Письмові та електронні трудові договори: перехід на них з усіма працівниками, види та ідеальні шаблони

Додаткові матеріали

Презентація

Письмові трудові договори: правила оформлення

---

Текстове розшифрування відео

Розглянемо, як укладається письмовий трудовий договір, його основні етапи з новим працівником. Коли працевлаштовуємо нового працівника, повністю оформлюємо з ним трудові відносини. На якому етапі буде письмовий трудовий договір? В принципі, на другому.

Заяву про працевлаштування при письмово-трудовому договорі деякі експерти радять не укладати. Проте краще, щоб вона була, тому що це передбачено в тому числі Законом про ЄСВ, де визначено, що працівник сам зазначає основне місце роботи у заяві. На думку краще від традиційно не відходити. Має бути заява працевлаштування. В заяві працівник може заявити про себе, де прописує адресу, свій контактний номер телефону. Адресу може зазначати, може не зазначати на виконання статті 25 Кодексу законів про працю, але, як правило, вони їх вписують і можна її взяти. Тому краще всі ці нюанси передбачити у заяві.

Якщо вважаєте або юристи підприємства вважають, що заява не потрібна, це буде Ок. Головне тоді дуже докладно поставитися до письмового трудового договору. Тоді перший етап буде письмовий трудовий договір.

Наказ про прийняття на роботу є обов'язковим у будь-якому випадку, навіть якщо укладаємо письмовий трудовий договір. Далі кадрова частина – це повідомлення про прийняття до ДПС. Навіть за умови письмового трудового договору повідомлення все одно направляємо.

Якщо заяви від працівника отримаєте, навіть якщо заяви не отримаєте, пакет документів від працівника є обов'язковим, тому що не зможемо укласти з ним повноцінний письмовий трудовий договір. Що це за документи? Паспорт, податковий номер, трудова книжка або витяг з електронної трудової книжки. Вони втрачають свою актуальність. Тим не менш, витяг краще отримати, навіть якщо паперову трудову книжку працівник надає. Далі, якщо працевлаштовуємо військовозобов'язаного, призовника, резервіста, військово-обліковий документ обов'язково отримати.

Щодо інших документів, вони більше залежать від галузі. Наприклад, про освіту, якщо приймаємо робітника на особливі роботи, має бути. Якщо приймаємо медика, то звісно, що має бути медична освіта та так далі.

Наступний етап – укладання письмово-трудового договору. Все, що взяли з заяви, все, що взяли з документів, якщо заяви не було, то тільки з документів, вже можемо оформлювати письмовий трудовий договір і заповнювати основні реквізити, моменти, які пов'язані з цим працівником. Прописуємо те, що притаманне трудовим відносинам саме вашим.

Хочу зауважити, що офер, який можливо вже уклав рекрутер, не є трудовим договором. Офер – це така преамбула, про що домовилися при співбесіді, як будемо працювати з цим працівником. Це треба фіксувати, безумовно, але він не є трудовим договором. Після цього оферу беремо його в роботу і прописуємо ці домовленості, якщо вони відповідають трудовому законодавству у Кодексі законів про працю.

Наказ про працевлаштування знову підкреслюю обов'язковий. Навіть якщо є письмовий трудовий договір, все одно видаємо наказ про прийняття на роботу. Це обов'язково. Як і обов'язково повідомлення про прийняття на роботу до податкової. Якщо приймаємо директора, то повідомлення до ДПС не подаємо. Це єдине виключення.

Лист інформування працівнику на виконання статті 29 Кодексу законів про працю. Прописуємо в самому письмовому трудовому договорі. Радше це оформлюється як додаток до письмово-трудового договору. Проте, якщо цього додатку немає, тоді перед початком роботи маю ще надати працівнику лист інформування на виконання статті 29 Кодексу законів про працю. Надати йому документи, щоб він дійсно з ними ознайомився.

Заповнення особової картки П-2, якщо продовжуємо її вести, це наступний етап. Формування особової справи – це етапи, які розпочинаються після процедури працевлаштування, але вони обов'язкові.

Якщо паперова трудова книжка, якщо працівник зараз надає вимогу внести запис про прийняття на роботу, то вношу. Нема такої вимоги, то й не вношу. Трудову книжку на підприємства на зберігання вже не приймає. ФОПи роботодавці так і ніколи не приймали і зараз не повинні цього робити.

Щодо електронної трудової, то у загальному випадку інформація про прийняття підтягується з того повідомлення, які подаємо до ДПС. Рідше ситуації стали, коли з повідомлення не підтягнулась інформація про прийняття. Але у більшості випадків все ж таки з повідомлення, які надсилаємо до ДПС.

Якщо є критично важливим підприємством, то не забудьте подавати оперативні відомості до Пенсійного фонду про прийняття будь-якого працівника.

Далі підтягується військовий облік. Якщо приймаємо директора або відповідального за ВО, то надсилаємо тільки додаток один. Якщо приймаємо призовника, військовозобов'язаного або резервіста, отримуємо військово-обліковий документ. При прийнятті, при оформленні працівника, можу у нього вимагати паперовий або електронний ВОД. А ось до прийняття на роботу все одно він має подати електронний ВОД, сформований не пізніше, ніж за 72 години до дати прийняття. Від дати формування до дати прийняття, яке вказане в тілі наказу, має пройти максимум 72 години. Якщо 73, то цей електронний ВОД не може братися в роботу.

Далі ознайомлюємо з правилами військового обліку під підпис. Для цього має бути аркуш або журнал ознайомлення з правилами військового обліку. До ТЦК надсилаємо повідомлення за додатком чотири про прийняття. Крім того вносимо зміни до списків за додатком 5 та відомості за додатком 12-м. Це обов'язкова процедура щодо прийняття на роботу.

Якщо укладаю письмовий трудовий договір з працівником, який вже працевлаштований, це нормально, це нормальна ситуація з точки зору Кодексу законів про працю. Працює працівник, наприклад, з 2015 року. Зараз переходимо на письмові трудові договори. Мета – з усіма зафіксувати трудові умови трудових відносин. Це є ОК з точки зору Кодексу законів про працю України.

Як оформлювати? Це мій працівник, то які дати прописати? Письмовий трудовий договір буде оформлюватися поточною датою, наприклад, 10 серпня чи 12 серпня. Всі дати будуть стосовно того, коли реєструється, коли підписується. Все одно буде 10 серпня 26го року. Тобто поточна дата.

Щодо виникнення трудових відносин, то тут маю написати ту стару дату, коли фактично виникли трудові відносини. Можна прямо вписати: цей трудовий договір не встановлює нових трудових відносин, а визначає умови вже існуючих трудових відносин, що виникли з 17 грудня 2015 року відповідно до наказу про прийняття на роботу, номер такий-то і від такої-то дати. Вписую, що це не нові трудові відносини, що це існуючі трудові відносини. Наказ про прийняття не буду видавати і не буду подавати повідомлення до ДПС. Ця фраза говорить про те, що укладаю трудовий договір в письмовій формі, але з працівником, який вже є моїм. Дата укладання трудового договору підписує 10 серпня 26го року. Ніяких 15-х тут не буде.

У типовій формі трудового договору про дистанційну роботу є спеціальний пункт 39 з індексом один. У типовому трудовому договорі про надомну роботу також це є. Все передбачено, що маю тут вписати, якщо для мене це актуально, якщо укладаю трудовий договір про дистанційну роботу зі своїм вже працівником. Цей договір набирає чинності після його підписання з 10 серпня 26го року та укладається на заміну інших трудових договорів, що були раніше укладені між сторонами, незалежно від того, чи вони письмові, чи усні.

Таким чином фіксую, що продовжуються трудові відносини, просто змінюються умови, за якими буде працювати мій працівник через підписання цього поточного письмово-трудового договору.

Дуже докладно пройшлися по процедурі прийняття на роботу і зокрема, коли укладається саме письмовий трудовий договір, в якому етапі він укладається з новим працівником. Крім того, розглянули випадок, що обов'язково потрібно прописати в письмовому трудовому договорі, якщо говоримо про його укладання з чинним працівником.

Є питання, задавайте. Хочете оцінити відео, не забувайте про це. А я вас чекаю на наступному уроці.