Письмові та електронні трудові договори: перехід на них з усіма працівниками, види та ідеальні шаблони

Додаткові матеріали

Презентація

Перехід на письмові трудові договори: покроково і без штрафів

Електронний трудовий договір: порядок оформлення та типові помилки

Текстове розшифрування відео

Урок другий – це письмовий чи електронний трудовий договір? Чому експерти радять переходити на них вже зараз?

З попереднього уроку ми зрозуміли, що сам Кодекс законів про працю, який залишається чинним, дозволяє укладати трудові договори в усній або письмовій формі. Але чому ж всі експерти радять переходити на письмові трудові договори?

По суті, ми заглядаємо в майбутнє і там ми бачимо трудовий кодекс. На момент, коли ми зустрілися, сам трудовий кодекс знаходиться в певному хаотичному положенні, тому що то його приймають, то його не приймають, то його розглядають, то ні. Але, тим не менш, будь-який проєкт трудового кодексу, який би ми не відкривали, він завжди передбачає письмову форму трудового договору. Останній проєкт, який ми бачили трудового кодексу, передбачає укладання трудового договору в письмовій або електронній формі. Ні про яку усну форму у проєкті трудового кодексу вже не йдеться.

Більш того, цей останній проєкт трудового кодексу, який висуває вимогу, що трудовий договір укладається в письмовій формі або в електронній формі, він ще й передбачає перехідний період. Це означає, що якщо на момент прийняття трудового кодексу у мене будуть працювати працівники за усним трудовим договором, незалежно від їх категорії, віку, посади чи професії, чи строковий, безстроковий трудовий договір, абсолютно з усіма працівниками я маю укласти письмовий або електронний трудовий договір.

По суті електронний трудовий договір – це той самий письмовий трудовий договір. Просто він укладений, підписаний через електронні мережі чи додатки чи застосунки. Тому ми розуміємо, що трудовий кодекс налаштовує нас на укладання письмового або електронного трудового договору, причому абсолютно з усіма працівниками, навіть із тими, з ким трудові відносини настануть до прийняття трудового кодексу.

Перехідний період прописаний там. У загальному випадку маємо один рік для того, щоб перейти на письмові або електронні трудові договори. Тільки є одне виключення. Якщо кількість працівників більше тисячі осіб, то у такому випадку буде надаватися два роки для того, щоб з усіма підписати письмовий або електронний трудовий договір.

Ось це ключове, ось це наше майбутнє, воно по суті вже накладає свій відбиток. І вже багато підприємств, багато роботодавців приймають рішення, що поступово будуть переходити на письмові трудові договори, щоб коли прийняли трудовий кодекс, не знаходитися в ситуації, коли потрібно наймати нових кадровиків для того, щоб всіма підписувати ці письмові трудові договори.

Другий момент, чому ми поступово йдемо до електронних трудових договорів? Тому що по суті нас до цього підштовхує держава. Зараз запущений експериментальний проєкт про укладання трудового договору на порталі Дії. Поки що він ще не розроблений як система, але передбачається, що на порталі Дія буде замкнена система. Вона має назву Обрій, і ми зможемо повністю укладати трудовий договір. Передбачається, що там буде і заява, і наказ одразу підписуватися, і крім того трудовий договір в електронній формі.

Ось ще один поштовх на те, щоб перейти на електронний трудовий договір. Інший поштовх – це прийняття наказу Мінекономіки 4408, який передбачає запровадження електронного документообігу в кадровій роботі, в тому числі і електронного трудового договору. Коли, наприклад, укладається трудовий договір, він викладається в електронній формі і, наприклад, через КЕП, підписується з боку роботодавця і з боку працівника. Це найпростіший спосіб, проте він можливий. І ми бачимо, що вже маємо нормативне підґрунтя для застосування саме таких форм.

Все це поступово підштовхує нас до укладання трудових договорів саме в письмовій або електронній формі.

Коли ви зважуєте, переходити чи не переходити на письмові чи можливо електронні трудові договори, то тут є, звісно, і плюси, і мінуси в порівнянні з усним трудовим договором.

Якщо говорити про письмовий трудовий договір, то тут буде фіксація абсолютно всіх умов. І все, що написано, то має виконуватися. Це вже не усні домовленості, це вже не те, що щось забула в наказі про прийняття на роботу. Це може бути, коли такі розгалужені трудові відносини. В усному трудовому договорі я не зможу передбачити абсолютно всі подробиці на відміну від письмово-трудового договору.

Сильна доказова база у спорах для письмово-трудового договору. Дійсно, коли ми приймаємо працівника, ми налаштовуємося на плідну співпрацю з ним. Але звісно, що може все піти не так. Може бути якесь незаконне звільнення, можуть бути претензії з боку працівника, що він виконував те, що не передбачено трудовим договором. А якщо це усний трудовий договір, оформлений тільки через наказ про прийняття, то доказова база в суді буде досить обмеженою. Якщо ж ми приходимо з письмовим трудовим договором, якщо він, звісно, правильно складений, то тут більше шансів саме у роботодавця виграти цю судову справу.

Щодо гнучкості, усний трудовий договір з силу того, що він не повністю прописаний, щось там можливо не вписали, він більш гнучкий, його легше змінити через видання інших наказів, там про переведення, про підвищення окладів і так далі. Письмовий трудовий договір в цьому менш гнучкий, тому що для того, щоб ввести які-то додаткові умови до письмового трудового договору, кожного разу ми маємо укладати додаткову угоду до нашого основного тіла письмового трудового договору. При усному трудовому договорі все регулюється через накази і дуже швидко.

Якщо говорити про письмовий трудовий договір, то він потребує часу на підготовку. Це дійсно так. Але хочу тут зауважити такий нюанс. Якщо у вас є шаблон трудового договору, який зручний у вашому використанні, то ви вже теж економите час, бо тоді ви заповнюєте тільки ті моменти, які стосуються саме цього працівника, застосовуючи, в принципі, єдиний розроблений шаблон.

Щодо усного трудового договору, то так, цей етап ви пропускаєте оформлення письмового трудового договору і сама процедура працевлаштування виглядає трошки швидше.

Ризики для роботодавців – те, що ми проговорили, є письмовий трудовий договір, менше ризиків, тому що всі умови зафіксовані. Але якщо є усний трудовий договір, ризики зростають, тому що певні моменти можемо опустити, щось незрозуміло з працівником проговорити. І, звісно, що це може мати наслідки не тільки штрафів від Держпраці. Це також можливо навіть під час дії воєнного стану менше, але можливо. Основний ризик – це зустрітися зі своїм працівником у суді. Тому усний трудовий договір тут програє письмовому трудовому договорі.

Отже, ми проговорили про плюси та мінуси письмових та усних трудових договорів і також поговорили, чому ми йдемо до письмових чи електронних трудових договорів. В основу тут покладено проєкт трудового кодексу. По-друге – це практичність застосування письмового трудового договору. Ми розглянули ці випадки. Ну і крім того певна скерованість посадовців, які говорять про те, що є експериментальний проєкт укладення електронного трудового договору. І вже є наказ, де ви дійсно можете здійснювати електронний документообіг в кадрах. Тому все це підштовхує до укладання письмових або електронних трудових договорів.

Ну, а на наступному уроці зустрінемося і поговоримо вже далі про письмові трудові договори.