Журнали реєстрації кадрових документів: форми, ведення, закриття, зберігання

Додаткові матеріали

Презентація

Зразок журналу реєстрації довідок про стаж, місце роботи, заробітну плату та інші кадрові питання

Текстове розшифрування відео

Колеги, вітаю вас на шостому уроці. Тема цього уроку присвячена реєстрації різних видів довідок на підприємстві. Реєстрація довідок має певні особливості, і я хочу звернути вашу увагу на ці моменти.

Довідки поділяються на два основних типи: внутрішні та зовнішні. Крім того, довідки можуть бути службового або біографічного характеру. Довідки службового характеру можуть бути як внутрішніми, так і зовнішніми. Внутрішні довідки створюються для використання всередині підприємства, тоді як зовнішні довідки службового характеру відправляються стороннім особам, зокрема юридичним особам вищого рівня.

Що стосується довідок біографічного характеру, то вони завжди є зовнішніми. Такі довідки надаються або працівнику, або стороннім юридичним особам за їхнім запитом.

Тепер, давайте розглянемо, як правильно організувати реєстрацію цих різних видів довідок.

Внутрішні довідки, звісно, реєструються окремо від зовнішніх. Для зовнішніх довідок службового характеру реєстраційний індекс зазвичай надається через журнал реєстрації вихідних документів. Оскільки ці довідки, як і службові листи, надсилаються до інших юридичних осіб, вони є вихідними документами і повинні бути зареєстровані саме в журналі реєстрації вихідних документів. Окремий журнал для них запроваджувати не потрібно.

Що ж стосується внутрішніх довідок службового характеру, їх реєструють за журналом реєстрації внутрішніх документів. В цьому журналі ми реєструємо інші внутрішні документи підприємства: доповідні та пояснювальні записки, подання, характеристики, посадові та робочі інструкції тощо.

Зовнішні довідки біографічного характеру є важливою частиною реєстраційних документів на підприємстві. Це довідки про підтвердження місця роботи, підтвердження стажу, розміру заробітної плати та інших особових питань. Такі довідки зазвичай реєструються у відділі кадрів, але іноді їх також реєструють в бухгалтерії. У зв'язку з цим, дуже доцільно вести окремий журнал для реєстрації довідок, що видаються працівникам.

Для обліку факту видачі працівникам таких довідок статтею 535, яка є в главі шість, що має назву "Робота з кадрами" розділу першого переліку типових документів (перелік номер 578/5), передбачена спеціальна справа з заголовком: "Книга обліку видачі довідок про стаж, місце роботи, заробітну плату". Як ви бачите, справа має назву "Книга обліку". Тому на підприємстві ви можете вести або книгу обліку довідок, що видаються працівникам, або журнал реєстрації довідок.

Особисто я рекомендую називати цей документ журналом реєстрації довідок, а не книгою обліку. Чому саме так? Тому що довідки в цьому журналі обліковуються в межах одного діловодного року. На попередніх уроках я вже пояснювала, чим відрізняються облік і реєстрація документів. І зараз хочу вам ще раз нагадати, що якщо певний вид документів, у даному випадку — довідки, реєструються в межах одного діловодного року, то порядкова нумерація в них оновлюється щороку. Кожного року, з січня, ми починаємо знову нумерацію, видаючи довідку під номером один. Отже, це все ж таки є реєстрація.

Якщо ми ведемо облік, то ми обліковуємо не тільки документи, а й справи, різні матеріальні носії, і це зазвичай відбувається в межах всієї діяльності юридичної особи. Наприклад, ми обліковуємо особові справи працівників, трудові книжки, трудові договори і контракти. Ці документи ми зазвичай обліковуємо, а не реєструємо. Чому? Тому що ці документи не оновлюються щороку. Наприклад, безстроковий трудовий договір може бути чинним десятиліттями, і кожного року ми його перереєстровувати не будемо. Тому це вважається облік.

Проте, якщо ми видаємо накази в межах одного діловодного року або ведемо службове листування, і якщо ці самі довідки реєструються в журналі реєстрації, то це вже реєстрація. Ось так відрізняються реєстрація та облік документів. Вибір залишається за вами, оскільки перелік номер 578/5 є нормативно-правовим актом, і якщо він вимагає, щоб це була книга обліку довідок, і ви саме так її назвете, то це буде відповідати вимогам законодавства. Я лише висловлюю свою точку зору і надаю рекомендації, а ви вже вирішуєте, як це краще реалізувати у вашій практиці.

Отже, форма книги обліку або журналу реєстрації довідок про стаж, місце роботи, заробітну плату та інші кадрові питання на жаль не унормована жодним нормативно-правовим актом. Тобто, хоча назва цієї форми є в переліку номер 578/5, сама форма не унормована. Якби така форма була унормована з конкретною назвою, наприклад "Книга обліку довідок про місце роботи, заробітну плату", тоді ми б чітко дотримувалися її. Однак, оскільки такої форми немає, роботодавець має право самостійно розробити цю форму, взявши за основу запропонований мною зразок, і додати її до інструкції з діловодства на підприємстві.

Нагадаю, що всі реєстраційні форми та журнали, які ведуться на підприємстві, є обов'язковими для включення до інструкції з діловодства. Особливо це стосується журналів реєстрації вхідних, вихідних та внутрішніх документів. Дуже бажано, щоб ці форми були передбачені в додатках до інструкції з діловодства, якщо така інструкція є на підприємстві. Інструкція затверджується наказом керівника, і лише тоді вона набуває чинності, і працівники мають дотримуватися цієї форми. Якщо є необхідність її оновити чи удосконалити, зміни вносяться до самої інструкції з діловодства.

Я підготувала для вас зразок журналу реєстрації довідок про стаж, місце роботи, заробітну плату та інші кадрові питання. Як і для заяв, у цьому журналі мають бути передбачені річні розділи, які наприкінці кожного року закриваються підсумковим записом. Про оформлення підсумкового річного запису ми поговоримо на наступних уроках. А сьогодні ми бачимо, як починається цей річний розділ. Ми зазначаємо в верхній частині порядковий номер року, у нашому випадку 2026 рік, і починаємо реєструвати довідки, які видаємо працівникам.

Наприклад, 5 січня 2026 року Віталій Миколайович Михальчук звернувся за довідкою про невикористану відпустку на дитину, оскільки за минулий рік він не використав свою відпустку для того, щоб надати цю довідку для місця роботи своєї дружини. Заявка зареєстрована під номером один, оскільки нумерація оновлюється кожного року. Вказуємо відповідального за виконання цієї заяви, зазвичай це кадровик, а якщо немає кадровика, то секретар чи інша посадова особа. У п’ятій графі вказуємо найменування юридичної особи, в яку подається довідка. Наприклад, ТОВ "Зозуля".

У шостій графі передбачаємо підпис і дату отримання довідки працівником. В даному випадку працівник розписується і ставить дату отримання довідки — 5 січня 2026 року. Під номером два буде наступна заява, а під номером три — інша,  заяви можуть бути різні, пов’язані з питаннями, наприклад, компенсації при звільненні.

Отже, колеги, це був шостий урок. До зустрічі на наступному уроці!