦК схоче, воно вам надішле нормальне розпорядження поштовим відправленням. Ну, а працівники при цьому не будуть мати обов'язку реально з'явитися до ТЦК, але ви вб'єте двох зайців, й працівників поінформували, як хотів ТЦК, але при цьому фактично ви не змусили працівників вчинювати такі дії.

І на початку уроку я вам говорила про те, що, да, це доволі небезпечна процедура оповіщення з точки зору можливості застосування штрафів. Чому? Тому що про те, що ви не оповістили працівників або хоча б частково не виконали обов'язкові заходи, коли ви, наприклад, не надіслали наказ про оповіщення, ТЦК буде знати доволі швидко.

Ми розуміємо, що ТЦК надсилає розпорядження, є певний час на поштовий обіг. Потім є три дні, коли ви маєте видати наказ, довести його до працівників і надіслати копію до ТЦК. Знову ж таки, плюс певна кількість днів на поштовий обіг. І якщо ви умовно, хай це буде два тижні, це більше, але умовно два тижні, протягом двох тижнів не відбулося, а в дату, яка визначена в розпорядженні, яка вона, наприклад, через тиждень, працівників взагалі жоден не з'явилися за викликом, все, ТЦК вже має підстави пред'явити до вас певні претензії.

І дуже таким показовим, на мій погляд, є одне із судових рішень, яке ви можете знайти в єдиному державному реєстрі судових рішень. Це не єдине рішення, але дуже показове, коли керівник приватного підприємства отримав розпорядження від ТЦК. Наказу про оповіщення він не видав, але чомусь вирішив, що якщо він надасть частині працівників, зазначених у розпорядженні, відпустки без збереження заробітної плати, то це їх якимось чином застрахує від необхідності йти до ТЦК.

Наслідок: протокол про адміністративне правопорушення складений стосовно директора, тому що це обов'язок керівника видати наказ. І постанова про накладення штрафу в суму 34 000 грн за вчинення адміністративного порушення, передбаченого частиною третьою статті 210-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення.

Справу розглядав спочатку суд першої інстанції, потім були оскарження і врешті-решт шостий апеляційний адміністративний суд дійшов висновку, що своєю бездіяльністю керівник підприємства приватного, крім того, що він проігнорував, він ще й порушив виконання обов'язку, покладено на нього законодавством, а відтак він підлягає притягненню до адміністративної відповідальності.

Рішення ви можете переглянути у реєстрі або перейти за посиланням, яке знайдете у презентації під відео.

Сподіваюся, що у вас ніколи не виникне жодних складнощів з оповіщенням працівників. Я дуже вдячна всім, хто знайшов попри зайнятість час для того, щоб подивитися відеокурс. І я сподіваюся, ця зустріч не буде останньою.