Журнали реєстрації кадрових документів: форми, ведення, закриття, зберігання

Додаткові матеріали

Презентація

Інструкція з кадрового діловодства

Порядок реєстрації документів згідно з Порядком № 1000/5

Текстове розшифрування відео

На першому уроці ми поговоримо про реєстрацію кадрових документів у вимогах законодавства.

Отже, який у нас є основний нормативно-правовий акт, яким ви повинні керуватися з питань визначення правил, вимог до реєстрації різних видів документів, зокрема і кадрових документів?

Вимоги до реєстрації службових документів у поточному діловодстві встановлені Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях.

Правила наші затверджені наказом Мін'юсту у 2015 році під номером 1000/5. Упродовж курсу я буду постійно на них посилатися. І ми їх скорочено називаємо Правила № 1000/5.

Нагадаю, що цей нормативно-правовий акт є обов'язковим для виконання усіма юридичними особами. Тому, якщо у вас виникають якісь питання з приводу реєстрації документів, ви завжди можете підглядати в Правила № 1000/5.

Реєстрації документів присвячена окрема глава 3 у розділі ІІІ Правил № 1000/5, в якій, зокрема, зазначено, що службовий документ, отриманий юридичною особою або створений нею, у тому числі для внутрішнього користування, вважається внесеним до документаційного фонду цієї юрособи лише з моменту його реєстрації.

З якою ж метою взагалі потрібно реєструвати документи? Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєстрація полягає у введенні запису облікових даних про документ за встановленою юридичною особою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на самому документі реєстраційного індексу з подальшим записом у відповідній реєстраційній формі необхідних відомостей про документ.

На кожному уроці я буду розповідати і демонструвати, як саме це потрібно робити, як виглядає реєстраційний індекс, як ми заповнюємо дані у графах відповідної реєстраційної форми.

Зареєструвавши належним чином документ, наприклад, візьмемо заяву працівника, ми надаємо документові юридичну силу. Адже згідно з вимогою в пункті 4.4 Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», це у нас ДСТУ 4163:2020, реквізит «реєстраційний індекс» є одним з обов'язкових реквізитів документа, саме тих реквізитів, які надають документові юридичну силу.

У разі виникнення трудових спорів не зареєстрована вами заява, яку подав працівник, може бути визнана недійсною. Якщо, наприклад, не буде таких спорів, то, може, ніхто і не спохватиться, як то кажуть, що вона була не зареєстрована. Але я ж кажу, що краще до таких випадків не допускати і все ж таки всі заяви реєструвати. Як це робити, ми будемо на окремому уроці дуже детально розглядати.

Які ж у нас є унормовані форми реєстрації документів, що нам пропонують Правила № 1000/5?

Отже, відповідно до норм Правил № 1000/5, у юридичних особах може застосовуватися одна з трьох форм реєстрації документів.

 Це журнальна форма, карткова форма і автоматизована з використанням спеціального програмного забезпечення. З цих трьох форм основною, яка цікавить нас на цьому курсі, є журнальна форма. Ми будемо приділяти увагу саме журнальній формі.

Ще давайте поговоримо про місце реєстрації документів в юридичній особі: де саме реєструють документи, хто несе відповідальність за реєстрацію тих чи інших документів.

Отже, реєстрація переважної більшості службових документів проводиться централізовано службою діловодства юридичної особи. Служба діловодства — це у нас умовна назва структурного підрозділу. Це може бути канцелярія, відділ діловодства і контролю, або загальний відділ, іноді називається. Якщо немає служби діловодства, то в приймальні може сидіти секретар, і до його функціональних обов'язків належить, зокрема, реєстрація документів.

Структурні підрозділи юридичної особи можуть реєструвати створені ними доповідні та службові записки, які є внутрішніми документами, створеними в відповідному структурному підрозділі для подання їх керівникові юридичної особи. Інші документи, що стосуються напрямків діяльності структурних підрозділів, також можуть реєструватися в цих підрозділах, відповідно до відділів, секторах.

Місце реєстрації окремих груп документів, зокрема наказів з кадрових питань, трудових договорів, заяв працівників та інших документів, визначається в інструкції з діловодства юридичної особи. Ця вимога також прописана у правилах 1000/5.

Якщо у структурі вашого підприємства є відділ кадрів, то різні види кадрових документів мають реєструватися та формуватися у справи саме в цьому відділі.

Отже, колеги, це був перший урок. До зустрічі на наступному уроці.