Журнали реєстрації кадрових документів: форми, ведення, закриття, зберігання

Додаткові матеріали

Презентація

Довідник «Строки зберігання документів»

Строки зберігання журналів реєстрації (обліку)

---

Текстове розшифрування відео

Шановні колеги, вітаю вас на останньому, 12-му уроці нашого відеокурсу, присвяченого журналам реєстрації кадрових документів, їх формам, введенню, закриттю та зберіганню. Цей урок буде зосереджений на строках зберігання журналів реєстрації кадрових та деяких інших документів.

Впевнена, що ви всі вже знаєте, але ще раз нагадаю: строки зберігання журналів реєстрації різних видів управлінських, зокрема кадрових документів, слід визначати згідно з переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання цих документів. Перелік затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 року під номером 578/5. Саме на цей перелік я буду посилатися в цьому уроці.

Я підготувала для вас табличку з відповідними строками зберігання журналів реєстрації та обліку документів. Таблиця складається з трьох колонок:

1. У першій колонці зазначено вид певного журналу. 
2. У другій колонці — строк зберігання згідно з переліком номер 578/5. 
3. У третій колонці я вказую посилання на статтю переліку, де я взяла назву виду цього журналу і на основі якої статті визначила строк зберігання. 

Отже, почнемо з журналу реєстрації наказів з основної діяльності підприємства. Накази бувають різні, тому я вирішила продемонструвати вам всі журнали реєстрації, які можуть бути для різних видів наказів.

Перший вид журналу реєстрації — це накази з основної діяльності підприємства. Строк зберігання цього журналу може бути або постійним, або тимчасовим. Для юридичних осіб, діяльність яких передбачає створення документів Національного архівного фонду, строк зберігання журналу — постійний. Це означає, що такий журнал зберігається не тільки в архіві підприємства, але й буде переданий на державне зберігання, де він зберігатиметься довічно.

Для підприємств, які не є фондоутворювачами Національного архівного фонду, строк зберігання цього журналу — до ліквідації юридичної особи. Це означає, що журнал буде зберігатися в архіві підприємства до моменту його ліквідації, після чого буде переглянуто і визначено подальшу долю цього журналу. В окремих випадках він може бути виділений для знищення. Цей строк зберігання визначений відповідно до статті 121 пункту А переліку номер 578/5.

Наступний журнал реєстрації — це накази з кадрових питань тривалого строку зберігання. Строк зберігання таких журналів становить 75 років, і це також зазначено в пункті Б тієї ж статті 121.

Далі йде журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання. Строк зберігання для таких журналів становить 5 років, і цей строк визначений у примітці до пункту Б статті 121.

Ще один тип журналу — це журнал реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань. Строк зберігання для цього журналу також тимчасовий, і він становить 5 років, відповідно до пункту В статті 121 переліку номер 578/5.

Нарешті, візьмемо журнал обліку трудових договорів або контрактів з працівниками.

Строк зберігання такого журналу у нас тривалий — 75 років. Його ми визначаємо відповідно до статті 527 переліку.

Журнал реєстрації довідок, які видаються працівникам, має тимчасовий строк зберігання — 3 роки згідно зі статтею 535.

Журнал реєстрації заяв працівників — це журнал реєстрації внутрішніх документів, заяви працівників — це внутрішні документи. Також тимчасовий строк зберігання — всього 3 роки. І посилаємося ми на статтю 122.

Журнал обліку або журнал реєстрації, як він у вас називається, посадових інструкцій працівників також має тимчасовий строк зберігання — всього 3 роки. Посадові інструкції працівників — це також внутрішні документи. Тому ми маємо право послатися на статтю 122, тому що конкретно в переліку немає такого виду журналу, як журнал реєстрації чи обліку посадових інструкцій працівників.

Під час відеокурсу я дуже багато про цей журнал розповідала і навіть на перших уроках демонструвала його рекомендовану форму, яким чином його краще вести.

Хочу відзначити той факт, що строк зберігання журналу обчислюється не від дати його заведення в діловодстві, а з року, наступного за роком закриття відповідного журналу.

Якщо ви пам’ятаєте, на попередніх уроках я розповідала, що законодавством не обмежена кількість років, протягом яких ви можете вести той чи інший журнал. Він може вестися як один діловодний рік, якщо ви вважаєте за потрібне його закривати щороку і відкривати новий журнал. Це не забороняється. Ви можете його вести 2–3 роки, а можете вести і 10–15 років будь-який журнал.

Але ці строки зберігання, які я продемонструвала, ми обчислюємо вже після закриття відповідного журналу.

Наприклад, ми у 2026 році будемо закривати старий журнал реєстрації заяв працівників. Ми ввели його з 2020 року. Скільки це виходить? 7 повних років вівся такий журнал. І нарешті він у нас завершився. Кількість сторінок у ньому була вичерпана, і ми його закрили підсумковим записом.

Скільки ми його повинні зберігати? Строк зберігання його становить 3 роки. Тому будемо ми його зберігати протягом 2027, 2028 та 2029 років. І лише на початку 2030 року ми можемо включити його в акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.

От таким чином визначаються у нас строки зберігання.

Це дув останній урок нашого відеокурсу! Я надзвичайно вдячна всім, хто дивився цей відеокурс. Якщо у вас будуть виникати якісь питання, ви можете ставити їх у коментарях, а я обов'язково буду надавати вам відповіді на них. І заздалегідь дякую вам за гарні оцінки до моїх уроків. До зустрічі на наступних курсах.