Журнали реєстрації кадрових документів: форми, ведення, закриття, зберігання

Додаткові матеріали

Презентація

Зразок засвідчувального напису до журналу

Зразок титульного аркуша до журналу реєстрації

---

Текстове розшифрування відео

На 11-му уроці ми будемо розглядати питання закриття журналу та підготовки його до передання в архів.

На початку хочу нагадати, що журнал реєстрації згідно з чинним законодавством є одиницею зберігання. Журнали реєстрації, що ведуться в управлінській, зокрема кадровій діяльності юридичних осіб, є одиницями зберігання, як і всі інші справи, передбачені номенклатурою справ. А це означає, що вони мають такий самий життєвий цикл. Їх створюють у діловодстві, ведуть протягом певного часу, закривають та здають в архів або знищують за відповідним актом із дотриманням певних унормованих процедур.

Як же впливає на долю журналу його строк зберігання? Журнали реєстрації кадрових документів, які мають тривалий, тобто понад 10 років, строк зберігання, підлягають передачі в архів підприємства. У разі ліквідації підприємства такі журнали ні в якому разі не знищуються, а передаються на зберігання до архіву правонаступника або до відповідної архівної установи, якщо немає такого правонаступника.

Зокрема, журнали й інші документи з архіву разом з усім архівом можуть передаватися до так званого трудового архіву. Це зумовлено тим, що інформація, яка міститься в цих журналах, має соціальну значущість для колишніх працівників підприємства, тому що колишні працівники періодично звертаються до архіву з проханням надати їм відповідні архівні довідки, копії чи витяги для підтвердження певних своїх прав, факту працевлаштування, факту отримання заробітної плати, певних сум, які вони отримували.

І для цього потрібно піднімати накази. Для полегшення розшуку відповідних кадрових наказів ми маємо керуватися журналами реєстрації цих наказів і відповідно повинні їх зберігати разом зі справами, в яких зберігаються самі накази.

Журнали реєстрації кадрових документів, що мають тимчасовий строк зберігання до 10 років включно, до архіву не передаються. Вони зберігаються відповідний визначений для них строк зберігання. Це може бути один рік, 3 роки, 5 років чи максимально 10 років у відділі кадрів або канцелярії, тобто в тому структурному підрозділі, де вони були заведені, де вони велися певний час, певну кількість років, і там вони будуть закінчувати свій життєвий шлях.

А далі вони підлягають знищенню за актом про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.

Ще хочу відзначити, що журнал реєстрації вважається перехідною справою.

Що це означає? Ті справи, які не закриваються в діловодстві щорічно, а ведуться протягом кількох або навіть необмеженої кількості років, називаються перехідними справами.

Після досягнення перехідною справою максимальної допустимою законодавством кількості аркушів (це має бути не більше 250 аркушів у справі), така справа може бути закрита або поділена на томи чи частини. Наприклад, це стосується журналів обліку певних документів, справ та матеріальних носіїв. Я вже згадувала, що такі журнали ведуться протягом усієї діяльності юридичної особи — від її заснування до ліквідації. Тому, коли цей журнал або книга обліку досягає певної кількості аркушів, він може бути поділений на томи чи частини.

А от журнали реєстрації ми закриваємо з подальшим вирішенням їх долі. І, до речі, 250 аркушів — це дійсно максимальна кількість. Якщо ви ведете цей журнал реєстрації у вже готовому, придбаному зошиті чи книзі, то зазвичай такий зошит має 96 аркушів. Мені здається, 96 аркушів — це максимальна кількість для одного зошита. І якщо цей зошит завершився, ви повинні закрити цей журнал, передати його в архів або відкласти на тимчасове зберігання, а потім розпочати новий журнал реєстрації.

Які ж вимоги до оформлення журналу реєстрації тривалого строку зберігання, який ви закриваєте, і що з ним потрібно робити далі?

Такий журнал реєстрації має, по-перше, бути обов'язково пронумерованим. Далі він повинен мати належним чином оформлену обкладинку або титульну сторінку. Оформлюємо її згідно з додатком 18 до правил 1000/5, тобто є певна форма. Я підготувала для вас зразок.

Також, для журналу реєстрації з тривалим строком зберігання, необхідно оформити належним чином засвідчувальний напис, який відповідає унормованій формі, наведеній у додатку 17 до правил 1000/5.

Часто виникає питання: чи потрібно прошивати журнал реєстрації? Якщо журнал вівся у готовому прошитому зошиті чи книзі (наприклад, на 96 аркушів з твердою обкладинкою), додатково прошивати його не потрібно — він уже належним чином прошитий.

А якщо ви вели журнал реєстрації або книгу обліку з тривалим строком зберігання в програмі Excel або в табличному тексті програми Word, і досягли 250 аркушів або більше (це можуть бути й 500 сторінок), то такий журнал необхідно роздрукувати, а потім обов'язково прошити. Краще віддати його на оправлення до палітурної майстерні, де вам це зроблять якісно, тому що прошити разом 250 аркушів — це не так просто.

Чи вдасться вам охайно це зробити, так, щоб аркуші не пошкодились і виглядали гарно? Оскільки це важливо для збереження документів, краще все ж таки користуватися послугами палітурних майстерень. 

Тепер таке питання: ви зрозуміли, що нумерація та прошивання необхідні лише у разі, якщо це окремі аркуші, які скріплюються або оправляються. І що ж потрібно додати першочергово — засвідчувальний напис чи титульний аркуш? Спочатку оформлюємо засвідчувальний напис. Це важливо, тому що в ньому ми зазначаємо загальну кількість аркушів у журналі, які мають бути пронумеровані. Адже йдеться саме про журнал реєстрації з тривалим строком зберігання. Після цього ця інформація буде перенесена й на титульний аркуш.

Отже, спочатку згідно з унормованою формою ми оформлюємо засвідчувальний напис, де вказуємо загальну кількість аркушів, і вказуємо номер справи. Наприклад, журнал реєстрації має реєстраційний індекс за номенклатурою справ. Якщо цей журнал вівся в відділі кадрів під індексом 05-17, то ми зазначаємо: «справа номер 05-17». Далі, в абзаці, прописуємо або в друкованому вигляді, або за допомогою заздалегідь підготовлених шаблонів засвідчувальних написів інформацію, яку я зазначила синім кольором і курсивом, ви можете вписувати від руки, оскільки це змінна інформація. А все, що вказано чорним кольором, зазвичай можна друкувати у цій формі. Це дозволяє не записувати кожного разу ту саму інформацію вручну.

Отже, в засвідчувальному написі вказується, що журнал прошито та пронумеровано, і зазначається кількість аркушів цифрами та словами. Наприклад, 243 аркуша. Це важливо для точності та правильності обліку. Однак під час нумерації можуть виникати помилки. Якщо ви почали нумерувати аркуші олівцем і допустили помилку на початку, її можна виправити. Але якщо ви вже пронумерували всі 240-250 аркушів і помітили пропущені або дубльовані номери, тоді потрібно додавати літерні індекси до цих номерів. Наприклад, якщо 18-й аркуш був пронумерований двічі, ви повторили номер 18, то для відрізняння потрібно буде вказати літерні індекси, наприклад, 18а і 18б.

Я хочу порадити вам, щоб при нумерації сторінок, журналів реєстрації та будь-яких інших справ, ви намагалися мінімізувати кількість помилок. Однак, якщо помилка все ж таки трапиться, потрібно правильно з нею працювати. Наприклад, не можна замальовувати, перекреслювати чи заклеювати записи в журналах реєстрації, а тим більше виривати сторінки, оскільки там вже є готові записи, навіть якщо сторінка здається порожньою. Найкраще зробити відповідні примітки до засвідчувального напису.

Якщо виникають пропущені номери, тобто коли додавання літери вже неможливе (наприклад, після аркуша 12 йде аркуш 14, а 13-й аркуш пропущено), в такому випадку вказується, що номер 13 відсутній, і наводиться перерахунок відповідної кількості аркушів.

Також у засвідчувальному написі є таблиця, в яку вносяться відомості про особливості фізичного стану та формування справи. Журнал реєстрації є такою ж самою справою, і тому в таблиці фіксуються номери аркушів, на яких є зазначені особливості. Це важливо для правильного зберігання, особливо якщо журнал ведеться протягом кількох років — 10, 15 чи навіть більше.

За час існування журналу можуть виникати різні ситуації. Наприклад, можуть бути надірвані аркуші. В такому випадку ми зазначаємо цю особливість у першій графі засвідчувального напису, вказуючи номери надірваних аркушів, наприклад, п’ятий і 120-й.

Ще одна ситуація — це коли аркуш залитий чимось. У такому разі не можна виривати цей аркуш або замінювати його на новий. Ми просто описуємо цю особливість в засвідчувальному написі, вказуючи, що аркуш частково або повністю залитий, наприклад, кавою. Наприклад, аркуш 65.

Підкреслю ще раз: це стосується журналу тривалого строку зберігання. Для журналів із тимчасовим строком зберігання такі нюанси не прописуються, хоча короткий засвідчувальний напис також має бути оформлений у довільній формі.

У засвідчувальному написі також обов'язково зазначається інформація про укладача, наприклад: «Менеджер з персоналу Марія Васильченко». Пані Марія підписує напис, ставить свій підпис і дату, коли цей напис був зроблений. Це можна зробити протягом будь-якого періоду поточного року, наприклад, 1 травня 2026 року. Записи робляться перед тим, як журнал буде закритий. Припустимо, журнал закрили в 2025 році, а зараз готують його до передачі в архів. І під час підготовки до передачі в архів робляться такі засвідчувальні написи.

Після засвідчувального напису необхідно оформити титульний аркуш, або обкладинку, яка може бути виготовлена з картону та оправлена разом із усіма сторінками журналу. Якщо це були окремі аркуші, наприклад, роздруковані сторінки, то ви додаєте обкладинку і передаєте все це разом з обкладинкою, засвідчувальним написом на оправлення до палітурної майстерні. Як я вже вам радила, форму для титульного аркуша ви вже неодноразово бачили, і вона має унормовані елементи, які потрібно вписати. Цю форму можна замовити типографським способом — вам її розроблять і надрукують.

Ці розміри важливі для того, щоб правильно визначити відступи між елементами титульного аркуша. Загальний розмір обкладинки має висоту 320 мм і ширину 230 мм. Така обкладинка трохи більша за стандартний формат A4.

На титульному аркуші обов'язково вписується повне найменування юридичної особи, в якій цей журнал був заведений. Наприклад, «Публічне акціонерне товариство Банк Щедрий», а також найменування структурного підрозділу. Якщо у вас є конкретний відділ, наприклад, відділ персоналу чи відділ кадрів, ви зазначаєте його. Якщо такого підрозділу немає, не потрібно вигадувати назву. Журнал може вестися секретарем або завідувачем канцелярії, і тоді вказується «канцелярія» або просто не зазначається структурний підрозділ.

Далі, зазначаєте номер справи за номенклатурою, як ми робили в засвідчувальному написі. Наприклад, це може бути номер 05-17, визначений відповідно до номенклатури справ певного року.

Зазначаєте також повну назву журналу. Це може бути «Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання», а можна додати уточнення, що ці накази стосувалися, наприклад, прийняття на роботу, звільнення, оплати праці, надання відпусток без збереження заробітної плати тощо.

Не забудьте вказати крайні роки, за які вівся цей журнал. Якщо журнал був заведений у 2020 році, то пишемо «за 2020–2025 роки». Це означає, що журнал був закритий в 2025 році.

У заголовку не потрібно вказувати крайні дати документів, це стосується лише справ з наказами, де вказуються дати першого і останнього наказу. Ви можете зазначити лише роки, наприклад, 2020–2025, що є крайніми роками ведення записів у журналі.

Також обов'язково зазначається кількість аркушів, на яких ведеться журнал. У нашому випадку це 243 аркуші. Крім того, на титульному аркуші або обкладинці вказується строк зберігання журналу, наприклад, 75 років. Це важливо, оскільки журнал буде переданий в архів, і строки зберігання будуть обчислюватися не з 2020 року або 2025 року, а з 2026 року — року, коли журнал був закритий.

Вимоги до оформлення журналу реєстрації тимчасового строку зберігання набагато легші. В такому журналі титульний аркуш і засвідчувальний напис оформлюються в довільній, спрощеній формі. Це означає, що не потрібно створювати складний титульний аркуш. На першому аркуші потрібно зазначити:

1. Найменування юридичної особи. 
2. Назву журналу. 
3. Кількість аркушів. 
4. Строк зберігання, який буде тимчасовим (максимум 10 років). 

Це необхідно для того, щоб цей журнал зберігався тимчасово у структурному підрозділі, і періодично переглядався для визначення, коли цей строк сплине, і журнал можна буде знищити. Журнал тимчасового зберігання не передається в архів, і нумерувати чи прошивати його аркуші також не потрібно, оскільки він все одно буде знищений.

Ще однією особливістю є те, що якщо журнал ведеться в електронній формі (наприклад, у програмі Excel або Word), то його навіть не потрібно роздруковувати для подальшого знищення. Роздруковувати його — це зайвий крок, адже після цього журнал потрапить до акта і буде переданий на макулатуру. Натомість, в акті зазначається, що файл був знищений шляхом видалення.

Якщо ви маєте як паперові, так і електронні документи, для електронних файлів можна скласти окремий акт про знищення, вказавши, яким саме шляхом вони були видалені. Процедура знищення електронних документів простіша, ніж для паперових.

Отже, колеги, це був 11 урок. До зустрічі на 12-му уроці!