Журнали реєстрації кадрових документів: форми, ведення, закриття, зберігання

Додаткові матеріали

Презентація

Журнали реєстрації наказів: закриття 2025 / відкриття 2026

Журнал реєстрації заяв з кадрових питань

Текстове розшифрування відео

Вітаю на дев'ятому уроці, його тема: «Типові помилки у веденні журналів реєстрації та варіанти їх виправлення».

У процесі ведення журналів реєстрації помилки є неминучими. Навіть при належній організації роботи можливі або пропуски порядкових номерів, або, навпаки, дублювання інформації, зокрема тих самих порядкових номерів, некоректні формулювання в записах і різні технічні описки. Ми з вами з'ясуємо, що можна і навіть потрібно виправляти, а що ні.

Перша ситуація — це коли у нас в журналі є пропущений реєстраційний індекс. Тобто така ситуація, коли в результаті пропуску одного реєстраційного індексу відбулось порушення порядку нумерації наказів.

Наприклад, у графі першій журналу реєстрації кадрових наказів тривалого строку зберігання відбулась така ситуація. 1 травня 2026 року зареєстрували наказ під індексом 110 к/тр. 4 травня зареєстрували наказ під індексом 111 к/тр, а 5 травня чомусь відразу під індексом 113 к/тр.

І таким чином вийшло, що у нас індекс 112 к/тр пропущений. Ну і відповідно немає такого наказу.

Як виправити цю помилку? Якраз цю помилку виправляти не можна. Про таке пропущення слід буде зауважити в річному підсумковому записі про кількість документів, зареєстрованих у 2026 році. Однак це ви зможете зробити тільки після завершення цього року. Як саме це зробити, я вам обов'язково поясню на наступному уроці. У даному випадку, так все у вас і залишається. Чому така помилка могла статися? Причина – людський фактор. Людина могла відволіктися, не помітити щось важливе, задуматися і, наприклад, через те, що перед нею був наказ, хтось зайшов і її відволік, вона пропустила 112-й номер, а в кінці поставила вже 113-й в журналі і на самому наказі. Нічого страшного, це не катастрофа.

Головне – не допустити ще однієї помилки і не надавати цей начебто пропущений індекс наказу, який має бути виданий пізніше, тобто після 5 травня. Ми не можемо змінити вже наявний 113-й номер, тому не можна, наприклад, 6 травня 2026 року зареєструвати наказ під індексом 112 к/тр, коли вже є 113. І це так і залишиться, 112-й номер буде пропущений.

Наступна ситуація – коли під одним індексом було зареєстровано кілька різних документів. Наприклад, це можуть бути накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання. Знову візьмемо приклад: 4 травня був виданий і зареєстрований наказ під індексом 26 к/тм. 5 травня був зареєстрований наказ під індексом 27 к/тм. Все добре, ці документи зареєстровані. Проте 6 травня, знову ж таки через людський фактор, кадровик не помітив і знову проставив 27 к/тм. І таким чином вийшло, що під індексом 27 к/тм було зареєстровано два різні накази.

А далі в нас йшла реєстрація вже правильним шляхом. 7 травня був наказ під індексом 28 к/тм. Як же ж тут виправити ситуацію? Отже, вже є два накази з однаковим індексом. Викидати жоден наказ ми не можемо, не можемо й виправляти їх за допомогою зміни індекса. Але є можливість трохи коригувати ситуацію. Виправлення можна зробити, додавши цифрове або літерне позначення, поставивши дріб або похилу риску. Наприклад, ми можемо додати одиничку через дріб до першого наказу, а до другого наказу через дріб проставити цифру два. Або ж можна використати літерні позначення, наприклад, літерки А і Б.

Так, це може виглядати не дуже естетично, але це дозволить уникнути дублювання індексів. Важливо, що таке виправлення повинно бути внесено як до журналу, так і безпосередньо на сам наказ, оскільки коригування повинно бути однаковим і у документах, і в реєстраційному журналі. Це гарантує, що накази будуть правильно сформовані у відповідну справу з наказами з кадрових питань тимчасового строку зберігання. Втім, звісно, найкраще уникати таких помилок і бути уважними під час реєстрації документів.

В даному випадку це у нас накази тимчасового строку зберігання, які не підлягають архівуванню. Однак коли мова йде про накази тривалого строку зберігання або інші важливі документи, наприклад, накази з основних питань діяльності, то помилка стає більш серйозною. Це пов’язано з тим, що ці документи зберігаються в архіві та можуть бути піддані перевірці. Якщо помилка виникне, можуть бути зауваження, і це може бути розглянуто як порушення. Однак такий варіант виправлення є допустимим.

Наступна ситуація – це коли у нас внесено невірну інформацію або зроблено описку. Така описка може стосуватися не тільки першої графи, а й інших граф, наприклад, з другої по шосту. Уявімо, що в графі «Короткий зміст» було помилково записано про звільнення Сергія Сидоренка, хоча насправді йшлося про Сергія Петренка. Це могло статися, коли кадровик, реєструючи наказ, відволікся на іншу людину, яка випадково потрапила в його поле зору. У такому випадку потрібно закреслити неправильно написане слово однією чіткою лінією і вписати правильне слово поруч або зверху, як показано на прикладі. Наприклад, "про звільнення Сергія Петренка" має бути зазначено чітко.

Важливо пам’ятати, що ми не повинні виривати сторінки або іншим чином змінювати текст документа. Замість того, щоб виривати сторінки, краще закреслити неправильно написані слова та дописати правильні. Це дозволить зберегти правильність записів і відповідність документів. Якщо ж мова йде про зміни в цифрах (наприклад, у порядкових номерах або датах), їх не можна виправляти шляхом підправки цифр, замалюванням або за допомогою коректора. Це вважається серйозним порушенням і може бути трактовано як фальсифікація документа.

Що стосується дат, їх можна лише перекреслювати, але не замінювати вручну чи коригувати їх коректорами. Також, не можна виривати сторінки з журналу. Це буде серйозним порушенням діловодства.

До зустрічі на наступному уроці!