Глобальні кадрові документи як точки контролю керівника
(модуль 2 із 10)

Додаткові матеріали

Презентація

Довідник «Штатний розпис»

Зразок наказу про внесення змін до кадрових документів працівника в зв’язку в приведенням штатного розпису у відповідність до КП

Зразок наказу про внесення змін до штатного розпису

Зразок наказу про затвердження штатного розпису на 2026 рік

Зразок штатного розпису на 2026 рік

Лист Мінсоцполітики щодо штатного розпису від 25.04.2013 № 336/13/155-13

---

Текстове розшифрування відео

Шановні колеги, мої вітання! Мене звати Галина Казначей, і я рада вас вітати на другому модулі курсу "Керівник кадрової служби: кадровий та військовий облік". Сьогодні ми з вами поговоримо про штатний розпис. Як довести директору його необхідність? Яка форма гарантує захист від штрафів та судових розглядів?

Питання штатного розпису набуло особливої актуальності у 2025 році після скасування Господарського кодексу України. Частина фахівців почала стверджувати, що штатний розпис можна не вести, адже це питання було згадано тільки в Господарському кодексі. Проте багато спеціалістів, включаючи мене, вважають, що штатний розпис має бути/

Як керівники кадрових служб, ви повинні розуміти важливість цього документа. Давайте почнемо з основ, а потім перейдемо до нормативних аспектів. Штатний розпис — це унікальний документ. Коли я проводжу кадровий аудит, перше, що я запитую, — це штатний розпис. І коли я його отримую в руки, я завжди звертаю увагу на його коректність.

Якщо в штатному розписі є якісь помилки чи недосконалості, наприклад, невідповідність назв посад, помилки в кодах класифікаторів, неправильна кількість штатних одиниць або інші неузгодженості, я можу бути майже впевнена, що такі самі помилки є й у інших кадрових документах. Це говорить про те, що штатний розпис — це не просто формальність, а важливий інструмент для контролю та коректності всього кадрового обліку на підприємстві.

Тому вкрай важливо дбати про його правильність і актуальність, щоб уникнути можливих штрафів та судових проблем.

От дивіться, на прикладі помилки в штатному розписі я одразу виявила проблему і потім попросила: "Дайте, будь ласка, мені особові справи працівників, особові картки працівників, тому що я запідозрила щось неладне". І дійсно, моя інтуїція не підвела мене — я побачила, що особові справи велися аби як. Особові картки велися на дві посади, а по одній картці був оформлений і основний працівник, і сумісник. А коли працівник звільнявся з основного місця роботи і приймався на сумісництво, то в особових картках щось закреслювалося, додавалося нове, але не заводилася нова картка або нова справа працівника.

Це все, звісно, пов’язано зі штатним розписом. Я побачила, що в ньому є помилки в кодах класифікатора, в назвах посад, є певні нестиковки з внутрішнім обліком, який був у програмі. І стало зрозуміло, що виникають певні проблеми.

Таким чином, штатний розпис — це унікальний документ, який визначає структуру підприємства, штатні одиниці, посадові оклади. Це документ, що показує, як організовано підприємство, хто за що відповідає. І коли потрібно розробити штатний розпис або здійснити реорганізацію підприємства, завжди починаємо з чого? З розробки схеми, структури підприємства. Візуально малюємо її, визначаємо, як виглядатиме наша організація.

Я впевнена, що в управлінському обліку у вас є схема структури підприємства. Але, чесно кажучи, не завжди вона співпадає зі штатним розписом, і таке буває. Це не обов’язково є незаконним, але якщо ми говоримо про конкретне підприємство, то спочатку потрібно створити правильну структуру, а вже після цього формувати штатний розпис.

Після того, як ми визначимо структуру, ми зможемо побудувати ієрархію, визначити, як буде дотримуватися субординація, спланувати зв’язки між підрозділами. Ми також зможемо визначити кількість працівників у кожному підрозділі. І вже тоді ми переформатуємо цю інформацію в таблицю і створимо штатний розпис. Якщо, скажімо, в нашій компанії 20 підрозділів, то ми можемо уявити, що має бути 20 керівників для кожного підрозділу.

Штатний розпис — це важливий документ, але перш за все потрібно визначити структуру підприємства, а вже потім формувати штатний розпис. Вони повинні бути взаємопов'язані. Штатний розпис розробляється на основі внутрішніх документів, таких як структура підприємства і положення про оплату праці, з урахуванням вимог чинного законодавства. Це означає, що ми враховуємо міжкваліфікаційне співвідношення, коли мова йде про оплату праці. Наприклад, заробітна плата рядового бухгалтера не може бути такою ж, як у директора, або в прибиральниці й директора. Це є важливим моментом, який ми відображаємо в штатному розписі.

Зазвичай штатний розпис оформлюється на загальному бланку юридичної особи або на стандартних аркушах формату А4. Дата цього документа — це дата затвердження. Текст штатного розпису оформлюється у вигляді таблиці. Підписує документ посадова особа, відповідальна за його підготовку. Візує штатний розпис, як правило, головний бухгалтер або керівник фінансової служби. Якщо ж штатний розпис потрібно погоджувати з юридичною особою вищого рівня, обов’язково оформлюється реквізит погодження.

Зміни до штатного розпису можна вносити стільки разів, скільки необхідно протягом року, обмежень на це немає. Але практично, якщо змін дуже багато, і це починає спричиняти плутанину, простіше затвердити новий штатний розпис. Це значно зручніше.

Що ще важливо — це дата набуття чинності. Часто дата затвердження штатного розпису не співпадає з датою його набуття чинності. Це особливо важливо, коли йдеться про скорочення працівників. Є судова практика, коли роботодавці програвали суди через неправильне оформлення штатного розпису та процедури скорочення. Наприклад, штатний розпис може бути затверджений сьогодні, але його зміни набирають чинності через кілька місяців. Це дає час підготувати необхідні документи для проведення процедури скорочення без проблем.

Якщо кількість штатних одиниць неправильно визначена або процедура скорочення проведена не вірно, може бути порушення строків попередження, і працівники, яких незаконно скоротили, можуть поновитися через суд.

Щодо створення штатного розпису, необхідно почати з визначення організаційної структури підприємства. Для підприємств недержавного сектора визначення чисельності персоналу здійснює керівник. Саме він або власники бізнесу можуть визначити, скільки потрібно штатних одиниць і які посади мають бути в структурі підприємства.

І, до речі, якщо у вас велика компанія, часто в її структурі є декілька великих підприємств. Це частина управлінського обліку, і таку структуру знають лише обмежене коло осіб, адже це конфіденційна інформація. Ви знаєте про це? Так. Але штатний розпис — це вже не конфіденційна інформація. Штатний розпис формується окремо для кожного підприємства.

У вас може бути загальна структура бізнесу в управлінському обліку, але при цьому кожне підприємство має свою власну структуру. І потім ви розробляєте штатний розпис, з яким працюватиме бухгалтерія.

Другим кроком є розробка системи оплати праці та схеми посадових окладів. Зарплата повинна залежати від складності та умов виконуваної роботи, професійно-ділових якостей працівника, результатів його праці та господарської діяльності. При цьому заробітна плата не повинна бути необмеженою, але повинна дотримуватися міжкваліфікаційних співвідношень. Це означає, що заробітна плата директора не може бути на рівні рядового працівника, наприклад.

І це все має бути чітко передбачено і зазначено в штатному розписі. Уявіть собі, якщо прийде перевірка, і хтось скаже: "Ой, нам не потрібен штатний розпис, ми обійдемося без нього". Добре, але як ви доведете, що дотримуєтеся міжкваліфікаційних співвідношень, що у вас немає порушень? Як ви це зафіксуєте? Може, у Excel? І навіщо винаходити велосипед, якщо можна просто створити і працювати з штатним розписом?

Роботодавці самостійно встановлюють форми системи оплати праці, норми праці, розцінки, тарифні сітки та ставки, схеми посадових окладів. Всі ці моменти повинні бути враховані і відображені в штатному розписі.

Отже, штатний розпис — необхідно враховувати гриф затвердження. Штатний розпис може бути затверджено безпосередньо (наприклад, директором ТОВ "Ліси Волині" Петренком Петром) або окремим наказом. Важливо зазначити, що дата затвердження не завжди збігається з датою введення в дію штатного розпису, тому варто передбачити окрему рядок із зазначенням дати набуття чинності. Якщо цього рядка немає, слід видати додатковий наказ.

Що стосується строків зберігання, для більшості роботодавців, зокрема для комерційних підприємств, цей термін становить три роки. Для державних і комунальних підприємств термін зберігання може бути значно більшим — до 75 років. В окремих випадках, наприклад для підприємств, де штатні розписи підлягають постійному зберіганню, це питання може варіюватися.

Штатний розпис включає не лише назви посад, але й відповідні коди професій згідно з Класифікатором. Однією з поширених помилок є невідповідність назв посад та кодів професій, що призводить до проблем у зарплатних звітах і формуванні трудових книжок. У разі виявлення таких помилок необхідно коригувати не тільки штатний розпис, але й документи бухгалтерії та кадрові записи.

Необхідно також звертати увагу на кількість штатних одиниць та посадові оклади, а також дотримуватись правил співвідношення між кваліфікаціями. Не можна встановлювати різні оклади для однакових посад. Якщо потрібно, щоб працівники з однаковими посадами отримували різні оклади, їх назви мають бути різними, наприклад, "бухгалтер з обліку ПДВ" або "бухгалтер з обліку заробітної плати".

Нарешті, без штатного розпису неможливо правильно провести скорочення, оскільки цей документ регулює всі кадрові питання.

От уявіть собі ситуацію: неправильна назва посади, неправильний код КП, некоректна кількість штатних одиниць у штатному розписі, а вам потрібно провести скорочення. І ось тут виникає помилка на помилці, одна за одною. Такий, здавалось би, дрібний документ, штатний розпис, може не виглядати обов'язковим, але він може нести величезні негативні наслідки для роботодавця в подальшому. Кожна помилка в цьому документі тягне за собою проблеми, які можуть призвести до серйозних наслідків у роботі з кадрами.

Тому завжди починайте з того, щоб штатний розпис був правильно оформлений. Це дуже важливо, щоб уникнути будь-яких труднощів у майбутньому. І ще одне: якщо у вас немає потреби у погодинній оплаті праці, то в штатному розписі не буде колонки з годинною ставкою. Але якщо така потреба є, то в колонці, що містить посадовий оклад, ви можете зазначити годинну тарифну ставку.

Часто виникають питання і щодо відрядників. Так ось, зарплата відрядників розраховується від годинної тарифної ставки. Якщо у вас є такі посади, де передбачена відрядна форма оплати праці, то у штатному розписі вам потрібно зазначити годинну тарифну ставку для цих працівників.

Отже, в результаті, штатний розпис є важливим документом, і я сподіваюся, що я змогла донести до вас всю важливість його правильної розробки та наявності на підприємстві. Щиро дякую за вашу увагу!