Журнали реєстрації кадрових документів: форми, ведення, закриття, зберігання

Додаткові матеріали

Презентація

Один Журнал реєстрації для всіх кадрових наказів: чи допустимо це

Перелік журналів реєстрації на підприємстві

Текстове розшифрування відео

Колеги, вітаю вас на другому уроці нашого курсу. Сьогодні ми поговоримо з вами про обов'язкові та додаткові журнали реєстрації кадрових документів, які можуть вестися на вашому підприємстві.

Отже, я розподілила всі можливі журнали на дві групи. Перша група — це обов'язкові журнали реєстрації, що мають бути заведені у кожній юридичній особі. Що ж це має бути?

• Обов'язково має бути журнал реєстрації вхідних документів. Інколи ми його називаємо журнал реєстрації вхідної кореспонденції.
• Журнал реєстрації вихідних документів або кореспонденції.
• Має бути обов'язково журнал реєстрації внутрішніх документів.
• Журнал реєстрації наказів з основної діяльності юрособи.
• Окремо буде журнал реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань.
• І як мінімум два журнали реєстрації наказів з кадрових питань. Це окремо для тривалого строку зберігання і окремо для тимчасового строку зберігання.
• Далі, журнал реєстрації трудових договорів або контрактів з працівниками.
• Журнал реєстрації вступного інструктажу з охорони праці.
• Журнал реєстрації інструктажів з охорони праці на робочому місці. Це у нас такі інструктажі, як первинний, повторний, позаплановий та цільовий.
• Обов'язково має вестися, навіть якщо він буде у вас порожній, журнал реєстрації звернень. Це можуть бути пропозиції, заяви і скарги громадян.
• Журнал реєстрації запитів на інформацію може вестися.

І, звичайно, у вас має бути в структурі вашого підприємства архів, і тому в архіві буде вестися журнал реєстрації архівних довідок, копій та витягів з документів, які видаються за запитами громадян і сторонніх організацій.

Друга група журналів реєстрації, які я пропоную вам для розгляду, — це додаткові журнали, що можуть вестися в юридичній особі, окрім тих обов'язкових, про які я вже згадала. Що це мають бути або можуть бути?

Ці журнали не є обов'язковими, але можуть бути на вашому підприємстві:

• Журнал реєстрації заяв працівників (окремий). 
• Журнал реєстрації довідок, що видаються працівникам. 
• Журнал реєстрації посадових і робочих інструкцій. 
• Журнал реєстрації наказів про надання щорічних основних і додаткових відпусток. 
• Журнал реєстрації наказів про відрядження. 
• Журнал реєстрації самих відряджень. 

Якщо працівники ваші часто їздять у відрядження, то доцільно вести такий журнал реєстрації.

Але у вас виникнуть запитання: якщо це журнали додаткові, то де ж тоді реєструвати відповідні документи, які все ж таки потрібно реєструвати, як, наприклад, заяви працівників, якщо у вас немає окремого журналу реєстрації заяв працівників? В такому випадку заяви працівників, посадові та робочі інструкції слід реєструвати в загальному журналі реєстрації внутрішніх документів, оскільки цей журнал є обов'язковим. Я вже казала, що журнал реєстрації внутрішніх документів передбачений правилами 1000/5, і навіть є в правилах його унормована форма.

Якщо у вас невелике підприємство, товариство з обмеженою відповідальністю, невеликий штат працівників і таких заяв упродовж року створюється небагато, тоді недоцільно вести окремий журнал реєстрації заяв. Ви можете за валовою порядковою нумерацією в межах року реєструвати усі внутрішні документи, а заяви працівників і посадові та робочі інструкції, доповідні записки, довідки — їх можна реєструвати в журналі реєстрації внутрішніх документів. Цього буде достатньо, головне — щоб документ був зареєстрований.

Далі, якщо у вас немає окремого журналу реєстрації зовнішніх довідок, що видаються працівникам на руки або надсилаються за вимогою сторонніх юридичних осіб, то в такому випадку ви можете реєструвати ці вихідні довідки в журналі реєстрації усіх вихідних документів, де ви реєструєте вихідні листи службові.

Накази про надання щорічних основних і додаткових відпусток, а також накази про відрядження (окрім особливих видів відряджень) можна реєструвати в журналі реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання. Зазвичай так і роблять на середніх і невеликих підприємствах, де ведуть два журнали.

Але як додаткові журнали, ці можна виокремлювати за необхідністю.

Якщо ви їх не виокремлюєте, ви ці накази реєструєте в журналі реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання.

А ще на підприємстві, крім журналів реєстрації, можуть вестися журнали або ще іноді їх називають книги обліку деяких видів документів або справ. Що це можуть бути за журнали?

По-перше:

• Журнал обліку табельних номерів. 
• Журнал обліку особових справ працівників. 
• Журнал обліку руху трудових книжок працівників. 
• Журнал обліку печаток і штампів (у разі, якщо ведеться облік печаток і штампів на підприємстві). 
• Журнал обліку бланків підприємства (у разі обліку бланків). 
• Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів, звіряння їх облікових даних з даними районних або міських ТЦК та СП. 
• Журнал обліку відпусток. 

В чому ж полягає відмінність між реєстрацією та обліком? Чому ці журнали називаються журналами реєстрації, а ці — журналами або книгами обліку? Як їх розподілити і як розпізнати, який журнал як треба називати?

Справа в тому, що реєстрація та облік є різними діловодними процесами, хоча на практиці їх іноді ототожнюють. Реєстрація — це у нас фіксація факту отримання або створення документа шляхом присвоєння цьому документу реєстраційного індексу, що складається з порядкового номера за відповідною реєстраційною формою. В даному випадку ми розглядаємо журнальні форми з додаванням за необхідності певного літерального або цифрового позначення. Це може бути, наприклад, індекс за номенклатурою справ.

А облік — це набагато ширше поняття, що охоплює комплекс дій, спрямованих на фіксацію кількості, складу, стану та руху не тільки документів, а й справ і інших матеріальних носіїв, як я вже називала. Це може бути облік бланків, печаток, штампів, табельних номерів, трудових книжок. І ці всі документи та інші матеріальні носії ми їх обліковуємо не упродовж кожного діловодного року, а впродовж усього їх життєвого циклу, включно зі стадією архівного зберігання. Це так званий архівний облік.

Отже, колеги, це був другий урок. До зустрічі на наступному уроці.