Журнали реєстрації кадрових документів: форми, ведення, закриття, зберігання

Додаткові матеріали

Презентація

Зразок Журналу (книги) обліку руху особових справ

Текстове розшифрування відео

Шановні колеги, вітаю вас на восьмому уроці. Його тема: "Особові справи працівників: реєстрація чи облік?"

Жодним нормативно-правовим актом не встановлено обов'язку щодо реєстрації особової справи. Нагадаю, що реєстрації підлягають вхідні, вихідні та переважна більшість внутрішніх документів. Для цього на бланках конкретних видів документів, зокрема службового листа, на бланку наказу, довідок, доповідних і пояснювальних записок, передбачена обмежувальна позначка для проставлення реквізиту реєстраційного індексу документа згідно з національним стандартом України ДСТУ 4163:2020.

Між тим, особова справа - це не один якийсь конкретний документ, а комплекс документів, які формуються впродовж усього часу роботи працівника в юридичній особі. Переважна більшість документів, вміщених в особову справу, мають власні реєстраційні індекси за відповідними журналами реєстрації. А от сама особова справа окремо не реєструється.

Для обліку особових справ на підприємстві, особливо це стосується великих підприємств, доцільно запровадити спеціальну облікову форму, яка може називатися журнал або книга обліку руху особових справ. Законодавство не вимагає введення журналу або книги обліку особових справ працівників на підприємстві. Втім, ця облікова форма передбачена в статті 528 переліку типових документів. Це у нас перелік номер 578/5. І підприємство має право самостійно розробити форму журналу або книги обліку особових справ, або можна її назвати журналом/книгою обліку руху особових справ.

Тобто, слово "руху" можна додавати, можна й не додавати, і так само можна називати цей документ або журналом, або книгою. Але головне, щоб це була не реєстрація, а облік. Я пропоную вам рекомендовану облікову форму, яка містить сім граф. Заповнення цих граф забезпечить належний облік особових справ в повному обсязі. За потреби підприємство може доповнити запропоновану форму додатковими графами.

Журнал або книга обліку особових справ доцільно вести від самого початку діяльності підприємства. Перший запис у цю облікову форму вносять з моменту заведення першої особової справи, тобто коли прийняли працівника, відкрили таку особову справу і облікували її в відповідному журналі або книзі. Нумерація записів у графі один має бути наскрізною за весь період існування підприємства.

Будь ласка, зверніть я демонструю форму, яку я вам пропоную, і як правильно її вести. У даному випадку в першій графі ми проставляємо не реєстраційний індекс, як у журналах реєстрації, а звичайний порядковий номер. Тому графу ми називаємо "номер за порядком". У другій графі буде зазначатися повністю прізвище, ім'я, по батькові працівника. В третій графі зазначаємо найменування структурного підрозділу, в тому випадку, якщо ваше підприємство має таку структуру.

В четвертій графі зазначаємо назву посади працівника, на яку саме його приймають на роботу. Ця посада з часом може змінюватися, тому ви можете передбачити ще додаткову графу для зміни посади або дописувати це внизу, але достатньо буде зазначати ту посаду, на яку працівник був прийнятий на початку своєї трудової діяльності.

Наступні дві графи, п’ята і шоста, містять дату заведення справи та дату її закриття. І сьома графа — це відмітка про передання справи в архів. Це дуже важлива відмітка. Чому? Тому що особові справи працівників мають тривалий строк зберігання, і вони обов’язково підлягають переданню в ваш внутрішній архів підприємства. Тому їх потрібно вчасно після звільнення працівника (зазвичай через рік) обов'язково включити в опис з кадрових питань і потім передати в архів. І відповідно, цей рух особових справ має відображатися і в журналі.

Тобто, журнал ведеться не лише для реєстрації, але й для обліку всього руху особової справи від дати її заведення до її потрапляння в архів. Це важливо, тому що, якщо, наприклад, трапиться така ситуація, що в архіві архіваріус не зможе знайти таку справу, то це буде доказом того, що ви її передавали. Піднімається в такому випадку опис, за яким передавалися справи, і встановлюється доказ того, що справа має бути в архіві, оскільки ця справа потрібна. Колишні працівники періодично звертаються за архівними довідками, витягами або копіями, і ви маєте їх надавати на підставі або розпорядчих документів з різних кадрових питань, або на підставі документів, які містяться в особовій справі працівника.

Отже, давайте розглянемо. Наприклад, ми не беремо перші записи. Початок журналу має бути, звичайно, з порядкового номера один. Ми візьмемо середину, наприклад, номери 24, 25 і 26. Так, номер 24 — у нас була прийнята на роботу Манько Оксана Петрівна. Вона була прийнята до відділу персоналу, ми зазначаємо відділ персоналу, на посаду менеджера персоналу. Її особова справа була заведена 30 жовтня 2000 року. Поки пані Оксана працювала, чому я взяла саме ті дати попередні? Тому що я заповнила цей журнал таким чином, що ці працівники, зазначені в журналі, вже звільнилися. Якщо оці дати заведення справ, вони мають бути в хронологічному порядку.

От, наприклад, Манько влаштувалася 30.10.2000. На наступний день, наприклад, влаштувався на роботу Горбатюк Ігор Валентинович 31.10.2000. Ще на наступний місяць, 1 листопада 2000 року, Холодна Ірина Матвіївна. І тут є певна послідовність дати заведення справ. А от дати закриття справ залежить від того, коли відповідний працівник звільняється. От уявімо, що пані Оксана пропрацювала 19 років і в 2019 році вона звільнилася. Відповідно, її справа була закрита. І про це кадровик мав зробити запис, що 16.09.2019 її справа закрита. Можна також назвати цю графу "дата звільнення працівника", оскільки ми можемо не закривати справу в той день, коли працівник звільнився, а до кінця того року, в якому він працював, або на початку наступного року.

У цьому випадку я прописала таким чином: це було в 2019 році. Через рік, у 2020 році, ця особова справа мала увійти до опису справ з кадрових питань. Цей опис складався в 2020 році, але він повинен був мати індекс номер 5К-2019, тому що в ньому були описані справи за 2019 рік. І оскільки через два роки після 2019 року, враховуємо 2020 та 2021 роки, ми вже можемо і повинні передати цю справу в архів. Тому в цій графі ми робимо запис, що ця справа у січні 2021 року була передана в архів за описом справ з кадрових питань, і зазначаємо відповідний номер та індекс цієї кадрової справи.

Наприклад, пан Горбатюк звільнився у 2023 році, а Холодна Ірина Матвіївна у 2024 році. Відповідно, їхні особові справи були включені в інші описи справ з кадрових питань і в різні роки передавалися до архіву підприємства.

Ось таким чином ведеться цей журнал обліку. Ви можете самостійно визначити і додати до нього певні графи або навпаки прибрати ті графи, які ви вважаєте зайвими. Тобто вимоги до цього журналу не є жорстко визначеними. Це не буде вважатися порушенням.

До зустрічі на наступному уроці!